Cách dịch tham chiếu chéo và trường trong Word mà không để lại kết quả lỗi thời

Tham chiếu chéo trong Word không hẳn là văn bản thông thường. Những từ ngữ bạn nhìn thấy có thể là kết quả được lưu trữ tạo ra từ một dấu trang (bookmark) hoặc cấu trúc tài liệu khác. Hãy dịch văn bản nguồn mà trường phụ thuộc vào, bảo toàn mục tiêu nội bộ của nó và kiểm tra kết quả sau khi cập nhật tài liệu cuối cùng. Việc chỉ chỉnh sửa kết quả hiển thị có thể khiến bản dịch trông có vẻ hoàn chỉnh cho đến lần làm mới trường tiếp theo.

Hướng dẫn này tập trung vào quy trình kiểm tra tính phụ thuộc đó. Đối với kiểu định dạng (styles), bảng biểu, dấu ngắt phần và khâu chuẩn bị tệp có thể chỉnh sửa nói chung, hãy bắt đầu với quy trình định dạng Word.

Tách biệt mã lệnh, mục tiêu và kết quả hiển thị

Hãy xem mỗi tham chiếu bao gồm ba thành phần:

• Câu lệnh (Instruction): nội dung Word cần tính toán hoặc truy xuất.
• Mục tiêu (Target): văn bản được đánh dấu trang, tiêu đề, chú thích hoặc nguồn khác được câu lệnh đó sử dụng.
• Kết quả hiển thị (Displayed result): nội dung tài liệu hiện đang hiển thị, vốn có thể đã lỗi thời.

Microsoft giải thích rằng các tham chiếu chéo thực chất là các trường và Word theo dõi các mục được tham chiếu thông qua các dấu trang ẩn. Trên ứng dụng Word dành cho Windows trên máy tính, phím tắt Alt+F9 dùng để chuyển đổi qua lại giữa câu lệnh trường và kết quả hiển thị. Câu lệnh không phải là một câu văn để gửi đi dịch. Hãy tham khảo tài liệu về tham chiếu chéo.

Ví dụ: một tham chiếu có thể truy xuất văn bản của phần chú thích. Việc dịch phần hiển thị của tham chiếu sang tiếng Pháp trong khi vẫn để nguyên chú thích nguồn bằng tiếng Anh sẽ không thiết lập được mối phụ thuộc bằng tiếng Pháp. Hãy giữ nguyên định danh mục tiêu và dịch đúng chú thích nguồn; sau đó kiểm tra lại kết quả được tạo ra sau khi làm mới.

Kiểm tra trên một mẫu thử nhỏ trước khi xử lý báo cáo dài

Tải xuống tệp mẫu trường tiếng Anhtổng hợp, biến thể nguồn đã bản địa hóacủa tệp đó, cùng với CSV kiểm kê trường. Ghi chú mẫu thử ghi lại các giới hạn của tệp này.

Đây là các ví dụ cấu trúc tối giản, không phải tệp của khách hàng hay kết quả đầu ra từ BookTranslator. Chúng tôi đã kiểm tra cấu trúc ZIP/XML của chúng, nhưng chưa kiểm tra khả năng hiển thị trên Word cho máy tính để bàn, việc làm mới trường hoặc quy trình dịch thuật hai chiều. Chúng cố tình chứa các giá trị trang đã cũ và một đích đến bị thiếu. Chúng không phải là các tài liệu hoàn chỉnh.

Sự khác biệt đáng kể giữa các gói tệp là nguồn phụ đề được đánh dấu bookmark:

Phần hiển thị tiếng Anh không thay đổi trong gói tệp thứ hai làm rõ sự khác biệt: việc thay đổi nguồn và tạo lại kết quả của nguồn đó là hai thao tác riêng biệt. Nó không chứng minh rằng Word hay một trình dịch đã thực hiện thành công việc tạo lại.

Tài liệu tham chiếu SimpleField trong OpenXML của Microsoft mô tả thuộc tính câu lệnh (instruction attribute) và nội dung con của cấu trúc trường này. Các tệp DOCX thực tế cũng có thể biểu diễn các trường thông qua các đoạn run riêng biệt: bắt đầu, câu lệnh, phân tách và kết thúc. Đừng cho rằng mọi trường đều có thể được tìm thấy chỉ bằng cách tìm kiếm một phần tử XML duy nhất.

Lập danh mục kiểm kê trường, không chỉ đếm số từ

Sử dụng các tiêu chí phân biệt sau đây khi rà soát một báo cáo, luận văn hoặc tài liệu hướng dẫn:

Ghi lại khu vực, câu lệnh, mục tiêu, cách diễn đạt dự kiến trong ngôn ngữ đích và quyết định xác minh. Một trường được yêu cầu giữ nguyên dạng số sẽ cần cách kiểm tra khác với trường tái tạo cả một đoạn văn bản.

Đây cũng là nơi các quyết định không dịch phát huy vai trò quan trọng. Tên bookmark nội bộ là định danh, không phải nhãn dành cho người đọc. Đổi tên bookmark một cách tùy tiện có thể làm ngắt kết nối các tham chiếu liên quan. Nếu mẫu tài liệu đòi hỏi phải chuyển đổi cấu trúc, hãy xử lý đó như một tác vụ biên tập riêng biệt chứ không phải việc thay thế ngôn ngữ thông thường.

Dịch, tạo lại, sau đó xác minh bố cục cuối cùng

Hãy thao tác trên một bản sao và giữ lại bản gốc để tiện so sánh. Trình tự khuyến nghị của chúng tôi là:

1. Kiểm tra các trường và đích tham chiếu hiện có trước khi dịch. Ghi nhận lại các lỗi đã có từ trước để tránh nhầm lẫn chúng với lỗi mới phát sinh.
2. Dịch phần nội dung chính, tiêu đề, chú thích và các nhãn mô tả đã duyệt. Giữ nguyên các câu lệnh trường, danh tính chuỗi và đích nội bộ trừ khi chủ sở hữu tài liệu yêu cầu rõ ràng việc thay đổi cấu trúc.
3. Hoàn tất việc chỉnh sửa bố cục ngôn ngữ đích trước khi chốt kết quả dựa trên số trang. Tiêu đề dài hơn hoặc cách ngắt dòng khác đi có thể làm thay đổi vị trí xuất hiện của trang đích.
4. Tạo lại các trường tương ứng trong ứng dụng biên tập.
5. So sánh kết quả với danh mục kiểm kê, bao gồm cả điểm đến tham chiếu thực tế.
6. Lưu, mở lại và kiểm tra kỹ phiên bản bàn giao thay vì chỉ dựa vào giao diện chỉnh sửa chưa lưu.

Đối với Word trên máy tính Windows, tài liệu của Microsoft hướng dẫn chọn toàn bộ nội dung bằng Ctrl+A, sau đó nhấn F9. Các bảng có chứa công thức có thể cần phải được bôi đen và làm mới riêng. Nếu các tiêu đề đã thay đổi, hãy chọn cập nhật toàn bộ bảng cho mục lục thay vì chỉ cập nhật số trang. Kiểm tra các khu vực khác một cách riêng biệt; đừng coi việc đã bôi đen phần thân tài liệu là bằng chứng cho thấy đầu trang, chân trang hoặc mọi trường khác đều đã được kiểm tra. Những hướng dẫn này không phải là phím tắt vạn năng cho mọi nền tảng hoặc trình chỉnh sửa. Hãy tham khảo hướng dẫn cập nhật trường của Microsoft.

Sửa chữa mối liên kết, không phải diễn đạt lại thông báo lỗi

Ba trường hợp lỗi sau cần có các cách xử lý khác nhau:

• Văn bản bằng ngôn ngữ cũ lại xuất hiện sau khi làm mới. Hãy kiểm tra đối tượng nguồn. Trong tài liệu mẫu, nguồn chú thích và nội dung hiển thị REF được lưu trữ có thể kiểm tra độc lập; đừng liên tục chắp vá kết quả hiển thị mà lại bỏ qua nguồn của nó.
• Tham chiếu trang vẫn hiển thị số trang cũ. Hãy kiểm tra vị trí của đối tượng trong bố cục cuối cùng và tạo lại trường tương ứng. Số trang bị thay đổi vẫn có thể là chuẩn xác dù nó khác với bản gốc.
• Đối tượng đích không còn tồn tại. Hãy khôi phục hoặc tạo lại đối tượng đích dự kiến rồi dựng lại tham chiếu nếu cần. Việc dịch thông báo lỗi không giúp khôi phục lại bookmark.

Tài liệu hướng dẫn khắc phục sự cố bookmark của Microsoft giải thích rõ việc chỉnh sửa và xóa bookmark có thể ảnh hưởng đến các tham chiếu như thế nào. Đối tượng MissingTarget trong tài liệu mẫu đã được cố tình lược bỏ: không bản dịch nào của văn bản giữ chỗ có thể biến nó thành một điểm đến hợp lệ.

Đừng chuyển đổi toàn bộ tham chiếu thành văn bản tĩnh chỉ để làm cho tài liệu trông có vẻ chỉn chu. Điều đó có thể chấp nhận được nếu có yêu cầu rõ ràng về việc bàn giao bản tĩnh, nhưng nó sẽ loại bỏ sự liên kết động vốn rất cần thiết cho một báo cáo có thể chỉnh sửa. Hãy giữ lại một bản gốc có thể chỉnh sửa và ghi chú lại bất kỳ bản bàn giao nào đã được chuyển thành văn bản tĩnh có chủ đích.

Nghiệm thu tệp theo hành vi chức năng, không chỉ theo hình thức

Trước khi bàn giao, cần đưa ra quyết định dứt khoát cho từng mục trong danh sách rà soát:

• Đối tượng đích vẫn tồn tại và thể hiện đúng tiêu đề, chú thích hoặc đoạn văn dự kiến.
• Cách diễn đạt hiển thị bắt nguồn từ nguồn ngôn ngữ đích đã được phê duyệt, chứ không phải từ bộ nhớ đệm cũ.
• Thứ tự sắp xếp và các tham chiếu số trang hoàn toàn khớp với tài liệu cuối cùng.
• Các công thức trong bảng khớp với kết quả kiểm tra số liệu độc lập.
• Không có lỗi tham chiếu chưa giải quyết nào bị che giấu bằng văn bản đã dịch hoặc văn bản thay thế thủ công.
• Mọi tham chiếu tĩnh đều là có chủ đích và đã được ghi nhận rõ ràng.

Bảng trong tài liệu mẫu dùng 2 + 3 = 5 chỉ nhằm giúp bạn dễ dàng kiểm tra sự phụ thuộc của công thức. Đây không phải là bằng chứng về độ chính xác kế toán, và các phần giữ chỗ số trang của nó cũng không đại diện cho kết quả phân trang thực tế dự kiến.

Đối với tệp DOCX thực tế cần một bản dịch nháp cho toàn bộ tệp, quy trình xử lý DOCX của BookTranslator là một bước tiếp theo khả thi. Hướng dẫn này không khẳng định rằng BookTranslator bảo toàn hoặc làm mới mọi trường Word, dấu trang, mục lục hay công thức. Hãy kiểm tra một tệp đại diện và hoàn tất các bước kiểm tra ở cấp độ trường trước khi tin cậy vào kết quả đầu ra. Hãy so sánh các công cụ theo tiêu chí nghiệm thu này bằng cách sử dụng hướng dẫn lựa chọn công cụ DOCX, thay vì xem một lời khẳng định về định dạng là bằng chứng cho thấy các tham chiếu động vẫn còn nguyên vẹn.