چگونه از Microsoft Copilot برای ترجمه استفاده کنیم: فایل‌ها، محدودیت‌ها و شکاف‌ها
کدام ابزار مایکروسافت یک فایل کامل Word را ترجمه می‌کند، Copilot Chat چه چیزی برمی‌گرداند، محدودیت‌های ۵۰ مگابایتی و طول سند آن چیست، و چگونه از Copilot برای بازبینی ترجمه استفاده کنیم.
اگر Microsoft 365 دارید و سندی به زبان اشتباه دارید، کار واضح این است که از Copilot بخواهید آن را ترجمه کند. این برای یک پاراگراف، یک ایمیل، یا صفحه‌ای که باید بفهمید کار می‌کند. اما برای یک فایل کامل Word نقطه شروع اشتباهی است. روش مستند مایکروسافت برای ترجمه یک سند کامل به فایل جدید، Translator داخلی Word است، زیر Review > Translate > Translate Document. این فرمان یک ویژگی جداگانه است، نه Copilot.
پس کار را به دو بخش تقسیم کنید. از Translator ورد، یا یک مترجم فایل اختصاصی، برای تولید سند ترجمه‌شده استفاده کنید. از Copilot برای کاری که مستند است به‌خوبی انجام می‌دهد استفاده کنید: خواندن، توضیح دادن، بازنویسی یک انتخاب، و بررسی ترجمه در برابر اصطلاحات شما.
«Copilot» نیز یک محصول واحد نیست. آنچه می‌توانید انجام دهید بستگی دارد به اینکه در Copilot Chat، Copilot در Word، یا Copilot در PowerPoint هستید، و به اینکه با حساب کاری یا شخصی وارد می‌شوید. همه موارد زیر از صفحات پشتیبانی خود مایکروسافت گرفته شده‌اند، بررسی‌شده در ۲۰۲۶-۱۰-۱۵. مایکروسافت این صفحات را اغلب تغییر می‌دهد، پس قبل از اتکا به نام یک منو، صفحه پیوندشده را باز کنید.
کدام نقطه ورود مایکروسافت چه چیزی را ترجمه می‌کند
| نقطه ورود | چه کسی آن را دارد | چه چیزی به آن می‌دهید | چه چیزی برمی‌گردد |
|---|---|---|---|
| Word: Review > Translate > Translate Document (Translator، نه Copilot) | اشتراک Microsoft 365 یا Office 2021، با فعال بودن تجربه‌های متصل | سند Word باز | یک کپی ترجمه‌شده از سند در پنجره‌ای جدید |
| Word: Review > Translate روی یک انتخاب | همان | متن برجسته‌شده | متن ترجمه‌شده‌ای که به‌جای انتخاب درج می‌کنید |
| Copilot در Word | بستگی به اشتراک و تنظیمات سازمان شما دارد | متن انتخاب‌شده به‌همراه دستور شما | پیشنهادی که می‌توانید Replace، Insert below، یا Regenerate کنید |
| Copilot Chat با یک فایل بارگذاری‌شده | برای سازمان‌هایی با اشتراک Microsoft 365 (کاری یا تحصیلی) گنجانده شده است | یک فایل ورد، PDF یا ارائه آپلودشده | پاسخ چت: متن، نه فایل اصلی شما به زبان جدید |
| پاورپوینت: Review > Translate | Microsoft 365 | متن برجسته‌شده روی اسلاید | متن ترجمه‌شده برای همان انتخاب |
| Copilot در پاورپوینت | پاورپوینت برای Microsoft 365 در ویندوز، مک و وب | ارائه شما به‌همراه یک دستور چت | ویرایش‌های اعمال‌شده روی ارائه؛ مایکروسافت هشدار می‌دهد که ارائه‌های بزرگ ممکن است به محدودیت‌ها برخورد کنند |
منابع: ترجمه متن به زبان دیگر، ویرایش محتوا با Copilot در ورد، پرسش‌های متداول Microsoft Copilot Chat، قالب‌های فایلی که Microsoft Copilot پشتیبانی می‌کند، و ویرایش با Copilot در پاورپوینت.
سه جزئیات در آن صفحات تصمیم‌گیری را تغییر می‌دهد:
- دستور ترجمه کل سند یک نسخه می‌سازد. مایکروسافت می‌گوید با Translate Document، «یک نسخه از سند ترجمه‌شده در پنجره‌ای جداگانه باز می‌شود.» سند اصلی شما همان‌طور که بود باقی می‌ماند، و این همان چیزی است که برای بازبینی می‌خواهید. همان صفحه فقط ترجمه واژه، عبارت یا انتخاب را برای اکسل و پاورپوینت فهرست می‌کند. همچنین اشاره می‌کند که ترجمه سند در Microsoft 365 که توسط 21Vianet اداره می‌شود در دسترس نیست.
- صفحات Copilot درباره ویرایش توضیح می‌دهند، نه ترجمه سند. صفحه Copilot در ورد به انتخاب متن، توصیف یک تغییر و انتخاب Replace، Insert below یا Regenerate می‌پردازد. پرسش‌های متداول Copilot Chat آپلود فایل را توصیف می‌کند تا Copilot بتواند در پاسخ خود «درباره آن استدلال کند». هیچ‌کدام از این صفحات بازگرداندن نسخه ترجمه‌شده فایل شما را توصیف نمی‌کنند. درخواست ترجمه یک انتخاب از Copilot منطقی است. اما انتظار بازسازی یک گزارش ۴۰ صفحه‌ای به زبان دیگر چیزی نیست که مایکروسافت مستند کرده باشد.
- صفحه ترجمه پاورپوینت جابه‌جا شده است. مایکروسافت زمانی صفحه پشتیبانی‌ای با عنوان «ارائه خود را با Copilot ترجمه کنید» داشت. در ۲۰۲۶-۱۰-۱۵، نشانی آن به صفحه عمومی «ویرایش با Copilot در پاورپوینت» هدایت شد. آن صفحه ویرایش اسلاید، خلاصه‌ها، تولید تصویر و کیت‌های برند را فهرست می‌کند، اما هیچ دستور ترجمه‌ای ندارد. هشدار می‌دهد که «ارائه‌های بزرگ یا پیچیده ممکن است از محدودیت‌های سیستم فراتر روند.» اگر آموزشی به شما می‌گوید روی دکمه ترجمه Copilot در یک اسلاید کلیک کنید، پیش از برنامه‌ریزی بر اساس آن بررسی کنید که نسخه شما هنوز آن را دارد.
آنچه بیشتر راهنماهای ترجمه با Copilot اشتباه می‌گیرند
بیشتر راهنماها «Copilot می‌تواند ترجمه کند» و «Copilot می‌تواند سند من را ترجمه کند» را یک ادعا در نظر می‌گیرند. این‌ها دو کار متفاوت‌اند و تفاوت در خروجی نهایی است.
وقتی یک انتخاب را ترجمه می‌کنید، خروجی چند جمله است. پاسخ Copilot همان نتیجه است و می‌توانید همان‌جا درباره‌اش قضاوت کنید.
وقتی یک سند را ترجمه می‌کنید، خروجی یک فایل است. سرتیترها باید سرتیتر بمانند، جدول‌ها باید خانه‌هایشان را حفظ کنند، پانویس‌ها باید پیوست بمانند و هیچ چیز نباید در میانه گم شود. یک پاسخ چت می‌تواند متن ترجمه‌شده خوبی داشته باشد و باز هم در این کار شکست بخورد: به‌صورت متن در یک گفتگو می‌آید و شما باید سند را دستی حول آن بازسازی کنید.
به همین دلیل مفیدترین ابزار مایکروسافت برای یک فایل ورد کامل، همان ابزاری است که آیکون Copilot ندارد. Translate Document برای بازگرداندن یک سند طراحی شده است. Copilot برای بازگرداندن یک پاسخ طراحی شده است.
محدودیتی که اهمیت دارد طول است، نه حجم فایل
صفحه آپلود فایل مایکروسافت، که برای حساب‌های شخصی، حساب‌های کاری یا تحصیلی و Copilot Chat رایگان اعمال می‌شود، حداکثر ۲۰ فایل در یک گفتگو و حداکثر ۵۰ مگابایت برای هر فایل را فهرست می‌کند. برای یک فایل ورد یا PDF پر از متن، حجم به‌ندرت مشکل است. دردسر پس از آپلود شروع می‌شود.
صفحه مایکروسافت درباره اینکه طول سند چگونه بر پاسخ‌های Copilot اثر می‌گذارد به‌طور غیرمعمولی صریح است. بسته به کار، Copilot ممکن است «فقط بر ابتدای سند تمرکز کند و سپس هر چیزی پس از آن را نادیده بگیرد.» تمایل دارد ابتدا و انتهای فایل را در اولویت قرار دهد، بنابراین نتایج «ممکن است به محتوایی که در میانه یک فایل طولانی بوده توجه کمتری نشان دهند.» توصیه خود مایکروسافت این است که یک سند طولانی را به اسناد کوچک‌تر تقسیم کنید و جداگانه به Copilot بدهید.
برای ترجمه، میانه فایل دقیقاً همان جایی است که پاراگراف‌های جاافتاده پنهان می‌شوند. فایلی که با موفقیت آپلود می‌شود، فایلی نیست که Copilot آن را کامل ترجمه کند. اگر با Copilot ترجمه می‌کنید، هر بار یک بخش به آن بدهید و بررسی کنید که آخرین جمله هر بخش بازگشته است.
مسیر را بر اساس آنچه در پایان نیاز دارید انتخاب کنید
| آنچه در پایان نیاز دارید | بهترین مسیر مایکروسافت | چه زمانی از چیز دیگری استفاده کنید |
|---|---|---|
| درک یک ایمیل، صفحه یا بخش به زبان خارجی | Copilot Chat یا Copilot در Word روی بخش انتخاب‌شده | به‌ندرت لازم می‌شود |
| یک سند Word ترجمه‌شده که بتوانید ویرایش کنید | Word: Review > Translate > Translate Document | وقتی فایل یک کتاب یا دست‌نوشته بلند است و به نام‌های یکدست در سراسر فصل‌ها نیاز دارید؛ به پایین مراجعه کنید |
| همان PDF به زبان دیگر | مسیر مستقیمی وجود ندارد: ابتدا PDF را در Word باز کنید، که چیدمان آن را تبدیل می‌کند | یک مترجم PDF که روی خود PDF کار می‌کند، از جمله OCR برای صفحات اسکن‌شده |
| یک اسلایدشو ترجمه‌شده | Review > Translate برای هر کادر متن، یا Copilot در PowerPoint اگر نسخه شما پشتیبانی می‌کند | یک مترجم سند در سطح فایل که PPTX را می‌پذیرد؛ پس از هر ترجمه ماشینی هر اسلاید را بررسی کنید |
| یک کتاب کامل: DOCX، PDF یا EPUB | این ابزارها برای این کار طراحی نشده‌اند | یک گردش کار کل‌فایل مانند مترجم DOCX یا مترجم EPUB |
| بررسی یک ترجمه موجود در برابر واژه‌نامه شما | Copilot Chat با هر دو فایل پیوست‌شده | Copilot اینجا مناسب است؛ گردش کار بررسی را در پایین ببینید |
باز کردن یک PDF در Word چیدمان آن را به یک سند قابل ویرایش تبدیل می‌کند و صفحات پیچیده ممکن است در این تبدیل جابه‌جا شوند. اگر چیدمان مهم است، پیش از شروع راهنمای ما درباره ترجمه PDF بدون از دست دادن قالب‌بندی را بخوانید. برای یک فایل Word با جدول‌ها، سبک‌ها، تغییرات ردیابی‌شده یا ارجاعات متقابل، راهنمای قالب‌بندی Word آنچه را باید پس از هر ترجمه ماشینی بررسی کنید پوشش می‌دهد.
استفاده بهتر از Copilot: بررسی ترجمه
قوی‌ترین کاربرد Copilot در یک پروژه ترجمه، تولید پیش‌نویس اولیه نیست؛ بررسی آن است. Copilot می‌تواند متن مبدأ و ترجمه را کنار هم بخواند، کاری که برای انسان خسته‌کننده و برای یک دستیار چت طبیعی است. این گردش کار از قابلیت‌های مستندشده پیروی می‌کند: Translate Document برای پیش‌نویس، و بارگذاری فایل در Copilot Chat برای بازبینی. این یک روش است، نه نتیجه یک بنچمارک.
گام ۱: پیش‌نویس را با Translate Document بسازید
فایل Word اصلی را با Review > Translate > Translate Document ترجمه کنید و نسخه‌ای را که باز می‌شود با نامی جدید، مانند report-de-DRAFT.docx، ذخیره کنید. اصل فایل را دست‌نخورده نگه دارید.
گام ۲: پیش از بازبینی، اصطلاحات خود را بنویسید
واژه‌هایی را فهرست کنید که نباید تغییر کنند: نام محصولات، افراد، مکان‌ها، عناوین شغلی، اصطلاحات حقوقی یا فنی تعریف‌شده، و formas of address. برای هر یک ترجمه تأییدشده‌اش را بنویسید. راهنمای یکدستی اصطلاحات ما توضیح می‌دهد چه چیزهایی باید در این فهرست باشند و چرا هرچه سند طولانی‌تر می‌شود اهمیت آن بیشتر می‌شود.
گام ۳: از Copilot بخواهید بازبینی کند، نه ترجمه مجدد
متن مبدأ و پیش‌نویس را به Copilot Chat پیوست کنید و هر بار فقط یک کار باریک به آن بدهید. درخواست‌های باریک پاسخ‌هایی می‌دهند که می‌توانید بررسی کنید:
You are reviewing a machine translation. Do not rewrite it.
FILES
Source: report-en.docx
Translation: report-de-DRAFT.docx
GLOSSARY
[source term] = [approved translation]
[source term] = [approved translation]
TASK
1. List every place where a glossary term is translated differently
from the approved form. Quote the sentence and give its heading.
2. List any source paragraph that has no matching paragraph in the
translation.
3. List numbers, dates, and names that differ between the two files.
Answer as a table: location | issue | source text | translated text.
سپس خودتان پیش‌نویس را در Word اصلاح کنید. کار Copilot اشاره به مشکلات است؛ تصمیم تغییر با شماست.
گام ۴: یافته‌های Copilot را نمونه‌برداری کنید
یک بازبین هوش مصنوعی ممکن است مشکلی را از قلم بیندازد یا مشکلی را گزارش کند که وجود ندارد. پیش از اعتماد به جدول، چند بخش «بدون مشکل» آن را خودتان بررسی کنید. سپس هر اصطلاح واژه‌نامه را با Find در Word در پیش‌نویس جستجو کنید، که برای تطابق‌های دقیق قابل اعتماد است. هر چیز حقوقی، پزشکی یا برای انتشار را به یک خواننده واجد شرایط بسپارید.
حریم خصوصی: حساب‌های کاری و شخصی متفاوت‌اند
صفحه بارگذاری فایل مایکروسافت می‌گوید فایل‌هایی که با Copilot به اشتراک می‌گذارید حداکثر ۱۸ ماه ذخیره می‌شوند و برای آموزش مدل استفاده نمی‌شوند. پرسش‌های متداول Copilot Chat می‌افزاید که برای کاربرانی که با حساب کاری یا مدرسه‌ای (Entra) وارد می‌شوند، فایل‌های بارگذاری‌شده در OneDrive for Business کاربر ذخیره می‌شوند، کاربر می‌تواند آن‌ها را حذف کند، و تحت حفاظت داده‌های سازمانی برای آموزش مدل استفاده نمی‌شوند. همچنین می‌گوید که درخواست‌ها و پاسخ‌ها ثبت می‌شوند و برای حسابرسی و eDiscovery در دسترس‌اند، با کنترل‌هایی که به طرح بستگی دارد.
حساب‌های شخصی مایکروسافت از Copilot متفاوتی با شرایط متفاوت استفاده می‌کنند، پس فرض نکنید که تعهدات حساب کاری برای طرح خانوادگی یا شخصی هم اعمال می‌شود. سیاست‌های خود سازمان شما نیز ممکن است محدود کند که چه فایل‌هایی می‌توانید بارگذاری کنید. پیش از بارگذاری قرارداد، دست‌نوشته یا هر چیز محرمانه، سیاست سازمان خود را بررسی کنید و از چک‌لیست حریم خصوصی ترجمه اسناد ما استفاده کنید.
چه زمانی Copilot ابزار اشتباهی است
Copilot و Translator در Word بخش زیادی از کارهای روزمره را پوشش می‌دهند. آن‌ها در سه موقعیت رایج کم می‌آورند:
- کتاب‌ها و دست‌نوشته‌های بلند. یک رمان یا کتاب غیرداستانی به همان نام‌ها و اصطلاحات از فصل اول تا آخر نیاز دارد. ترجمه گزینش‌به‌گزینش در چت این یکدستی را به وظیفه شما تبدیل می‌کند. Translate Document یک فایل به شما می‌دهد، اما صفحه مایکروسافت هیچ مرحله واژه‌نامه یا اصطلاحات را توصیف نمی‌کند.
- PDFها، به‌ویژه اسکن‌ها. هیچ‌کدام از این دو مسیر PDF را در جای خود ترجمه نمی‌کنند. تبدیل از طریق Word چیدمان را تغییر می‌دهد، و یک اسکن فقط تصویری تا زمانی که از OCR عبور نکند متنی برای تبدیل ندارد.
- فایل‌های EPUB. صفحه قالب‌های فایل Copilot مایکروسافت EPUB را در میان انواع اسناد برای حساب‌های کاری فهرست نمی‌کند.
برای آن کارها، BookTranslator کل فایل را ترجمه می‌کند نه متن چت را. با DOCX، PDF و EPUB کار می‌کند، برای PDFهای اسکن‌شده یا پرتصویر از حالت OCR استفاده می‌کند، نام‌ها و اصطلاحات را در فصل‌ها با یک واژه‌نامه خودکار یکدست نگه می‌دارد، و قیمت را پیش از پرداخت نشان می‌دهد. اگر دست‌نوشته بلند Word یا PDF دارید، آن را در مترجم DOCX بارگذاری کنید یا مترجم PDF و پیش از تصمیم‌گیری قیمت اعلام‌شده را بررسی کنید.
اگر به‌جای کار در Microsoft 365 بین دستیارهای هوش مصنوعی عمومی برای ترجمه انتخاب می‌کنید، مقایسه LLMها برای ترجمه و راهنمای ترجمه با ChatGPT ما همان پرسش‌های تکه‌تکه‌سازی و بازبینی را برای ابزارهای دیگر پوشش می‌دهند. برای محدودیت‌های اسناد DeepL، راهنمای ترجمه اسناد DeepL را ببینید.
مطالب مرتبط
