רשימת תיוג לפרטיות בתרגום מסמכים: מה לבדוק לפני העלאת קובץ

לפני העלאת מסמך לתרגום, ענו על ארבע שאלות: האם מותר לכם לעבד אותו, האם אתם יכולים להסיר מידע שהמתרגם אינו זקוק לו, מה השירות עושה בפועל עם הקובץ, וכיצד תשלטו בפלט המתורגם? אם אחת מהתשובות אינה ידועה, עצרו לפני ההעלאה.

הורידו את הרשימת תיוג לפרטיות בתרגום מסמכים. מלאו אותה עבור עותק העבודה המדויק ומדיניות השירות הנוכחית. אל תעשו שימוש חוזר באישור ישן לאחר שהקובץ, היעד, החשבון או המדיניות משתנים.

1. אישור סמכות להעלאה ותרגום

בעלות על עותק אינה זהה בהכרח להרשאה להעלות, לתרגם או להפיץ אותו. זהו את המקור ואת הסמכות החלה:

• כתב יד משלכם שטרם פורסם;
• יצירה המורשית לתרגום;
• מסמך מטעם מעסיק או לקוח;
• מחקר תחת הסכם שימוש בנתונים או סודיות;
• חוזה, תיק משפטי, קובץ פיננסי או מסמך רפואי;
• יצירת נחלת הכלל; או
• מסמך שהתקבל מאדם אחר.

רשמו את הבעלים, ההרשאה, השימוש המיועד, השירות המותר או מגבלות האזור, ואת האדם שאשר את תהליך העבודה. אם הסכם אוסר עיבוד על ידי צד שלישי או שירותי ענן חיצוניים, השחרה (הסתרה) אינה פותרת את הבעיה באופן אוטומטי.

אל תעלו חומר מוצפן או מוגן בסיסמה על ידי עקיפת אמצעי הבקרה שלו. צרו עותק עבודה מורשה באמצעות התהליך של בעל המסמך.

2. סווגו את הקובץ לפני קריאת מדיניות השירות

רשמו את המידע בסיכון הגבוה ביותר בכל מקום בקובץ:

• שמות, פרטי קשר, חתימות, מזהים או מספרי חשבונות;
• תיעוד בריאותי, תעסוקתי, חינוכי או פיננסי;
• תוכניות עסקיות סודיות, עיצובי מוצר או חומר מקור;
• ייעוץ משפטי, חומרי ליטיגציה או תקשורת חסויה;
• מחקר שטרם פורסם, הערות סוקרים, נתוני משתתפים או תוצאות תחת אמברגו;
• אישורים, מפתחות פרטיים, אסימוני גישה או כתובות URL פנימיות; וכן
• מידע הנשלט על ידי חוזה, חוק, מענק, ועדת אתיקה או מדיניות ארגונית.

הסיווג הוא השלב הראשון משום שהוא קובע אם שירות תרגום מקוון הוא יעד מקובל. הצהרת פרטיות נוחה אינה גוברת על חוזה או על כללי העיבוד של הארגון שלך.

אם אינך יכול לסוغا את הקובץ בביטחון, שאל את הבעלים או את איש הקשר להגנת הנתונים במקום להתייחס אליו כאל טקסט רגיל.

3. צור עותק עבודה מינימלי

תרגם רק את מה שהמשימה דורשת. עבוד מתוך עותק, לא מתוך קובץ המקור.

שקול להסיר:

• דפים או נספחים שאינם קשורים;
• גיליונות עבודה, שקופיות או קבצים מצורפים שאינם בשימוש;
• פרטי קשר אישיים שאינם נדרשים למשמעות;
• חתימות ומזהי חשבון;
• נתונים ברמת המשתתף כאשר טקסט מצטבר מספיק;
• הערות وديונים פנימיים על סקירה;
• גרסאות קובץ ישנות; וכן
• קבצים מוטמעים שאין להם מטרת תרגום.

השתמש במצייני מיקום יציבים כאשר מזהה חייב להישאר עקבי, כגון[PARTICIPANT_014]או[CLIENT_A]. שמור את המיפוי מחוץ לרשת ונפרד מהקובץ שהועלה. אל תשתמש בטקסט חלופי מעורפל כאשר סוקרים חייבים לוודא שאותה ישות נשארת עקבית.

מזעור נתונים מפחית את החשיפה, אך הוא עשוי גם להסיר את ההקשר הדרוש לתרجون מדויק. רשום מה הוסר ואשר כי הנותר עדיין ניתן לפירוש.

4. בדוק תוכן נסתר בקובצי DOCX ו-Office

"ללא סימון" אינו מסיר שינויים במעקב. מיקרוסופט מציינת בתיעוד מעקב השינויים שלה כי הסתרת סימון משנה רק את תצוגה וששינויים שלא נפתרו עלולים להופיע שוב כאשר הקובץ נפתח.

של מיקרוסופט הנחיות כלי בדיקת המסמכים (Document Inspector) מפרט תוכן שיכול לשרוד צפייה רגילה, כולל:

• הערות, סימני תיקון, גרסאות והערות דיו (ink annotations);
• מאפייני מחבר, נשמר לאחרונה על-ידי, אימייל, ניתוב ותבנית;
• כותרות עליונות, כותרות תחתונות וסימני מים;
• טקסט מוסתר;
• נתוני XML מותאמים אישית;
• אובייקטים בלתי נראים; וכן
• מאפייני שרת מסמכים או זרימת עבודה.

הרץ את כלי בדיקת המסמכים הנוכחי על עותק. סקור את התוצאות שלו לפני שתבחר בקישור "הסר הכל" (Remove All), משום שמיקרוסופט מזהירה שחלק מההסרות אינן ניתנות לשחזור ושהבודק אינו יכול לזהות כל דרך שבה תוכן עשוי להיות מוסתר.

לאחר ניקוי העותק:

1. שמור, סגור ופתח אותו מחדש;
2. הרץ את הבודק שוב;
3. חפש מונחים רגישים מוכרים;
4. בדוק כותרות עליונות, כותרות תחתונות, הערות וחלוניות תיקונים; וכן
5. ודא שהקובץ עדיין מכיל את ההקשר הנדרש לתרגום.

השתמש בזרימת עבודה לתרגום מסמכי Word לאחר שער הפרטיות עובר בהצלחה.

5. הסתרת נתונים ב-PDF במקום ציור תיבות שחורות

כיסוי טקסט במלבן, שינויו ללבן, חיתוך עמוד או שטוח-מישור של צילום מסך אינם נחשבים להסתרת נתונים אמינה. הטקסט או האובייקט שמתחת עשויים להישאר ניתנים לחיפוש, לבחירה, לחילוץ או לשחזור.

הרשימה העדכנית של Adobe של נתוני PDF שניתן להסיר כוללת טקסט גלוי, תמונות, שדות טופס, מטא-דאטה, קבצים מצורפים, סימניות, הערות, טקסט ושכבות מוסתרים, מפתחות מוטבעים, תוכן חתוכו או מחוק, קישורים, פעולות, JavaScript ואובייקטים חופפים. התהליך השחרה באקרובטמבדיל בין סימון תוכן לבין החלת ההשחרה ומציע ניקוי (סניטציה) של מידע מוסתר.

עבור עותק עבודה של PDF:

1. בצע מיפוי של מידע רגיש גלוי ומוסתר;
2. השתמש בכלי השחרה אמיתי כדי לסמן טקסט, תמונות או עמודים;
3. החל את ההשחרות;
4. נקה מידע מוסתר בעת הצורך;
5. שמור כקובץ חדש;
6. פתח אותו מחדש וחפש, בחר, העתק ובדוק מאפיינים; וכן
7. דאג שאדם נוסף יאמת קובץ בסיכון גבוה.

OCR יוצר שכבת טקסט נוספת לבדיקה. עמוד סרוק עשוי להיראות מושחר בעוד שטקסט ה-OCR שלו עדיין מכיל את המזהה המקורי. עבור קבצים המכילים תמונות בלבד, החל את בקרת הפרטיות לפני תהליך תרגום ה-PDF הסרוק.

6. סקור את השירות כזרימת נתונים

קרא את מדיניות הפרטיות ותנאי השימוש העדכניים בעת ההעלאה. אל תסתמך על תקציר חיפוש, צילום מסך ישן או תג "מאובטח" גנרי.

תעד תשובות לשאלות הבאות:

• איזה תוכן מועלה ואיזה נתוני חשבון קשורים אליו?
• האם התוכן משמש אך ורק לשירות המבוקש, או גם לאימון מודלים או לשיפור המוצר?
• אילו מעבדים או ספקי מודלים עשויים לקבל אותו?
• היכן הוא מעובד ומאוחסן?
• האם הנתונים מוצפנים במעבר ובמנוחה?
• למשך כמה זמן נשמרים קבצי המקור, הפלטים, יומני הרישום (לוגים) וההיסטוריה?
• האם המשתמש יכול למחוק רשומה ואת הקבצים הקשורים אליה?
• האם מתוארים גיבויים או חריגים לשמירת נתונים מטעמים משפטיים?
• מי יכול לגשת לקובץ לצורך תמיכה או בדיקת שימוש לרעה?
• כיצד מועברים שינויים במדיניות?
• איזה תהליך ליצירת קשר או טיפול באירועים מסופק?

שמור את כתובת ה-URL של המדיניות ואת תאריך הבדיקה. אם התשובה אינה זמינה, סמן אותה כלא ידועה במקום לתרגם שפה שיווקית להבטחה.

7. החל את אותה בדיקה על BookTranslator

בעת הכנת מאמר זה, מדיניות הפרטיות העדכנית של BookTranslator מציינת שספרים שהועלו ותוצאות מתורגמות אינם משמשים לאימון מודלים של בינה מלאכותית, תיעוד תרגום וקבצים נלווים נשמרים לתקופה מוגבלת כדי שמשתמשים יוכלו לחזור להיסטוריה ולהוריד עבודה שהושלמה, ומחיקת רשומה מההסטוריה מוחקת גם את הקבצים المرتبطים מהשרתים של BookTranslator. המדיניות מציינת גם שחלון שמירת הנתונים המדויק עשוי להיות תלוי במצב החשבון או בתוכנית ומייעצת להוריד תוצאות חשובות בהקדם.

הצהרות אלו מצומצמות ושימושיות יותר מ-"לעולם אינו מאוחסן". בדוק את המדיניות החיה שוב לפני ההעלאה משום שהתנהגות המוצר והתנאים עשויים להשתנות.

עבור BookTranslator במיוחד:

1. וודא שהקובץ מותר על פי הכללים שלך;
2. העלה רק את עותק העבודה המינימלי והנקי;
3. השתמש בחשבון ובמכשיר המתאימים;
4. בדוק את המחיר ואת פרטי המשימה לפני התשלום;
5. הורד ובדוק את התרגום בהקדם;
6. הסר את רשומת ההסטוריה כאשר היא אינה נדרשת עוד; וכן
7. שמור את הוכחת המחיקה אם התהליך שלך דורש זאת.

אל תתייחס לפעולת מחיקה המיועדת למשתמש כהוכחה לגבי מערכות או חריגים שאינם מתוארים במדיניות הנוכחית. אם הפרויקט שלך דורש חלון שמירת נתונים חוזי, הסכם עיבוד נתונים, אזור ספציפי או בקרה מוסדרת, קבל אישור מפורש לפני ההעלאה.

8. הגן על הפלט המתורגם

הפלט ראוי בדרך כלל לאותה סיווג כמו המקור ועשוי ליצור סיכוני חשיפה חדשים:

• שם מוסתר עלול להופיע מחדש מתוך הערה מפוספסת או שכבת OCR;
• ממלא מקום עשוי להיות מורחב באופן עקבי למחצה;
• טקסט בשפת היעד עשוי לחשוף מידע לקהל רחב יותר;
• מטא-דאטה עשויה להיות מועתקת מהמקור; וכן
• קישור פלט עשוי להיות מועבר מחוץ לקבוצה המאושרת;
• קובץ דו-לשוני מכיל תוכן בשפת המקור ובשפת היעד.

בדקו את הפלט לפני השיתוף. חזרו על בדיקת הנתונים הנסתרים והמטא-דאטה בהתאם לפורמט של הקובץ. ודאו שההשחرات ומצייני המיקום נשמרו, ואז אחסנו אותו אך ורק במיקום המאושר עם בקרות הגישה הנדרשות.

אל תעלו את הפלט המתורגם לכלי אחר לצורך "ניקוי" מבלי לחזור על סקירת השירות במלואה. כל יעד חדש מהווה זרימת נתונים חדשה.

9. שמרו תיעוד ותוכנית מחיקה

רשומת ביקורת קלה צריכה לכלול:

• בעלי המקור והסמכות;
• סיווג ומטרה מותרת;
• שם הקובץ של העותק העובד או ה-hash שלו;
• נתונים שהוסרו או הוחלפו;
• תוצאת בדיקת התוכן הנסתר;
• השירות, כתובות ה-URL של המדיניות ותאריך הבדיקה;
• החשבון והיעד שבהם נעשה שימוש;
• מיקום הפלט ובעל הגישה;
• פעולת מחיקת הרשומה/הקובץ ותאריך המחיקה; וכן
• חריגים לא פתורים.

אל תמקמו את התוכן הרגיש עצמו ביומן הביקורת. היומן צריך להוכיח את תהליך קבלת ההחלטות מבלי להפוך לעותק שני של המסמך.

שער עצירה או העלאה של דקה אחת

עצרו לפני ההלאה אם מתקיים אחד מהתנאים הבאים:

• הרשאה או בעלות אינן ברורות;
• הקובץ מפר הסכם או כלל ארגוני;
• נותר תוכן רגיש מיותר;
• הערות, תיקונים, מטא-דאטה, שכבות, קבצים מצורפים או טקסט OCR לא נבדקו;
• נעשה שימוש בקופסה שחורה במקום בהשחרה אמיתית;
• מדיניות השירות הנוכחית אינה עומדת בבקה נדרשת;
• לפלט אין תוכנית אחסון ومחיקה מאושרת; أو
• אף אחד לא אחראי על הסלמת תקריות.

אם כל הפריטים עוברים, העלו את העותק המינימלי העובד בלבד – לא את קובץ האב – והתייחסו אל התוצאה המתורגמת כאל רגישה עד להשלמת שלבי הבדיקה והמחיקה שלה עצמה.