Jak przetłumaczyć dokument Word, zachowując formatowanie

Szybka odpowiedź: tłumacz plik DOCX, a nie skopiowany tekst

Aby przetłumaczyć dokument Word bez utraty formatowania, prześlij plik DOCX do narzędzia obsługującego dokumenty, takiego jak Tłumacz DOCX, pozostaw plik źródłowy bez zmian i sprawdź przetłumaczoną kopię w programie Word. Skopiowanie tekstu do okna czatu lub translatora powoduje utratę stylów, podziałów sekcji, struktury tabel, nagłówków, stopek, pól, komentarzy i powiązań z obrazami, jeszcze zanim rozpocznie się tłumaczenie.

Właściwym celem nie jest zrzut ekranu, który „wygląda w miarę dobrze”. Wynik powinien pozostać edytowalnym plikiem DOCX, którego struktura nadal działa.

Dlaczego DOCX zwykle radzi sobie lepiej niż PDF

DOCX to pakiet ZIP zawierający ustrukturyzowany XML, multimedia, style i pliki relacji. PDF to zwykle stały obszar strony. DOCX udostępnia więc obiekty semantyczne, które tłumacz może zachować:

• akapity i fragmenty tekstu;
• nazwane style nagłówków i tekstu głównego;
• listy i definicje numeracji;
• komórki tabel i scalone obszary;
• sekcje, nagłówki i stopki;
• przypisy dolne i końcowe;
• hiperłącza i relacje z multimediami;
• komentarze i zmiany;
• pola i kontrolki zawartości.

Ta struktura jest zaletą, a nie gwarancją. Źle zbudowane pliki Word mogą być nadal kruche. Dokument utworzony za pomocą spacji, tabulatorów, ręcznych podziałów wiersza, pływających pól tekstowych i formatowania bezpośredniego jest znacznie trudniejszy do czystego przetłumaczenia niż dokument oparty na stylach i prawdziwych tabelach.

Sprawdź dokument źródłowy przed tłumaczeniem

Przed przesłaniem pliku:

1. Zapisz osobną kopię źródłową.
2. Zaakceptuj lub odrzuć zmiany tylko wtedy, gdy zatwierdzi to osoba odpowiedzialna za przegląd.
3. Ustal, czy komentarze mają pozostać, zostać przetłumaczone czy usunięte.
4. Zastąp ręczne odstępy formatowaniem akapitów i tabel, tam gdzie to praktyczne.
5. Używaj stylów nagłówków zamiast pogrubionych akapitów tekstu głównego.
6. Sprawdź, czy tabele są prawdziwymi tabelami.
7. Zaktualizuj spis treści i pola.
8. Potwierdź, że czcionki obsługują język docelowy.
9. Usuń ukrytą lub nieaktualną treść, która nie powinna być tłumaczona.
10. Otwórz plik raz w programie Word i napraw wszelkie istniejące ostrzeżenia o uszkodzeniu.

Preflight to nie kosmetyczne porządki. Usuwa niejasność co do tego, co jest strukturą, a co przypadkowym pozycjonowaniem wizualnym.

Proces krok po kroku z zachowaniem formatowania

1. Wybierz ustawienia regionalne docelowe, a nie tylko język. Francuski dla Francji i francuski dla Kanady mogą wymagać innych terminów i konwencji.
2. Zbuduj krótki glosariusz nazw, terminów produktowych, definicji i słów, które muszą pozostać niezmienione.
3. Prześlij nienaruszony plik DOCX do DOCX Translator.
4. W przypadku dokumentów wysokiego ryzyka najpierw przetłumacz reprezentatywny plik lub sekcję.
5. Pobierz przetłumaczony plik DOCX pod nową nazwą.
6. Otwórz go w programie Word na komputerze, używając widoku układu wydruku.
7. Zaktualizuj pola i spis treści.
8. Porównaj strukturę, liczby i terminologię z oryginałem.
9. Przeprowadź przegląd przez człowieka odpowiedni do konsekwencji dokumentu.

W przypadku wbudowanej metody Microsoft postępuj zgodnie z oficjalnymi krokami Tłumaczenie całego dokumentu Word, a następnie zastosuj tę samą kontrolę strukturalną opisaną poniżej.

Użyj testu obciążeniowego DOCX

Pobierz syntetyczny test obciążeniowy tłumaczenia DOCX. Zawiera on wiele struktur, których nie może zachować proces pracy z czystym tekstem.

Przetestuj źródło i wynik za pomocą dwóch oddzielnych ocen:

Edytowalność strukturalna

• Czy możesz edytować tekst bez przesuwania niepowiązanych obiektów?
• Czy nagłówki są nadal reprezentowane przez style?
• Czy komórki tabeli nadal są komórkami?
• Czy listy zachowują prawidłową numerację?
• Czy nagłówki i stopki należą do właściwych sekcji?

Wierność wizualna

• Czy hierarchia jest rozpoznawalna?
• Czy jakiś tekst jest obcięty lub nachodzi na siebie?
• Czy obrazy pozostają ze swoimi podpisami?
• Czy podziały stron są rozsądne?
• Czy docelowy zestaw znaków jest renderowany odpowiednią czcionką?

Spłaszczony plik PDF przypominający źródło może wypaść dobrze wizualnie, a mimo to nie spełnić zadania w formacie DOCX, ponieważ nie można go już edytować.

Tabele, listy, obrazy i pola tekstowe

Tabele

Porównaj liczbę wierszy, liczbę kolumn, scalone komórki, liczby, jednostki i powtarzanie nagłówków. W razie potrzeby pozwól wysokości wiersza się zwiększyć; nie ukrywaj tekstu docelowego, aby zachować wysokość źródłową.

Listy

Sprawdź numerację na granicach sekcji i na poziomach zagnieżdżenia. Numeracja w programie Word może nieoczekiwanie się zresetować, gdy akapity są odtwarzane.

Obrazy

Zweryfikuj powiązania obrazów, położenie, zawijanie, podpisy i tekst alternatywny. Tekst wewnątrz obrazu wymaga tłumaczenia uwzględniającego obraz; przetłumaczenie pobliskiej treści nie zmienia pikseli.

Pola tekstowe i kształty

To częste miejsca przepełnienia. Dłuższe tłumaczenie może zostać obcięte wewnątrz stałego kształtu, nawet gdy zwykłe akapity są w porządku.

Nagłówki, stopki, numery stron i sekcje

Program Word może przechowywać różne nagłówki i stopki dla:

• pierwszej strony;
• stron nieparzystych i parzystych;
• każdej sekcji dokumentu;
• sekcje zorientowane pionowo i poziomo.

Sprawdź co najmniej jedną stronę z każdej sekcji. Zweryfikuj pola numeracji stron po dodaniu lub usunięciu stron. Nagłówek, który wygląda poprawnie na pierwszej stronie, może wciąż brakować w załączniku.

Rozszerzenie tekstu przy tłumaczeniu a paginacja

Paginacja często się zmieni. To nie jest automatycznie błąd formatowania.

Zaakceptuj zmianę liczby stron, gdy:

• cała treść pozostaje obecna;
• nagłówki pozostają z następującą po nich treścią;
• tabele dzielą się między stronami w rozsądny sposób;
• przypisy pozostają powiązane ze swoimi odnośnikami;
• odsyłacze i pola spisu treści są zaktualizowane.

Uznaj to za błąd, gdy tekst jest obcięty, rozmiar czcionki staje się nieczytelny, nagłówek zostaje osamotniony lub wiersz tabeli zostaje podzielony w sposób pozbawiony sensu.

Lista kontrolna formatowania po tłumaczeniu

• Plik otwiera się bez ostrzeżenia o naprawie.
• Wynikiem jest edytowalny plik DOCX.
• Hierarchia nagłówków odpowiada źródłu.
• Listy zachowują kolejność i zagnieżdżenie.
• Tabele zachowują rekordy, wartości i scalone komórki.
• Obrazy, podpisy i tekst alternatywny pozostają połączone.
• Nagłówki i stopki działają w każdej sekcji.
• Numery stron, spis treści, podpisy i odsyłacze są zaktualizowane.
• Komentarze i zmiany są zgodne z wybraną polityką przeglądu.
• Czcionki obsługują wszystkie znaki języka docelowego.
• Żaden ukryty lub nieprzetłumaczony tekst źródłowy nie pozostaje nieoczekiwanie.

Częste błędy i poprawki

W przypadku plików z dużą liczbą poprawek przed wyborem narzędzia przeprowadź test obciążeniowy przeglądu DOCX. Odrzuć wynik, który po cichu akceptuje poprawki, gubi komentarze, zmienia metadane recenzenta lub odłącza kotwice komentarzy.