Belge Çevirisi Gizlilik Kontrol Listesi: Dosya Yüklemeden Önce Nelere Bakılmalı

Çeviri için bir belge yüklemeden önce dört soruyu yanıtlayın: belgeyi işlemeye izniniz var mı, çevirmenin ihtiyaç duy hizmet dışı bırakılabilecek bilgileri çıkarabilir misiniz, hizmet dosya ile gerçekten ne yapıyor ve çevrilen çıktıyı nasıl kontrol edeceksiniz? Yanıtlardan herhangi biri bilinmiyorsa yükleme işleminden önce durun.

Şu belgeyi indirin: belge çevirisi gizlilik kontrol listesi. Bunu tam çalışma kopyası ve mevcut hizmet politikası için doldurun. Dosya, hedef, hesap veya politika değiştiğinde eski bir onayı yeniden kullanmayın.

1. Yükleme ve Çeviri Yetkisini Onaylayın

Bir kopyaya sahip olmak her zaman onu yükleme, çevirme veya dağıtma iznine sahip olmakla aynı şey değildir. Kaynağı ve geçerli olan yetkiyi belirleyin:

• kendi yayımlanmamış taslağınız;
• çeviri için lisanslanmış bir eser;
• bir işveren veya müşteri belgesi;
• bir veri kullanım veya gizlilik anlaşması kapsamındaki araştırma;
• bir sözleşme, yasal kayıt, finansal dosya veya tıbbi belge;
• kamu malı bir eser; veya
• başka bir kişiden alınan bir belge.

Sahibini, izni, amaçlanan kullanımı, izin verilen hizmet veya bölge kısıtlamalarını ve iş akışını onaylayan kişiyi kaydedin. Bir anlaşma üçüncü taraf işlemeyi veya harici bulut hizmetlerini yasaklıyorsa, metin gizlileştirme sorunu otomatik olarak çözmez.

Şifrelenmiş veya parola korumalı materyalleri kontrollerini atlayarak yüklemeyin. Belge sahibinin süreci aracılığıyla yetkili bir çalışma kopyası oluşturun.

2. Hizmet Politikasını Okumadan Önce Dosyayı Sınıflandırın

Dosyadaki herhangi bir yerdeki en yüksek riskli bilgileri listeleyin:

• isimler, iletişim bilgileri, imzalar, kimlikler veya hesap numaraları;
• sağlık, istihdam, eğitim veya finansal kayıtlar;
• gizli iş planları, ürün tasarımları veya kaynak materyaller;
• hukuki danışmanlık, dava materyalleri veya imtiyazlı iletişimler;
• yayımlanmamış araştırmalar, hakem yorumları, katılımcı verileri veya ambargolu sonuçlar;
• kimlik bilgileri, özel anahtarlar, erişim belirteçleri veya dahili URL'ler; ve
• bir sözleşme, yasa, hibe, etik kurul veya kurumsal politika tarafından kontrol edilen bilgiler.

Sınıflandırma ilk sırada gelir çünkü çevrimiçi bir çeviri hizmetinin kabul edilebilir bir hedef olup olmadığını belirler. Olumlu bir gizlilik bildirimi, sözleşmenizin veya kuruluşunuzun işleme kurallarının önüne geçmez.

Dosyayı güvenle sınıflandıramıyorsanız, onu sıradan bir metin gibi değerlendirmek yerine sahibine veya veri koruma sorumlusuna danışın.

3. Minimum Çalışma Kopyası Oluşturun

Sadece işin gerektirdiği kısımları çevirin. Asıl dosya üzerinden değil, bir kopya üzerinden çalışın.

Şunları kaldırmayı düşünün:

• ilgisiz sayfalar veya ekler;
• kullanılmayan çalışma sayfaları, slaytlar veya ekler;
• anlam için gerekli olmayan kişisel iletişim bilgileri;
• imzalar ve hesap tanımlayıcıları;
• toplu metin yeterli olduğunda katılımcı düzeyindeki veriler;
• yorumlar ve dahili inceleme tartışmaları;
• eski belge sürümleri; ve
• çeviri amacı taşımayan gömülü dosyalar.

Bir tanımlayıcının tutarlı kalması gerektiğinde, örneğin [PARTICIPANT_014] veya [CLIENT_A] gibi sabit yer tutucular kullanın. Eşlemeyi çevrimdışı ve yüklenen dosyadan ayrı tutun. İncelemecilerin aynı varlığın tutarlı kaldığını doğrulaması gerektiğinde belirsiz yer değiştirme metinleri kullanmayın.

Veri minimizasyonu riski azaltır ancak doğru çeviri için gereken bağlamı da ortadan kaldırabilir. Nelerin kaldırıldığını kaydedin ve kalan metnin hala yorumlanabilir olduğunu teyit edin.

4. DOCX ve Office Dosyalarındaki Gizli İçeriği İnceleyin

“İşaretleme Yok” seçeneği izlenen değişiklikleri kaldırmaz. Microsoft, Değişiklikleri İzle belgelerinde işaretlemeyi gizlemenin yalnızca görünümü değiştirdiğini ve çözümlenmemiş değişikliklerin belge açıldığında tekrar görünebileceğini belirtmektedir.

Microsoft'un Belge Denetçisi kılavuzu normal görünümde kalabilecek içerikleri listeler, bunlara dahildir:

• açıklamalar, düzeltme işaretleri, sürümler ve mürekkep notları;
• yazar, son kaydeden, e-posta, yönlendirme ve şablon özellikleri;
• üstbilgiler, altbilgiler ve filigranlar;
• gizli metin;
• özel XML verileri;
• görünmez nesneler; ve
• belge sunucusu veya iş akışı özellikleri.

Mevcut Belge Denetçisi'ni bir kopya üzerinde çalıştırın. "Tümünü Kaldır" seçeneğini seçmeden önce sonuçları gözden geçirin, çünkü Microsoft bazı kaldırma işlemlerinin geri alınamayacağını ve denetçinin içeriğin gizlenebileceği her yolu algılayamayacağını belirtmektedir.

Kopyayı temizledikten sonra:

1. kaydedin, kapatın ve yeniden açın;
2. denetçiyi tekrar çalıştırın;
3. bilinen hassas terimleri arayın;
4. üstbilgileri, altbilgileri, açıklamaları ve düzeltme bölmelerini inceleyin; ve
5. dosyanın çeviri için gereken içeriği hâlâ içerdiğini doğrulayın.

Gizlilik denetimi geçildikten sonra Word belge çevirisi iş akışı kullanın.

5. Siyah Kutular Çizmek Yerine PDF'leri Sansürleyin

Metni bir dikdörtgenle örtmek, rengini beyaza çevirmek, bir sayfanın kırpılması veya bir ekran görüntüsünün düzleştirilmesi güvenilir bir sansürleme yöntemi değildir. Alttaki metin veya nesne aranabilir, seçilebilir, dışarı aktarılabilir ya da kurtarılabilir durumda kalabilir.

Adobe'nin güncel sansürlenebilir PDF verileri listesi görünür metinleri, görüntüleri, form alanlarını, üst verileri, ekleri, yer imlerini, açıklamaları, gizli metin ve katmanları, gömülü dizinleri, kırpılmış veya silinmiş içeriği, bağlantıları, eylemleri, JavaScript'i ve çakışan nesneleri içerir. Bunun Acrobat sansürleme iş akışı, içeriği işaretlemeyi sansürlemenin uygulanmasından ayırır ve gizli bilgiler için temizleme imkanı sunar.

PDF çalışma kopyası için:

1. görünür ve gizli hassas bilgileri envantere kaydedin;
2. metinleri, görselleri veya sayfaları işaretlemek için gerçek bir sansürleme aracı kullanın;
3. sansürleri uygulayın;
4. gerekli olduğunda gizli bilgileri temizleyin;
5. yeni bir dosya olarak kaydedin;
6. yeniden açıp arayın, seçin, kopyalayın ve özellikleri inceleyin; ve
7. yüksek riskli bir dosyayı ikinci bir kişiye doğrulattırın.

OCR, incelenecek başka bir metin katmanı oluşturur. Taranmış bir sayfa sansürlenmiş gibi görünebilir, ancak OCR metni hâlâ orijinal tanımlayıcıyı içerebilir. Yalnızca görsel içeren dosyalar için gizlilik denetimini şu adımdan önce uygulayın: taranmış PDF çeviri iş akışı.

6. Hizmeti Bir Veri Akışı Olarak İnceleyin

Yükleme anındaki güncel gizlilik politikasını ve şartları okuyun. Bir arama sonucuna, eski bir ekrana veya genel bir “güvenli” rozetine güvenmeyin.

Şu soruların yanıtlarını kaydedin:

• Hangi içerik yükleniyor ve hangi hesap verileri ekleniyor?
• İçerik yalnızca talep edilen hizmet için mi kullanıl cardí, yoksa model eğitimi veya ürün iyileştirme için de kullanılıyor mu?
• Hangi işlemciler veya model sağlayıcıları bunu alabilir?
• Nerede işleniyor ve saklanıyor?
• Veriler aktarım sırasında ve bekleme halindeyken şifreleniyor mu?
• Kaynak dosyalar, çıktılar, günlükler ve geçmiş ne kadar süreyle saklanıyor?
• Kullanıcı bir kaydı ve ilişkili dosyalarını silebilir mi?
• Yedeklemeler veya yasal saklama istisnaları açıklanmış mı?
• Destek veya kötüye kullanım incelemesi için dosyaya kim erişebilir?
• Politika değişiklikleri nasıl bildiriliyor?
• Hangi iletişim veya olay süreci sağlanıyor?

Politika URL'sini ve gözden geçirme tarihini kaydedin. Cevap yoksa, pazarlama dilini bir garantiye dönüştürmek yerine bilinmeyen olarak işaretleyin.

7. Aynı İncelemeyi BookTranslator'a Uygulayın

Bu makale hazırlandığı sırada BookTranslator'ın güncel Gizlilik Politikası yüklenen kitapların ve çevrilen çıktının AI modellerini eğitmek için kullanılmadığını, çeviri kayıtlarının ve ilgili dosyaların kullanıcıların Geçmiş'e dönüp tamamlanan çalışmayı indirebilmesi için sınırlı bir süre saklandığını ve Geçmiş'ten bir kaydın silinmesinin ilgili dosyaları da BookTranslator'ın sunucularından sildiğini belirtmektedir. Politika ayrıca tam saklama penceresinin hesap durumuna veya plana bağlı olabileceğini belirtmekte ve önemli sonuçların derhal indirilmesini tavsiye etmektedir.

"Asla depolanmaz" ifadesinden bu ifadeler daha dar ve daha kullanışlıdır. Ürün davranışı ve koşullar değişebileceğinden, yükleme yapmadan önce canlı politikayı tekrar kontrol edin.

Özellikle BookTranslator için:

1. dosyanın kendi kurallarınız tarafından izin verildiğini onaylayın;
2. yalnızca minimum temizlenmiş çalışma kopyasını yükleyin;
3. uygun hesap ve cihazı kullanın;
4. ödeme yapmadan önce fiyatı ve görev detaylarını inceleyin;
5. çeviriyi derhal indirip inceleyin;
6. artık gerekmediğinde Geçmiş kaydını kaldırın; ve
7. süreciniz gerektiriyorsa silme kanıtını saklayın.

Kullanıcı odaklı bir silme eylemini, güncel politika tarafından açıklanmayan sistemler veya istisnalar hakkında kanıt olarak değerlendirmeyin. Projeniz sözleşmeye dayalı bir saklama penceresi, veri işleme sözleşmesi, belirli bir bölge veya düzenlemeye tabi kontrol gerektiriyorsa, yüklemeden önce açık onay alın.

8. Çevrilen Çıktıyı Koruyun

Çıktı normalde kaynakla aynı sınıflandırmayı hak eder ve yeni ifşa riskleri yaratabilir:

• gizlenen bir isim, kaçırılan bir yorumdan veya OCR katmanından yeniden ortaya çıkabilir;
• bir yer tutucu tutarsız bir şekilde genişletilebilir;
• hedef dildeki metin bilgileri daha geniş bir kitleye açabilir;
• meta veriler kaynaktan kopyalanabilir;
• bir çıktı bağlantısı onaylanan grubun dışına iletilebilir; ve
• çift dilli bir dosya hem kaynak hem de hedef içeriği barındırır.

Paylaşmadan önce çıktıyı gözden geçirin. Biçimine uygun olarak gizli veri ve meta veri denetimini tekrarlayın. Redaksiyonların ve yer tutucuların korunduğunu onaylayın, ardından dosyayı yalnızca onaylanan konumda ve gerekli erişim kontrolleriyle saklayın.

Çevrilen çıktıyı, tüm hizmet incelemesini tekrarlamadan "temizlik" amacıyla başka bir araca yüklemeyin. Her yeni hedef, yeni bir veri akışıdır.

9. Kanıt ve Silme Planı Bulundurun

Hafif bir denetim kaydı şunları içermelidir:

• kaynak sahibi ve yetki;
• sınıflandırma ve izin verilen amaç;
• çalışma kopyasının dosya adı veya hash değeri;
• kaldırılan veya değiştirilen veriler;
• gizli içerik denetim sonucu;
• hizmet, politika URL'leri ve inceleme tarihi;
• kullanılan hesap ve hedef;
• çıktı konumu ve erişim sahibi;
• kayıt/dosya silme işlemi ve tarihi; ve
• çözülmemiş istisnalar.

Hassas içeriğin kendisini denetim günlüğüne koymayın. Günlük, belgenin ikinci bir kopyası haline gelmeden karar sürecini kanıtlamalıdır.

Bir Dakikalık Durdur veya Yükle Kapısı

Şu durumlardan herhangi biri geçerliyse yüklemeden önce durun:

• izin veya sahiplik belirsizse;
• dosya bir anlaşmayı veya kurumsal kuralı ihlal ediyorsa;
• gereksiz hassas içerik kalmışsa;
• yorumlar, revizyonlar, meta veriler, katmanlar, ekler veya OCR metni denetlenmediyse;
• gerçek redaksiyon yerine kara kutu kullanıldıysa;
• mevcut hizmet politikası gerekli bir kontrolü karşılamıyorsa;
• çıktı için onaylanmış bir saklama ve silme planı yoksa; veya
• olay tırmandırmasının sorumlusu kimse değilse.

Her madde onaylanırsa, ana kopyayı değil, minimum çalışan kopyayı yükleyin ve çevrilen sonucu kendi inceleme ve silme adımları tamamlanana kadar hassas olarak ele alın.