Kontrolní seznam soukromí při překladu dokumentů: Co zkontrolovat před nahráním souboru

Před nahráním dokumentu k překladu odpovězte na čtyři otázky: máte povolení jej zpracovat, můžete odstranit informace, které překladač nepotřebuje, co služba se souborem ve skutečnosti dělá a jak budete kontrolovat přeložený výstup? Pokud odpověď na kteroukoli z nich neznáte, před nahráním se zastavte.

Stáhněte si kontrolní seznam soukromí při překladu dokumentů. Vyplňte jej pro přesnou pracovní kopii a aktuální zásady služby. Nepoužívejte znovu staré schválení, pokud se změní soubor, cíl, účet nebo zásady.

1. Potvrďte oprávnění k nahrání a překladu

Vlastnit kopii neznamená vždy mít povolení ji nahrát, přeložit nebo distribuovat. Určete zdroj a příslušné oprávnění:

• váš vlastní nepublikovaný rukopis;
• dílo licencované k překladu;
• dokument zaměstnavatele nebo klienta;
• výzkum v rámci dohody o použití dat nebo mlčenlivosti;
• smlouva, právní záznam, finanční soubor nebo lékařský dokument;
• volné dílo; nebo
• dokument obdržený od jiné osoby.

Zaznamenejte vlastníka, oprávnění, zamýšlené použití, povolená omezení služby nebo regionu a osobu, která postup schválila. Pokud dohoda zakazuje zpracování třetími stranami nebo externí cloudové služby, anonymizace problém automaticky neřeší.

Nenahrávejte šifrovaný materiál nebo materiál chráněný heslem obcházením jeho zabezpečení. Vytvořte autorizovanou pracovní kopii postupem stanoveným vlastníkem dokumentu.

2. Klasifikujte soubor předtím, než si přečtete zásady služby

Uveďte informace s nejvyšším rizikem kdekoliv v souboru:

• jména, kontaktní údaje, podpisy, identifikační čísla nebo čísla účtů;
• zdravotní, zaměstnanecké, vzdělávací nebo finanční záznamy;
• důvěrné obchodní plány, návrhy produktů nebo zdrojový materiál;
• právní poradenství, podklady k soudním sporům nebo důvěrnou komunikaci podléhající mlčenlivosti;
• nepublikovaný výzkum, připomínky recenzentů, data účastníků nebo embargované výsledky;
• pověření, privátní klíče, přístupové tokeny nebo interní URL adresy; a
• informace podléhající smlouvě, zákonu, grantu, etické komisi nebo organizační politice.

Klasifikace je na prvním místě, protože určuje, zda je online překladatelská služba přijatelným cílem. Příznivé prohlášení o ochraně osobních údajů nemá přednost před vaší smlouvou nebo pravidly zpracování vaší organizace.

Pokud nemůžete soubor s jistotou klasifikovat, zeptejte se vlastníka nebo pověřence pro ochranu osobních údajů, než abyste s ním zacházeli jako s běžným textem.

3. Vytvořte minimální pracovní kopii

Překládejte pouze to, co úkol vyžaduje. Pracujte s kopií, nikoli s originálem.

Zvažte odstranění:

• nesouvisejících stránek nebo příloh;
• nepoužívaných pracovních listů, snímků nebo příloh;
• osobních kontaktních údajů, které nejsou nutné pro pochopení významu;
• podpisů a identifikátorů účtů;
• dat na úrovni účastníků, kdy postačuje souhrnný text;
• komentářů a interních recenzních diskusí;
• starých verzí dokumentu; a
• vložených souborů bez překladatelského účelu.

Používejte stabilní zástupné symboly, pokud identifikátor musí zůstat konzistentní, jako je [PARTICIPANT_014] nebo [CLIENT_A]. Mapování uchovávejte offline a odděleně od nahrávaného souboru. Nepoužívejte nejednoznačný náhradní text, pokud revizoři musí ověřit, že stejná entita zůstává konzistentní.

Minimalizace dat snižuje vystavení rizikům, ale může také odstranit kontext potřebný pro přesný překlad. Zaznamenejte, co bylo odstraněno, a ověřte, že zbývající text je stále srozumitelný.

4. Zkontrolujte skrytý obsah v souborech DOCX a Office

„Bez revizí“ neodstraňuje sledované změny. Společnost Microsoft uvádí ve své dokumentaci ke Sledování změn , že skrytí revizí mění pouze zobrazení a že nevyřešené změny se mohou znovu objevit při otevření dokumentu.

Dokumentace společnosti Microsoft Pokyny pro Kontrolu dokumentů uvádějí obsah, který může přežít běžné zobrazení, včetně:

• komentářů, revizních značek, verzí a poznámek rukopisem;
• vlastností autora, osoby, která soubor naposledy uložila, e-mailu, směrování a šablony;
• záhlaví, zápatí a vodoznaků;
• skrytého textu;
• vlastních dat XML;
• neviditelných objektů; a
• vlastností serveru dokumentů nebo pracovního postupu.

Spusťte aktuální Kontrolu dokumentů na kopii. Před výběrem možnosti „Odebrat vše“ zkontrolujte její výsledky, protože společnost Microsoft upozorňuje, že některá odebrání nelze vrátit zpět a kontrola nedokáže odhalit každý způsob skrytí obsahu.

Po vyčištění kopie:

1. ji uložte, zavřete a znovu otevřete;
2. znovu spusťte kontrolu;
3. vyhledejte známé citlivé výrazy;
4. zkontrolujte záhlaví, zápatí, komentáře a podokna revizí; a
5. potvrďte, že soubor stále obsahuje kontext požadovaný pro překlad.

Použijte pracovní postup překladu dokumentů aplikace Word poté, co projde brána ochrany soukromí.

5. Redigujte soubory PDF namísto kreslení černých obdélníků

Zakrytí textu obdélníkem, jeho změna na bílou, oříznutí stránky nebo sloučení snímku obrazovky nepředstavují spolehlivou redakci. Původní text nebo objekt může zůstat prohledávatelný, vybratelný, extrahovatelný nebo obnovitelný.

Aktuální seznam redigovatelných dat v PDF společnosti Adobe zahrnuje viditelný text, obrázky, pole formulářů, metadata, přílohy, záložky, komentáře, skrytý text a vrstvy, vložené indexy, oříznutý nebo odstraněný obsah, odkazy, akce, JavaScript a překrývající se objekty. Jeho Pracovní postup redakce v Acrobat rozlišuje mezi označením obsahu a použitím redakce a nabízí sanitaci skrytých informací.

Pro pracovní kopii PDF:

1. zmapujte viditelné a skryté citlivé informace;
2. použijte skutečný nástroj pro redakci k označení textu, obrázků nebo stránek;
3. použijte redakce;
4. v případě potřeby proveďte sanitaci skrytých informací;
5. uložte jako nový soubor;
6. znovu jej otevřete a vyhledejte, vyberte, zkopírujte a zkontrolujte vlastnosti; a
7. nechte vysoce rizikový soubor ověřit druhou osobou.

OCR vytváří další textovou vrstvu ke kontrole. Naskenovaná stránka může vypadat redigovaně, zatímco její OCR text stále obsahuje původní identifikátor. U souborů obsahujících pouze obrázky použijte bráninu ochrany soukromí před pracovním postupem překladu naskenovaného PDF.

6. Zkontrolujte službu jako datový tok

Přečtěte si aktuální zásady ochrany osobních údajů a podmínky v době nahrávání. Nespoléhejte se na úryvek z vyhledávání, starý snímek obrazovky nebo obecný „zabezpečený“ odznak.

Zaznamenejte odpovědi na tyto otázky:

• Jaký obsah se nahrává a jaká data účtu jsou připojena?
• Používá se obsah pouze pro požadovanou službu, nebo pro trénování modelů či vylepšování produktů?
• Kteří zpracovatelé nebo poskytovatelé modelů jej mohou obdržet?
• Kde se zpracovává a ukládá?
• Jsou data šifrována během přenosu a v klidovém stavu?
• Jak dlouho jsou zdrojové soubory, výstupy, protokoly a historie uchovávány?
• Může uživatel smazat záznam a související soubory?
• Jsou popsány zálohy nebo výjimky pro zákonné uchování?
• Kdo může přistupovat k souboru za účelem podpory nebo kontroly zneužití?
• Jak jsou změny zásad komunikovány?
• Jaký kontakt nebo postup pro hlášení incidentů je k dispozici?

Zaznamenejte URL zásad a datum revize. Pokud odpověď chybí, označte ji jako neznámou, namísto abyste marketingový jazyk překládali jako záruku.

7. Aplikujte stejnou revizi na službu BookTranslator

V době přípravy tohoto článku aktuální zásady ochrany osobních údajů služby BookTranslator uvádějí, že nahráté knihy a přeložený výstup se nepoužívají k trénování modelů umělé inteligence, záznamy o překladech a související soubory se uchovávají po omezenou dobu, aby se uživatelé mohli vracet do Historie a stahovat dokončenou práci, a smazání záznamu z Historie rovněž odstraní související soubory ze serverů služby BookTranslator. Zásady také uvádějí, že přesná doba uchovávání se může odvíjet od stavu účtu nebo tarifu, a doporučují důležité výsledky neprodleně stáhnout.

Tato tvrzení jsou konkrétnější a užitečnější než „nikdy se neukládá“. Před nahráním si živé znění zásad ověřte znovu, protože chování produktu a podmínky se mohou měnit.

Pro samotnou službu BookTranslator:

1. ověřte, zda je soubor povolen vašimi vlastními pravidly;
2. nahrajte pouze minimální očištěnou pracovní kopii;
3. použijte odpovídající účet a zařízení;
4. před platbou zkontrolujte cenu a podrobnosti úkolu;
5. překlad si neprodleně stáhněte a zkontrolujte;
6. odstraňte záznam v Historii, jakmile jej již nebudete potřebovat; a
7. uložte si důkaz o smazání, pokud to váš postup vyžaduje.

Předpokládejte, že uživatelsky orientovaná akce smazání není důkazem o systémech nebo výjimkách, které aktuální zásady nepopisují. Pokud váš projekt vyžaduje smluvní dobu uchovávání dat, smlouvu o zpracování dat, konkrétní region nebo regulovanou kontrolu, získejte před nahráním výslovné potvrzení.

8. Chraňte přeložený výstup

Výstup si obvykle zaslouží stejnou klasifikaci jako zdroj a může vytvořit nová rizika prozrazení:

• zaredigované jméno se může znovu objevit v přehlíženém komentáři nebo vrstvě OCR;
• zástupný symbol může být nekonzistentně rozbalen;
• text v cílovém jazyce může vystavit informace širšímu okruhu diváků;
• zdrojem mohou být zkopírovány metatata;
• odkaz na výstup může být přeposlán mimo schválenou skupinu; a
• dvojjazyčný soubor obsahuje jak zdrojový, tak cílový obsah.

Před sdílením zkontrolujte výstup. Zopakujte kontrolu skrytých dat a metadat vhodnou pro daný formát. Ověřte, že redakce a zástupné symboly zůstaly zachovány, a poté soubor uložte pouze na schválené místo s požadovaným řízením přístupu.

Nahrávejte přeložený výstup do jiného nástroje za účelem „vyčištění“ pouze po zopakování celé kontroly služby. Každé nové cíl je nový tok dat.

9. Uchovávejte důkazy a plán mazání

Lehký záznam o auditu by měl obsahovat:

• vlastníka zdroje a oprávnění;
• klasifikaci a povolený účel;
• název souboru nebo hash pracovní kopie;
• odstraněný nebo nahrazený obsah;
• výsledek kontroly skrytého obsahu;
• službu, adresy URL zásad a datum kontroly;
• použitý účet a cíl;
• umístění výstupu a vlastníka přístupu;
• akci a datum smazání záznamu/souboru; a
• nevyřešené výjimky.

Umísťujte citlivý obsah samotný do protokolu auditu. Protokol by měl prokazovat rozhodovací proces, aniž by se stal druhou kopií dokumentu.

Jednominutová brána pro zastavení nebo nahrání

Zastavte se před nahráním, pokud platí některá z těchto podmínek:

• oprávnění nebo vlastnictví je nejasné;
• soubor porušuje smlouvu nebo organizační pravidlo;
• zůstává zbytečný citlivý obsah;
• komentáře, revize, metadata, vrstvy, přílohy nebo text OCR nebyly zkontrolovány;
• místo skutečné redakce byla použita černá skříňka;
• aktuální zásady služby nesplňují požadovaný kontrolní prvek;
• výstup nemá schválený plán uchovávání a mazání; nebo
• nikdo nezodpovídá za eskalaci incidentů.

Pokud všechny položky projdou, nahrajte minimální pracovní kopii – nikoli originál – a přeložený výsledek považujte za citlivý, dokud nebudou dokončeny jeho vlastní kroky kontroly a smazání.