Checkliste zum Datenschutz bei der Dokumentenübersetzung: Was Sie vor dem Hochladen einer Datei prüfen sollten

Bevor Sie ein Dokument zur Übersetzung hochladen, beantworten Sie vier Fragen: Dürfen Sie es verarbeiten, können Sie Informationen entfernen, die der Übersetzer nicht benötigt, was macht der Dienst tatsächlich mit der Datei und wie kontrollieren Sie das übersetzte Ergebnis? Wenn eine Antwort unbekannt ist, stoppen Sie den Vorgang vor dem Hochladen.

Laden Sie die Checkliste zum Datenschutz bei der Dokumentenübersetzung herunter. Füllen Sie diese für die exakte Arbeitskopie und die aktuelle Dienstleistungsrichtlinie aus. Verwenden Sie eine alte Genehmigung nicht wieder, nachdem sich die Datei, das Ziel, das Konto oder die Richtlinie geändert haben.

1. Berechtigung zum Hochladen und Übersetzen bestätigen

Der Besitz einer Kopie ist nicht immer dasselbe wie die Erlaubnis, sie hochzuladen, zu übersetzen oder zu verbreiten. Identifizieren Sie die Quelle und die geltende Berechtigung:

• Ihr eigenes unveröffentlichtes Manuskript;
• ein für die Übersetzung lizenziertes Werk;
• ein Dokument des Arbeitgebers oder Kunden;
• Forschung im Rahmen einer Datennutzungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung;
• ein Vertrag, rechtliches Dokument, Finanzdokument oder medizinisches Dokument;
• ein gemeinfreies Werk; oder
• ein von einer anderen Person erhaltenes Dokument.

Dokumentieren Sie den Eigentümer, die Berechtigung, die beabsichtigte Verwendung, erlaubte Dienst- oder Regionenbeschränkungen sowie die Person, die den Arbeitsablauf genehmigt hat. Wenn eine Vereinbarung die Verarbeitung durch Dritte oder externe Cloud-Dienste untersagt, behebt eine Schwärzung das Problem nicht automatisch.

Laden Sie kein verschlüsseltes oder passwortgeschütztes Material hoch, indem Sie dessen Schutzmechanismen umgehen. Erstellen Sie eine autorisierte Arbeitskopie über den Prozess des Dokumenteneigentümers.

2. Die Datei klassifizieren, bevor Sie die Richtlinie des Dienstes lesen

Listen Sie die Informationen mit dem höchsten Risiko auf, die sich irgendwo in der Datei befinden:

• Namen, Kontaktdaten, Unterschriften, Ausweise oder Kontonummern;
• Gesundheits-, Beschäftigungs-, Bildungs- oder Finanzakten;
• vertrauliche Geschäftspläne, Produktdesigns oder Quellmaterial;
• Rechtsberatung, Prozessmaterial oder privilegierte Mitteilungen;
• unveröffentlichte Forschung, Gutachterkommentare, Teilnehmerdaten oder mit einer Sperrfrist versehene Ergebnisse;
• Zugangsdaten, private Schlüssel, Zugriffstokens oder interne URLs; sowie
• Informationen, die durch einen Vertrag, ein Gesetz, eine Bewilligung, eine Ethikkommission oder organisatorische Richtlinien kontrolliert werden.

Die Klassifizierung steht an erster Stelle, da sie bestimmt, ob ein Online-Übersetzungsdienst ein akzeptables Ziel ist. Eine günstige Datenschutzerklärung setzt den Vertrag oder die Verarbeitungsregeln Ihrer Organisation nicht außer Kraft.

Wenn Sie die Datei nicht sicher klassifizieren können, fragen Sie den Eigentümer oder den Datenschutzbeauftragten, anstatt sie wie gewöhnlichen Text zu behandeln.

3. Erstellen Sie eine minimale Arbeitskopie

Übersetzen Sie nur das, was für den Auftrag erforderlich ist. Arbeiten Sie mit einer Kopie, nicht mit dem Original.

Erwägen Sie das Entfernen von:

• unrelevanten Seiten oder Anhängen;
• nicht verwendeten Arbeitsblättern, Folien oder Anlagen;
• persönlichen Kontaktdaten, die für die Bedeutung nicht erforderlich sind;
• Unterschriften und Kontoidentifikatoren;
• Daten auf Teilnehmerebene, wenn aggregierter Text ausreicht;
• Kommentaren und internen Diskussionsbeiträgen zur Überprüfung;
• alten Dokumentenversionen; sowie
• eingebetteten Dateien ohne Übersetzungszweck.

Verwenden Sie stabile Platzhalter, wenn ein Identifikator konsistent bleiben muss, wie etwa [PARTICIPANT_014] oder [CLIENT_A]. Halten Sie die Zuordnung offline und getrennt von der hochgeladenen Datei. Verwenden Sie keinen vagen Ersetzungstext, wenn Prüfer sicherstellen müssen, dass dieselbe Entität konsistent bleibt.

Datenminimierung verringert die Exposition, kann aber auch den für eine genaue Übersetzung erforderlichen Kontext entfernen. Dokumentieren Sie, was entfernt wurde, und vergewissern Sie sich, dass der verbleibende Text nach wie vor interpretierbar ist.

4. Überprüfen Sie verborgene Inhalte in DOCX- und Office-Dateien

„Keine Markierungen“ entfernt keine nachverfolgten Änderungen. Microsoft gibt in seiner Dokumentation zur Nachverfolgung von Änderungen an, dass das Ausblenden von Markierungen lediglich die Ansicht ändert und dass nicht aufgelöste Änderungen beim Öffnen des Dokuments erneut auftreten können.

Microsofts Hinweise zum Dokumenteninspektor listet Inhalte auf, die eine normale Ansicht überstehen können, darunter:

• Kommentare, Revisionsmarkierungen, Versionen und Freihandnotizen;
• Autor, zuletzt gespeichert von, E-Mail, Routing- und Vorlageneigenschaften;
• Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen;
• ausgeblendeter Text;
• benutzerdefinierte XML-Daten;
• unsichtbare Objekte; und
• Dokumentenserver- oder Workflow-Eigenschaften.

Führen Sie den aktuellen Dokumenteninspektor an einer Kopie aus. Überprüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie „Alle entfernen“ auswählen, da Microsoft davor warnt, dass einige Entfernungen nicht rückgängig gemacht werden können und der Inspektor nicht jede Art von ausgeblendeten Inhalten erkennen kann.

Nach dem Bereinigen der Kopie:

1. speichern, schließen und wieder öffnen;
2. den Inspektor erneut ausführen;
3. nach bekannten sensiblen Begriffen suchen;
4. Kopfzeilen, Fußzeilen, Kommentare und Revisionsbereiche überprüfen; und
5. bestätigen, dass die Datei weiterhin den für die Übersetzung erforderlichen Kontext enthält.

Verwenden Sie den Word-Dokument-Übersetzungsworkflow nach Bestehung der Datenschutzprüfung.

5. PDFs schwärzen, statt schwarze Rechtecke darüber zu legen

Text mit einem Rechteck abzudecken, ihn in Weiß zu ändern, eine Seite zuzuschneiden oder einen Screenshot zu rastern ist keine zuverlässige Schwärzung. Der zugrundeliegende Text oder das Objekt kann weiterhin durchsuchbar, auswählbar, extrahierbar oder wiederherstellbar sein.

Die aktuelle Liste von Adobe zu schwärzbaren PDF-Daten umfasst sichtbaren Text, Bilder, Formularfelder, Metadaten, Anhänge, Lesezeichen, Kommentare, ausgeblendeten Text und Ebenen, eingebettete Indizes, zugeschnittene oder gelöschte Inhalte, Links, Aktionen, JavaScript und überlappende Objekte. Dessen Acrobat-Schwärzungsworkflow unterscheidet das Markieren von Inhalten vom Anwenden der Schwärzung und bietet eine Bereinigung für versteckte Informationen.

Für eine PDF-Arbeitskopie:

1. Inventarisieren Sie sichtbare und versteckte sensible Informationen;
2. Verwenden Sie ein tatsächliches Schwärzungswerkzeug, um Text, Bilder oder Seiten zu markieren;
3. Wenden Sie die Schwärzungen an;
4. Bereinigen Sie versteckte Informationen, falls erforderlich;
5. Speichern Sie die Datei als neue Datei;
6. Öffnen Sie sie erneut und durchsuchen, markieren, kopieren und inspizieren Sie die Eigenschaften; und
7. Lassen Sie eine zweite Person eine Datei mit hohem Risiko überprüfen.

OCR erstellt eine weitere Textebene zur Überprüfung. Eine gescannte Seite sieht möglicherweise geschwärzt aus, während ihr OCR-Text immer noch die ursprüngliche Kennung enthält. Wenden Sie bei reinen Bilddateien das Datenschutz-Gate vor dem anWorkflow für die Übersetzung gescannter PDFs.

6. Überprüfen Sie den Dienst als Datenfluss

Lesen Sie die aktuelle Datenschutzrichtlinie und die Bedingungen zum Zeitpunkt des Uploads. Verlassen Sie sich nicht auf ein Such-Snippet, einen alten Screenshot oder ein allgemeines „Sicherheits“-Abzeichen.

Zeichnen Sie die Antworten auf diese Fragen auf:

• Welche Inhalte werden hochgeladen und welche Kontodaten sind damit verknüpft?
• Wird der Inhalt nur für den angeforderten Dienst verwendet oder auch für das Modelltraining oder die Produktverbesserung?
• Welche Auftragsverarbeiter oder Modell-Anbieter erhalten ihn möglicherweise?
• Wo wird er verarbeitet und gespeichert?
• Werden Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt?
• Wie lange werden Quelldateien, Ausgaben, Protokolle und der Verlauf aufbewahrt?
• Kann der Benutzer einen Datensatz und die zugehörigen Dateien löschen?
• Werden Backups oder Ausnahmen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen beschrieben?
• Wer kann für den Support oder zur Überprüfung von Missbrauch auf die Datei zugreifen?
• Wie werden Richtlinienänderungen kommuniziert?
• Welcher Kontakt- oder Vorfallprozess wird bereitgestellt?

Halten Sie die URL der Richtlinie und das Überprüfungsdatum fest. Wenn die Antwort fehlt, markieren Sie sie als unbekannt, anstatt Marketing-Sprache in eine Garantie umzuformulieren.

7. Wenden Sie dieselbe Prüfung auf BookTranslator an

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels besagt die aktuelle Datenschutzrichtlinie von BookTranslator, dass hochgeladene Bücher und übersetzte Ergebnisse nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet werden, dass Übersetzungsdatensätze und zugehörige Dateien für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden, damit Benutzer zu ihrem Verlauf zurückkehren und fertiggestellte Arbeiten herunterladen können, und dass das Löschen eines Datensatzes aus dem Verlauf auch die zugehörigen Dateien von den Servern von BookTranslator löscht. Die Richtlinie besagt außerdem, dass das genaue Aufbewahrungsfenster vom Kontostatus oder Tarif abhängen kann, und empfiehlt, wichtige Ergebnisse umgehend herunterzuladen.

Diese Aussagen sind präziser und nützlicher als „niemals gespeichert“. Überprüfen Sie die aktuelle Richtlinie vor dem Hochladen erneut, da sich das Produktverhalten und die Bedingungen ändern können.

Speziell für BookTranslator gilt:

1. bestätigen Sie, dass die Datei gemäß Ihren eigenen Regeln zulässig ist;
2. laden Sie nur die minimale, bereinigte Arbeitskopie hoch;
3. verwenden Sie das entsprechende Konto und das entsprechende Gerät;
4. überprüfen Sie den Preis und die Auftragsdetails vor der Zahlung;
5. laden Sie die Übersetzung umgehend herunter und überprüfen Sie sie;
6. entfernen Sie den Verlaufseintrag, wenn er nicht mehr benötigt wird; und
7. speichern Sie den Löschbeleg, falls Ihr Prozess dies erfordert.

Betrachten Sie eine nutzerseitige Löschaktion nicht als Beweis für Systeme oder Ausnahmen, die in der aktuellen Richtlinie nicht beschrieben sind. Wenn Ihr Projekt ein vertragliches Aufbewahrungsfenster, eine Datenverarbeitungsvereinbarung, eine bestimmte Region oder eine regulierte Kontrolle erfordert, holen Sie vor dem Hochladen eine ausdrückliche Bestätigung ein.

8. Schützen Sie das übersetzte Ergebnis

Das Ergebnis verdient normalerweise dieselbe Einstufung wie die Quelle und kann neue Offenlegungsrisiken mit sich bringen:

• ein geschwärzter Name kann durch einen übersehenen Kommentar oder eine OCR-Ebene wieder auftauchen;
• ein Platzhalter kann inkonsistent erweitert werden;
• Text in der Zielsprache kann Informationen einem breiteren Publikum zugänglich machen;
• Metadaten können aus der Quelle kopiert werden;
• ein ausgehender Link kann außerhalb der genehmigten Gruppe weitergeleitet werden; und
• Eine zweisprachige Datei enthält sowohl Quell- als auch Zielinhalte.

Überprüfen Sie das Ergebnis vor der Weitergabe. Wiederholen Sie die Prüfung auf verborgene Daten und Metadaten entsprechend dem jeweiligen Format. Bestätigen Sie, dass Schwärzungen und Platzhalter erhalten geblieben sind, und speichern Sie sie anschließend nur am genehmigten Speicherort mit den erforderlichen Zugriffsrechten.

Laden Sie das übersetzte Ergebnis nicht zur „Bereinigung“ in ein anderes Tool hoch, ohne die gesamte Dienstüberprüfung zu wiederholen. Jedes neue Ziel stellt einen neuen Datenfluss dar.

9. Führen Sie Nachweise und einen Löschplan

Ein leichtgewichtiger Prüfprotokolleintrag sollte Folgendes enthalten:

• Eigentümer der Quelle und Berechtigung;
• Klassifizierung und zulässiger Zweck;
• Dateiname oder Hash der Arbeitskopie;
• entfernte oder ersetzte Daten;
• Ergebnis der Prüfung auf verborgene Inhalte;
• Dienst, Richtlinien-URLs und Prüfungsdatum;
• verwendetes Konto und verwendetes Ziel;
• Speicherort des Ausgangsdokuments und Zugriffsberechtigter;
• Maßnahme und Datum der Löschung von Datensatz/Datei; sowie
• ungelöste Ausnahmen.

Platzieren Sie den sensiblen Inhalt selbst nicht im Prüfprotokoll. Das Protokoll soll den Entscheidungsprozess nachweisen, ohne zu einer zweiten Kopie des Dokuments zu werden.

Ein-Minuten-Stopp-oder-Hochladen-Tor

Stoppen Sie den Upload, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Berechtigung oder Eigentümerschaft ist unklar;
• die Datei verstößt gegen eine Vereinbarung oder eine organisatorische Regel;
• unnötige sensible Inhalte sind noch vorhanden;
• Kommentare, Revisionen, Metadaten, Ebenen, Anhänge oder OCR-Text wurden nicht überprüft;
• es wurde eine Blackbox anstelle einer echten Schwärzung verwendet;
• die aktuelle Dienstrichtlinie erfüllt eine erforderliche Kontrollmaßnahme nicht;
• die Ausgabe keinen genehmigten Speicher- und Löschplan hat; oder
• niemand die Eskalation von Vorfällen verantwortet.

Wenn alle Punkte erfüllt sind, laden Sie die minimale Arbeitskopie hoch – nicht das Masterdokument – und behandeln Sie das übersetzte Ergebnis so lange als vertraulich, bis die eigenen Prüf- und Löschschritte abgeschlossen sind.