Jak přeložit dokument Word a zachovat formátování

Rychlá odpověď: Překládejte soubor DOCX, nikoli zkopírovaný text

Chcete-li přeložit dokument Word bez ztráty formátování, nahrajte soubor DOCX do překladače DOCX s podporou dokumentů, ponechte zdrojový soubor beze změny a přeloženou kopii zkontrolujte ve Wordu. Kopírování textu do chatovacího okna nebo překladače odstraní styly, konce oddílů, strukturu tabulek, záhlaví, zápatí, pole, komentáře a vazby na obrázky ještě předtím, než překlad vůbec začne.

Správným cílem není snímek obrazovky, který „vypadá zhruba správně“. Výstupem by měl zůstat upravitelný soubor DOCX, jehož struktura je stále funkční.

Proč DOCX obvykle přežije lépe než PDF

DOCX je balíček ZIP obsahující strukturované XML, média, styly a soubory relací. PDF je obvykle pevné plátno stránky. DOCX proto odhaluje sémantické objekty, které může překladač zachovat:

• odstavce a úseky textu (runs);
• pojmenované styly nadpisů a těla textu;
• definice seznamů a číslování;
• buňky tabulek a sloučené oblasti;
• oddíly, záhlaví a zápatí;
• poznámky pod čarou a vysvětlivky;
• hypertextové odkazy a vazby na média;
• komentáře a revize;
• pole a ovládací prvky obsahu.

Tato struktura je výhodou, nikoli zárukou. Špatně vytvořené soubory Word mohou být stále křehké. Dokument vytvořený pomocí mezer, tabulátorů, ručních konců řádků, plovoucích textových polí a přímého formátování se překládá mnohem hůře než dokument postavený na stylech a skutečných tabulkách.

Předběžná kontrola zdrojového dokumentu

Před nahráním souboru:

1. Uložte si samostatnou kopii zdroje.
2. Přijměte nebo odmítněte revize pouze v případě, že to schválí vlastník dokumentu.
3. Rozhodněte, zda mají komentáře zůstat, být přeloženy nebo odstraněny.
4. Nahraďte ruční mezery formátováním odstavců a tabulek, kde je to praktické.
5. Používejte styly nadpisů namísto tučného písma v odstavcích těla textu.
6. Zkontrolujte, zda jsou tabulky skutečnými tabulkami.
7. Aktualizujte obsah a pole.
8. Ověřte, zda písma podporují cílový jazyk.
9. Odstraňte skrytý nebo zastaralý obsah, který nemá být přeložen.
10. Otevřete soubor jednou ve Wordu a opravte případná varování o poškození.

Předběžná kontrola není jen kosmetický úklid. Odstraňuje nejednoznačnost v tom, co je struktura a co je náhodné vizuální umístění.

Postup pro zachování formátu krok za krokem

1. Vyberte cílové národní prostředí (locale), nejen jazyk. Francouzština pro Francii a francouzština pro Kanadu mohou vyžadovat různé termíny a konvence.
2. Vytvořte si krátký glosář pro jména, názvy produktů, definice a slova, která musí zůstat nezměněna.
3. Nahrajte neporušený soubor DOCX do překladače DOCX.
4. Pokud je dokument vysoce rizikový, přeložte nejprve reprezentativní soubor nebo oddíl.
5. Stáhněte přeložený DOCX pod novým názvem souboru.
6. Otevřete jej v desktopové aplikaci Word v zobrazení Rozvržení při tisku.
7. Aktualizujte pole a obsah.
8. Porovnejte strukturu, čísla a terminologii se zdrojem.
9. Proveďte lidskou kontrolu odpovídající důležitosti dokumentu.

Pro vestavěnou cestu od Microsoftu postupujte podle oficiálních kroků Přeložit celý dokument Word a poté aplikujte stejnou kontrolu strukturální kvality popsanou níže.

Použijte zátěžový test DOCX

Stáhněte si syntetický zátěžový test překladu DOCX. Obsahuje několik struktur, které postup založený na prostém textu nedokáže zachovat.

Otestujte zdroj a výstup pomocí dvou samostatných hodnocení:

Strukturální upravitelnost

• Můžete upravovat text, aniž byste posunuli nesouvisející objekty?
• Jsou nadpisy stále reprezentovány styly?
• Jsou buňky tabulky stále buňkami?
• Pokračují seznamy ve správném číslování?
• Patří záhlaví a zápatí ke správným oddílům?

Vizuální věrnost

• Je hierarchie rozpoznatelná?
• Je nějaký text oříznutý nebo se překrývá?
• Zůstávají obrázky u svých popisků?
• Jsou konce stránek rozumné?
• Je cílové písmo vykresleno vhodným fontem?

Zploštělé PDF, které se podobá zdroji, může vizuálně skórovat dobře, a přesto v úloze DOCX selhat, protože již není upravitelné.

Tabulky, seznamy, obrázky a textová pole

Tabulky

Porovnejte počet řádků, počet sloupců, sloučené buňky, čísla, jednotky a opakování záhlaví. V případě potřeby povolte zvětšení výšky řádku; neskrývejte cílový text, abyste zachovali výšku zdroje.

Seznamy

Zkontrolujte číslování napříč konci oddílů a vnořenými úrovněmi. Číslování ve Wordu se může neočekávaně restartovat, když jsou odstavce znovu sestaveny.

Obrázky

Ověřte vazby obrázků, pozici, obtékání, popisky a alternativní text. Text uvnitř obrázku vyžaduje překlad s podporou obrázků; překlad okolního textu pixely nezmění.

Textová pole a tvary

Zde často dochází k přetečení textu. Delší překlad se může oříznout uvnitř pevného tvaru, i když běžné odstavce jsou v pořádku.

Záhlaví, zápatí, čísla stránek a oddíly

Word může ukládat různá záhlaví a zápatí pro:

• první stránku;
• liché a sudé stránky;
• každý oddíl dokumentu;
• oddíly na výšku a na šířku.

Zkontrolujte alespoň jednu stránku z každého oddílu. Po přidání nebo odebrání stránek zkontrolujte pole s čísly stránek. Záhlaví, které vypadá správně na první straně, může v příloze stále chybět.

Rozšíření překladu a stránkování

Stránkování se často změní. To není automaticky chyba formátování.

Změnu počtu stránek přijměte, když:

• veškerý obsah zůstává přítomen;
• nadpisy zůstávají s následujícím obsahem;
• tabulky se rozumně lámou přes stránky;
• poznámky pod čarou zůstávají spojeny se svými značkami;
• křížové odkazy a pole obsahu jsou aktualizovány.

Považujte to za selhání, pokud je text oříznut, velikost písma se stane nečitelnou, nadpis zůstane osamocen nebo se řádek tabulky rozdělí na nesmysly.

Kontrolní seznam formátování po překladu

• Soubor se otevře bez varování o opravě.
• Výstupem je upravitelný DOCX.
• Hierarchie nadpisů odpovídá zdroji.
• Seznamy zachovávají pořadí a vnoření.
• Tabulky zachovávají záznamy, hodnoty a sloučené buňky.
• Obrázky, popisky a alternativní text zůstávají propojeny.
• Záhlaví a zápatí fungují v každém oddíle.
• Čísla stránek, obsah, popisky a křížové odkazy jsou aktualizovány.
• Komentáře a revize odpovídají zvolené politice kontroly.
• Písma podporují každý znak cílového jazyka.
• Neočekávaně nezůstal žádný skrytý nebo nepřeložený zdrojový text.

Běžná selhání a opravy

U souborů s velkým množstvím revizí spusťte zátěžový test revizí DOCX, než se rozhodnete pro konkrétní nástroj. Odmítněte výstup, který tiše přijímá revize, ztrácí komentáře, mění metadata recenzentů nebo odpojuje ukotvení komentářů.