כיצד לתרגם מסמך Word תוך שמירה על הפורמט
שמרו על עיצובי Word, טבלאות, רשימות, כותרות עליונות ותחתונות, תמונות ומבנה DOCX הניתן לעריכה באמצעות תהליך עבודה מעשי לתרגום ולבקרת איכות.
תשובה מהירה: תרגמו את קובץ ה-DOCX, לא טקסט מועתק
כדי לתרגם מסמך Word בלי לאבד את הפורמט, העלו את קובץ ה-DOCX למתרגם DOCX שמכיר מסמכים, השאירו את קובץ המקור ללא שינוי, ובדקו את העותק המתורגם ב-Word. העתקת טקסט לתיבת צ'אט או למתרגם מוחקת עיצובים, מעברי מקטעים, מבנה טבלאות, כותרות עליונות ותחתונות, שדות, הערות וקשרי תמונות עוד לפני שהתרגום מתחיל.
המטרה הנכונה אינה צילום מסך ש"נראה בערך בסדר". הפלט צריך להישאר קובץ DOCX הניתן לעריכה ושמבנהו עדיין עובד.
מדוע DOCX בדרך כלל שורד טוב יותר מ-PDF
קובץ DOCX הוא חבילת ZIP המכילה XML מובנה, מדיה, עיצובים וקובצי קשרים. קובץ PDF הוא בדרך כלל קנבס עמודים קבוע. לכן DOCX חושף אובייקטים סמנטיים שמתרגם יכול לשמר:
- פסקאות ומקטעי טקסט;
- עיצובי כותרות וגוף בעלי שמות;
- רשימות והגדרות מספור;
- תאי טבלה ואזורים ממוזגים;
- מקטעים, כותרות עליונות ותחתונות;
- הערות שוליים והערות סיום;
- קישורים וקשרי מדיה;
- הערות ותיקונים;
- שדות ובקרות תוכן.
המבנה הזה הוא יתרון, לא הבטחה. קובצי Word שבנויים גרוע עדיין עלולים להיות שבריריים. מסמך שנבנה עם רווחים, טאבים, מעברי שורה ידניים, תיבות טקסט צפות ועיצוב ישיר יהיה הרבה יותר קשה לתרגם בצורה נקייה מאשר מסמך שנבנה עם עיצובים וטבלאות אמיתיות.
בדקו את מסמך המקור לפני ההעלאה
לפני העלאת הקובץ:
- שמרו עותק מקור נפרד.
- אשרו או דחו תיקונים רק אם בעל הבדיקה מאשר.
- החליטו אם הערות צריכות להישאר, להיות מתורגמות או להיות מוסרות.
- החליפו ריווח ידני בעיצוב פסקה וטבלה היכן שמעשי.
- השתמשו בעיצובי כותרות במקום בפסקאות גוף מודגשות.
- בדקו שהטבלאות הן טבלאות אמיתיות.
- עדכנו את תוכן העניינים ואת השדות.
- ודאו שהגופנים תומכים בשפת היעד.
- הסירו תוכן מוסתר או מיושן שאין לתרגם.
- פתחו את הקובץ פעם אחת ב-Word ותקנו כל אזהרת פגם קיימת.
בדיקת מוכנות אינה ניקוי קוסמטי. היא מסירה עמימות לגבי מהו מבנה ומהו מיקום חזותי מקרי.
תהליך עבודה שומר-פורמט שלב אחר שלב
- בחרו את אזור היעד, לא רק את השפה. צרפתית עבור צרפת וצרפתית עבור קנדה עשויות לדרוש מונחים ומוסכמות שונים.
- בנו מילון מונחים קצר לשמות, מונחי מוצר, הגדרות ומילים שחייבות להישאר ללא שינוי.
- העלו את קובץ ה-DOCX השלם אל מתרגם DOCX.
- תרגמו תחילה קובץ או קטע מייצג כאשר המסמך בסיכון גבוה.
- הורידו את קובץ ה-DOCX המתורגם תחת שם קובץ חדש.
- פתחו אותו ב-Word בשולחן העבודה באמצעות פריסת הדפסה.
- עדכנו שדות ואת תוכן העניינים.
- השוו מבנה, מספרים ומינוח מול המקור.
- הפעילו סקירה אנושית המתאימה להשלכות המסמך.
למסלול המובנה של Microsoft, פעלו לפי השלבים הרשמיים של תרגום מסמך Word שלם, ואז יישמו את אותה בדיקת איכות מבנית שלהלן.
השתמשו במבחן העומס ל-DOCX
הורידו את מבחן העומס לתרגום DOCX הסינתטי. הוא מכיל מבנים מרובים שתהליך עבודה של טקסט פשוט אינו יכול לשמר.
בדקו את המקור והפלט בשני ציונים נפרדים:
יכולת עריכה מבנית
- האם ניתן לערוך טקסט בלי להזיז עצמים לא קשורים?
- האם הכותרות עדיין מיוצגות על ידי סגנונות?
- האם תאי הטבלה נשארים תאים?
- האם הרשימות ממשיכות להסתמך נכון?
- האם כותרות עליונות ותחתונות שייכות למקטעים הנכונים?
נאמנות חזותית
- האם ההיררכיה ניתנת לזיהוי?
- האם טקסט כלשהו נחתך או חופף?
- האם התמונות נשארות עם הכיתובים שלהן?
- האם מעברי העמודים סבירים?
- האם הכתב של שפת היעד מוצג בגופן מתאים?
קובץ PDF שטוח שדומה למקור יכול לקבל ציון חזותי גבוה ובכל זאת להיכשל במשימת ה-DOCX, מכיוון שהוא כבר אינו ניתן לעריכה.
טבלאות, רשימות, תמונות ותיבות טקסט
טבלאות
השוו את מספר השורות, מספר העמודות, התאים הממוזגים, המספרים, היחידות וחזרת הכותרות. יש לאפשר לגובה השורה להתרחב בעת הצורך; אין להסתיר טקסט בשפת היעד כדי לשמור על גובה המקור.
רשימות
בדקו את המספור across מעברי מקטעים ורמות מקוננות. המספור של Word יכול להתחיל מחדש באופן בלתי צפוי כאשר פסקאות נבנות מחדש.
תמונות
אמתו את קשרי התמונות, המיקום, הגלישה, הכיתובים וטקסט החלופי. טקסט בתוך תמונה דורש תרגום מודע לתמונות; תרגום הטקסט הסמוך אינו משנה פיקסלים.
תיבות טקסט וצורות
אלה נקודות גלישה נפוצות. תרגום ארוך יותר עלול להיחתך בתוך צורה קבועה גם כאשר פסקאות רגילות תקינות.
כותרות עליונות, כותרות תחתונות, מספרי עמודים ומקטעים
Word יכול לאחסן כותרות עליונות ותחתונות שונות עבור:
- העמוד הראשון;
- עמודים אי-זוגיים וזוגיים;
- כל מקטע במסמך;
- קטעים לאורך ולרוחב.
עברו על לפחות עמוד אחד מכל קטע. בדקו את שדות מספרי העמודים לאחר הוספה או מחיקה של עמודים. כותרת עליונה שנראית תקינה בעמוד הראשון עשויה עדיין להיעדר בנספח.
התרחבות התרגום ועימוד
העימוד ישתנה לעתים קרובות. זו אינה בהכרח תקלה בעיצוב.
קבלו שינוי במספר העמודים כאשר:
- כל התוכן נשאר קיים;
- כותרות נשארות עם התוכן שאחריהן;
- טבלאות נשברות בין עמודים באופן הגיוני;
- הערות שוליים נשארות משויכות לסימניהן;
- הפניות צולבות ושדות תוכן העניינים מתעדכנים.
התייחסו לכך כאל תקלה כאשר טקסט נחתך, גודל הגופן הופך לבלתי קריא, כותרת נותרת בודדת, או ששורת טבלה מפוצלת לחסרת פשר.
רשימת בדיקה לעיצוב לאחר התרגום
- הקובץ נפתח ללא אזהרת תיקון.
- הפלט הוא DOCX הניתן לעריכה.
- היררכיית הכותרות תואמת למקור.
- רשימות שומרות על הסדר והקינון.
- טבלאות שומרות על רשומות, ערכים ותאים ממוזגים.
- תמונות, כיתובים וטקסט חלופי נשארים מחוברים.
- כותרות עליונות ותחתונות פועלות בכל קטע.
- מספרי עמודים, תוכן עניינים, כיתובים והפניות צולבות מתעדכנים.
- הערות ותיקונים תואמים למדיניות הסקירה שנבחרה.
- גופנים תומכים בכל תו של שפת היעד.
- לא נותר טקסט מקור מוסתר או לא מתורגם באופן בלתי צפוי.
כשלים נפוצים ותיקוניהם
| כשל | סיבה סבירה | תיקון |
|---|---|---|
| הכותרת נראית תקינה אך תוכן העניינים מפספס אותה | עיצוב ישיר החליף סגנון כותרת | החל מחדש את סגנון הכותרת הסמנטי |
| שורות טבלה הופכות לפסקאות | תהליך המרה לטקסט פשוט או חלש | חזור לתרגום DOCX ללא פגע |
| מספרי העמודים שגויים | השדות לא עודכנו | עדכן את כל השדות ב-Word |
| ההערות נעלמות | תוכן הביקורת שטוח או הוחרג | שחזר מהמקור ופעל לפי מדיניות עדכונים |
| תווים בשפת היעד מוצגים כריבועים | לגופן חסרים גליפים | החל וטמיע גופן מתאים |
| הקובץ הופך ל-PDF לקריאה בלבד | תהליך העבודה לא החזיר DOCX | השתמש במתרגם שמקבל קובץ ומחזיר DOCX |
עבור קבצים עתירי עדכונים, הרץ את מבחן העמידות לסקירת DOCX לפני שאתה מתחייב לכלי. דחה פלט שמקבל עדכונים בשקט, מאבד הערות, משנה מטא-נתונים של סוקרים או מנתק עוגני הערות.
פוסטים קשורים
