قائمة التحقق من خصوصية ترجمة المستندات: ما الذي يجب التحقق منه قبل رفع أي ملف

قبل رفع أي مستند للترجمة، أجب عن أربعة أسئلة: هل مسموح لك بمعالجته؟ وهل يمكنك إزالة المعلومات التي لا يحتاج إليها المترجم؟ وما الذي تفعله الخدمة فعلياً بالملف؟ وكيف ستتحكم في المخرجات المترجمة؟ إذا كان أي من هذه الإجابات غير معروف، فتوقف قبل الرفع.

قم بتنزيل قائمة التحقق من خصوصية ترجمة المستندات. أكملها لنسخة العمل الفعلية وسياسة الخدمة الحالية. لا تعتزم إعادة استخدام موافقة قديمة بعد تغيير الملف، أو الوجهة، أو الحساب، أو السياسة.

1. تأكد من الصلاحية للرفع والترجمة

إن امتلاك نسخة لا يعني دائماً وجود إذن برفعها، أو ترجمتها، أو توزيعها. حدد المصدر والصلاحية السارية:

• مخطوطتك الخاصة غير المنشورة؛
• عمل مرخص للترجمة؛
• مستند صادر عن جهة العمل أو العميل؛
• أبحاث خاضعة لاتفاقية استخدام بيانات أو اتفاقية سرية؛
• عقد، أو سجل قانوني، أو ملف مالي، أو مستند طبي؛
• عمل في النطاق العام؛ أو
• مستند تم استلامه من شخص آخر.

سجل المالك، والإذن، والاستخدام المقصود، والقيود المفروضة على الخدمة أو المنطقة المسموحة، والشخص الذي وافق على سير العمل. إذا كانت أي اتفاقية تحظر المعالجة عبر طرف ثالث أو خدمات السحابة الخارجية، فإن تنقيح البيانات لا يعالج المشكلة تلقائياً.

لا ترفع مواد مشفرة أو محمية بكلمة مرور عن طريق تجاوز ضوابط الحماية الخاصة بها. أنشئ نسخة عمل مصرح بها من خلال الإجراءات الخاصة بمالك المستند.

2. تصنيف الملف قبل قراءة سياسة الخدمة

حدد المعلومات الأعلى خطورة الموجودة في أي مكان في الملف:

• الأسماء، أو تفاصيل الاتصال، أو التوقيعات، أو الهويات، أو أرقام الحسابات؛
• السجلات الصحية، أو الوظيفية، أو التعليمية، أو المالية؛
• خطط العمل السرية، أو تصميمات المنتجات، أو المواد المصدرية؛
• الاستشارات القانونية، أو مواد التقاضي، أو الاتصالات المشمولة بالسرية المهنية؛
• الأبحاث غير المنشورة، أو تعليقات المراجعين، أو بيانات المشاركين، أو النتائج الخاضعة للحظر المؤقت;
• بيانات الاعتماد، أو المفاتيح الخاصة، أو رموز الوصول، أو عناوين URL الداخلية؛ و
• المعلومات الخاضعة لعقد، أو قانون، أو منحة، أو لجنة أخلاقيات، أو سياسة مؤسسية.

يأتي التصنيف في المقام الأول لأنه يحدد ما إذا كانت خدمة الترجمة عبر الإنترنت وجهة مقبولة. إن بيان الخصوصية المواتي لا يلغي عقدك أو قواعد المعالجة الخاصة بمؤسستك.

إذا لم تتمكن من تصنيف الملف بثقة، فاسأل المالك أو جهة الاتصال لحماية البيانات بدلاً من معاملته كنص عادي.

3. أنشئ نسخة عمل مصغرة

ترجم فقط ما تتطلبه المهمة. اعمل من نسخة وليست النسخة الأصلية.

فكر في إزالة:

• الصفحات أو الملاحق غير المرتبطة؛
• اوراق العمل أو الشرائح أو المرفقات غير المستخدمة؛
• تفاصيل الاتصال الشخصية غير المطلوبة للمعنى؛
• التوقيعات ومعرفات الحسابات؛
• البيانات على مستوى المشاركين عندما يكون النص الإجمالي كافياً؛
• التعليقات ومناقشات المراجعة الداخلية؛
• إصدارات المستندات القديمة؛ و
• الملفات المضمنة التي ليس لها غرض ترجمة.

استخدم عناصر نائبة مستقرة عندما يجب أن يظل المعرف متسقاً، مثل [PARTICIPANT_014] أو [CLIENT_A]. احتفظ بالتعيين دون اتصال بالإنترنت ومفصولاً عن الملف المُحمَّل. لا تستخدم نص استبدال غامضاً عندما يحتاج المراجعون إلى التحقق من أن الكيان نفسه يظل متسقاً.

تقلل تقليل البيانات من التعرض، ولكنها يمكن أيضاً أن تزيل السياق اللازم للترجمة الدقيقة. سجل ما تم إزالته وأكد أن النص المتبقي لا يزال قابلاً للتفسير.

4. افحص المحتوى المخفي في ملفات DOCX و Office

"بلا علامات" لا يزيل التغييرات المتتبعة. تذكر Microsoft في وثائق تعقب التغييرات الخاصة بها أن إخفاء العلامات يغير العرض فقط وأن التغييرات غير الحلول يمكن أن تظهر مرة أخرى عند فتح المستند.

الخاصة بـ Microsoft إرشادات أداة تدقيق المستندات تسرد المحتوى الذي يمكن أن يظل موجوداً بعيداً عن الرؤية العادية، بما في ذلك:

• التعليقات، وعلامات المراجعة، والإصدارات، وت التعليقات بالقلم الرقمي؛
• خصائص المؤلف، واسم آخر من حفظ المستند، والبريد الإلكتروني، والمسار، والقالب؛
• الرؤوس، والتذييلات، والعلامات المائية؛
• النصوص المخفية؛
• بيانات XML المخصصة؛
• الكائنات غير المرئية؛ و
• خصائص خادم المستندات أو سير العمل.

قم بتشغيل أداة تدقيق المستندات الحالية على نسخة. راجع نتائجها قبل تحديد "إزالة الكل"، لأن Microsoft تحذر من أنه لا يمكن استعادة بعض عمليات الإزالة، ولا يمكن للأداة اكتشاف كل الطرق التي يمكن من خلالها إخفاء المحتوى.

بعد تنظيف النسخة:

1. احفظ المستند وأغلقه ثم أعد فتحه؛
2. شغل أداة التدقيق مرة أخرى؛
3. ابحث عن المصطلحات الحساسة المعروفة؛
4. افحص الرؤوس، والتذييلات، والتعليقات، وتجارب لوحات المراجعة؛ و
5. تأكد من أن الملف لا يزال يحتوي على السياق المطلوب للترجمة.

استخدم سير عمل ترجمة مستندات Word بعد اجتياز بوابة الخصوصية.

5. تنقيح ملفات PDF بدلاً من رسم مربعات سوداء

إن تغطية النص بمستطيل، أو تغييره إلى اللون الأبيض، أو اقتطاع صفحة، أو مسح لقطة شاشة ليس تنقيحاً موثوقاً به. فقد يظل النص أو الكائن الأساسي قابلاً للبحث أو التحديد أو الاستخراج أو الاسترداد.

القائمة الحالية من Adobe الخاصة بـ بيانات ملفات PDF القابلة للتنقيح تتضمن النص المرئي، والصور، وحقول النماذج، والبيانات الوصفية، والمرفقات، والإشارات المرجعية، والتعليقات، والنصوص والطبقات المخفية، والفهارس المضمنة، والمحتوى المقتطع أو المحذف، والروابط، والإجراءات، وJavaScript، والكائنات المتداخلة. وتتضمن سير عمل التنقيح في Acrobatيميز بين تحديد المحتوى وتطبيق التنقيح ويوفر ميزة تنظيف المعلومات المخفية.

بالنسبة لنسخة عمل بصيغة PDF:

1. حصر المعلومات الحساسة المرئية والمخفية؛
2. استخدام أداة تنقيح فعلية لتحديد النص أو الصور أو الصفحات؛
3. تطبيق التنقيحات؛
4. تنظيف المعلومات المخفية عند اللزوم؛
5. الحفظ كملف جديد؛
6. إعادة فتحه والبحث فيه وتحديده نسخه وفحص خصائصه؛ و
7. الاستعانة بشخص ثانٍ للتحقق من الملفات عالية الخطورة.

ينشئ التعرف الضوئي على الحروف (OCR) طبقة نصية أخرى للفحص. قد تبدو الصفحة الممسوحة ضوئياً منقحة بينما لا يزال نص التعرف الضوئي على الحروف الخاص بها يحتوي على المعرف الأصلي. بالنسبة للمفات التي تتكون من صور فقط، طبّق بوابة الخصوصية قبل سير عمل ترجمة ملفات PDF الممسوحة ضوئياً.

6. مراجعة الخدمة كتدفق للبيانات

قراءة سياسة الخصوصية والشروط الحالية وقت التحميل. لا تعتمد على مقتطف بحث أو لقطة شاشة قديمة أو شارة "آمنة" عامة.

تسجيل الإجابات عن هذه الأسئلة:

• ما المحتوى الذي يتم تحميله وما بيانات الحساب المرتبطة به؟
• هل يُستخدم المحتوى فقط للخدمة المطلوبة، أم لتدريب النماذج أو تحسين المنتجات؟
• ما المعالجون أو مزودو النماذج الذين قد يتلقونه؟
• أين تتم معالجته وتخزينه؟
• هل البيانات مشفرة أثناء النقل وفي حالة السكون؟
• ما المدة التي يتم خلالها الاحتفاظ بملفات المصدر والمخرجات والسجلات والسجل التاريخي؟
• هل يمكن للمستخدم حذف السجل والملفات المرتبطة به؟
• هل تم وصف النسخ الاحتياطية أو استثناءات الاحتفاظ القانوني؟
• من يمكنه الوصول إلى الملف لغرض الدعم أو مراجعة سوء الاستخدام؟
• كيف يتم إبلاغ المستخدمين بالتغييرات التي تطرأ على السياسة؟
• ما هي جهة الاتصال أو إجراءات التعامل مع الحوادث المتوفرة؟

قم بتسجيل رابط السياسة وتاريخ المراجعة. وإذا كانت الإجابة غير متوفرة، فقم بتصنيفها على أنها مجهولة بدلاً من ترجمة لغة التسويق إلى ضمان.

7. تطبيق نفس المراجعة على BookTranslator

في وقت إعداد هذه المقالة، تشير سياسة خصوصية BookTranslator الحالية إلى أن الكتب المُحمّلة ومخرجات الترجمة لا تُستخدَم لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي، وأنه يتم الاحتفاظ بسجلات الترجمة والملفات المرتبطة بها لفترة محدودة لتمكين المستخدمين من العودة إلى السجل وتنزيل الأعمال المُكتملة، كما أن حذف سجل من السجل يؤدي أيضاً إلى حذف الملفات المرتبطة به من خوادم BookTranslator. وتوضح السياسة أيضاً أن فترة الاحتفاظ الفعلية قد تعتمد على حالة الحساب أو خطة الاشتراك، وتوصي بتنزيل النتائج المهمة فوراً.

هذه البيانات تكون أكثر تحديداً وفائدة من عبارة "لا يتم تخزينها أبداً". تحقق من السياسة المباشرة مرة أخرى قبل التحميل نظراً لاحتمال تغير سلوك المنتج وشروطه.

بالنسبة لـ BookTranslator تحديداً:

1. تأكد من أن الملف مسموح به وفقاً لقواعدك الخاصة؛
2. قم بتحميل النسخة العاملة المنظفة والحد الأدنى منها فقط؛
3. استخدم الحساب والجهاز المناسبين؛
4. افحص تفاصيل السعر والمهمة قبل إتمام الدفع؛
5. قم بتنزيل ومراجعة الترجمة فوراً؛
6. احذف سجل السجل عندما لا تعود بحاجة إليه؛ و
7. احتفظ بأدلة الحذف إذا كانت عمليتك تتطلب ذلك.

لا تتعامل مع إجراء الحذف الظاهري للمستخدم على أنه دليل على الأنظمة أو الاستثناءات غير الموضحة في السياسة الحالية. إذا كان مشروعك يتطلب فترة احتفاظ تعاقدية، أو اتفاقية معالجة بيانات، أو منطقة جغرافية محددة، أو تحكماً تنظيمياً، فاحصل على تأكيد صريح قبل التحميل.

8. حماية المُخرجات المُترجمة

تستحق المُخرجات عادة نفس تصنيف المستند الأصلي وقد تؤدي إلى مخاطر إفصاح جديدة:

• قد يظهر اسم تم تنقيحه مجدداً من تعليق فائت أو طبقة التعرف الضوئي على الحروف (OCR)؛
• قد يتم توسيع نطاق العنصر النائب بشكل غير متسق؛
• قد يكشف النص المترجم إلى اللغة الهدف عن معلومات لجمهور أوسع؛
• يمكن نسخ البيانات الوصفية من المستند الأصلي؛
• يمكن إعادة توجيه رابط المُخرجات خارج المجموعة المعتمدة؛ و
• يحتوي الملف ثنائي اللغة على كل من المحتوى الأصلي والمستهدف.

راجع الناتج قبل المشاركة. كرر فحص البيانات المخفية والبيانات الوصفية المناسبة لتنسيقه. تأكد من بقاء عمليات التنقيح والعناصر النائبة، ثم تخزينه فقط في الموقع المعتمد مع عناصر تحكم الوصول المطلوبة.

لا تقم بتحميل الناتج المترجم إلى أداة أخرى لـ "التنقيح" دون تكرار مراجعة الخدمة بالكامل. كل وجهة جديدة تمثل تدفق بيانات جديداً.

9. الاحتفاظ بالأدلة وخطة الحذف

يجب أن يحتوي سجل التدقيق الخفيف على:

• المالك الأصلي والصلاحية؛
• التصنيف والغرض المسموح به؛
• اسم ملف النسخة العاملة أو التجزئة الخاصة به؛
• البيانات التي تمت إزالتها أو استبدالها؛
• نتيجة فحص المحتوى المخفي؛
• الخدمة، وعناوين URL الخاصة بالسياسة، وتاريخ المراجعة؛
• الحساب والوجهة المستخدمة؛
• موقع الإخراج ومالك حق الوصول؛
• إجراء وتاريخ حذف السجل أو الملف؛ و
• الاستثناءات التي لم يتم حلها.

لا تضع المحتوى الحساس نفسه في سجل التدقيق. يجب أن يثبت السجل عملية اتخاذ القرار دون أن يتحول إلى نسخة ثانية من المستند.

بوابة التوقف أو التحميل لمدة دقيقة واحدة

توقف قبل التحميل إذا كان أي مما يلي صحيحاً:

• الإذن أو الملكية غير واضحة؛
• ينتهك الملف اتفاقية أو قاعدة تنظيمية؛
• يظل هناك محتوى حساس غير ضروري؛
• لم يتم فحص التعليقات، أو المراجعات، أو البيانات الوصفية، أو الطبقات، أو المرفقات، أو نص التعرف الضوئي على الحروف؛
• تم استخدام صندوق أسود بدلاً من التنقيح الحقيقي؛
• لا تلبي سياسة الخدمة الحالية عنصراً تحكم مطلوباً؛
• ليس للإخراج خطة تخزين وحذف معتمدة؛ أو
• لا أحد مسؤول عن تصعيد الحوادث.

إذا اجتاز كل عنصر الفحص، فقم بتحميل نسخة العمل الأدنى وليست النسخة الأصلية، وتعامَل مع النتيجة المترجمة باعتبارها حساسة حتى اكتمال خطوات مراجعتها وحذفها الخاصة.