Privacychecklistec voor Documentvertaling: Waar u op moet letten voordat u een bestand uploadt

Voordat u een document uploadt voor vertaling, beantwoordt u vier vragen: mag u het verwerken, kunt u informatie verwijderen die de vertaler niet nodig heeft, wat doet de service daadwerkelijk met het bestand en hoe beheert u de vertaalde uitvoer? Als een antwoord onbekend is, stop dan voordat u uploadt.

Download de privacychecklist voor documentvertaling. Vul deze in voor de exacte werkkopie en het huidige servicebeleid. Hergebruik geen oude goedkeuring nadat het bestand, de bestemming, het account of het beleid is gewijzigd.

1. Bevestig de Bevoegdheid om te Uploaden en te Vertalen

Het bezitten van een kopie is niet altijd hetzelfde als toestemming hebben om deze te uploaden, vertalen of distribueren. Identificeer de bron en de van toepassing zijnde bevoegdheid:

• uw eigen niet-gepubliceerde manuscript;
• een werk met een licentie voor vertaling;
• een document van een werkgever of klant;
• onderzoek onder een gegevensgebruiksovereenkomst of geheimhoudingsverklaring;
• een contract, juridisch document, financieel bestand of medisch document;
• een werk in het publieke domein; of
• een document dat is ontvangen van een andere persoon.

Leg de eigenaar, toestemming, beoogd gebruik, toegestane service- of regiobeperkingen en de persoon die de workflow heeft goedgekeurd vast. Als een overeenkomst verwerking door derden of externe cloudservices verboden maakt, lost redactie (censuur/weglating) het probleem niet automatisch op.

Upload geen versleuteld of met een wachtwoord beveiligd materiaal door de beveiliging ervan te omzeilen. Maak een geautoriseerde werkkopie via de procedure van de plegen/eigenaar van het document.

2. Classificeer het Bestand Voordat u het Servicebeleid Leest

Maak een lijst van de informatie met het hoogste risico ergens in het bestand:

• namen, contactgegevens, handtekeningen, ID's of rekeningnummers;
• gezondheids-, werkgelegenheids-, onderwijs- of financiële dossiers;
• vertrouwelijke bedrijfsplannen, productontwerpen of bronmateriaal;
• juridisch advies, processtukken of beschermde communicatie;
• niet-gepubliceerd onderzoek, opmerkingen van beoefenaars/reviewers, deelnemersgegevens of resultaten waar een embargo op rust;
• inloggegevens, privésleutels, toegangstokens of interne URL's; en
• informatie die wordt beheerd door een contract, wet, subsidie, ethische commissie of organisatorisch beleid.

Classificatie komt op de eerste plaats omdat hiermee wordt bepaald of een online vertaalservice een acceptabele bestemming is. Een gunstige privacyverklaring heft het contract of de verwerkingsregels van uw organisatie niet op.

Als u het bestand niet met zekerheid kunt classificeren, vraag het dan aan de eigenaar of de functionaris voor gegevensbescherming in plaats van het als gewone tekst te behandelen.

3. Maak een minimaal werkexemplaar

Vertaal alleen wat de taak vereist. Werk vanuit een kopie, niet vanuit het origineel.

Overweeg te verwijderen:

• ongerelateerde pagina's of bijlagen;
• ongebruikte werkbladen, dia's of bijlagen;
• persoonlijke contactgegevens die niet nodig zijn voor de betekenis;
• handtekeningen en accountidentificaties;
• gegevens op deelnemerniveau wanneer geaggregeerde tekst volstaat;
• opmerkingen en interne beoordelingsdiscussies;
• oude documentversies; en
• ingesloten bestanden zonder vertaaldoel.

Gebruik stabiele tijdelijke aanduidingen wanneer een identificator consistent moet blijven, zoals [PARTICIPANT_014] of [CLIENT_A]. Houd de koppeling offline en apart van het geüploaded bestand. Gebruik geen vage vervangende tekst wanneer reviewers moeten verifiëren dat dezelfde entiteit consistent blijft.

Dataminimalisatie vermindert de blootstelling, maar kan ook de context wegnemen die nodig is voor een nauwkeurige vertaling. Noteer wat is verwijderd en bevestig dat de resterende tekst nog steeds te interpreteren is.

4. Inspecteer verborgen inhoud in DOCX- en Office-bestanden

“Geen markeringen” verwijdert geen bijgehouden wijzigingen. Microsoft vermeldt in zijn documentatie over Bijgehouden wijzigingen dat het verbergen van markeringen alleen de weergave verandert en dat onopgeloste wijzigingen weer kunnen verschijnen wanneer het document wordt geopend.

Microsofts Begeleiding bij Document Inspector somt inhoud op die een normale weergave kan overleven, waaronder:

• opmerkingen, revisiemarkeringen, versies en inktannotaties;
• eigenschappen voor auteur, laatst opgeslagen door, e-mail, routering en sjabloon;
• kopteksten, voetteksten en watermerken;
• verborgen tekst;
• aangepaste XML-gegevens;
• onzichtbare objecten; en
• eigenschappen van de documentserver of workflow.

Voer de huidige Document Inspector uit op een kopie. Controleer de resultaten voordat u "Alles verwijderen" selecteert, omdat Microsoft waarschuwt dat sommige verwijderingen niet ongedaan kunnen worden gemaakt en de inspector niet elke manier waarop inhoud verborgen kan worden kan detecteren.

Na het opschonen van de kopie:

1. sla deze op, sluit deze en open deze opnieuw;
2. voer de inspector opnieuw uit;
3. zoek naar bekende gevoelige termen;
4. inspecteer kopteksten, voetteksten, opmerkingen en revisievensters; en
5. bevestig dat het bestand nog steeds de context bevat die nodig is voor vertaling.

Gebruik de Word-documentvertalingsworkflow nadat de privacytoets is doorend.

5. Redigeer PDF's in plaats van zwarte vakken te tekenen

Tekst bedekken met een rechthoek, de kleur wijzigen in wit, een pagina bijsnijden of een schermafbeelding afvlakken is geen betrouwbare redactie. De onderliggende tekst of het object kan doorzoekbaar, selecteerbaar, extraheerbaar of herstelbaar blijven.

Adobe's huidige lijst met te redigeren PDF-gegevens omvat zichtbare tekst, afbeeldingen, formuliervelden, metagegevens, bijlagen, bladwijzers, opmerkingen, verborgen tekst en lagen, ingesloten indexen, bijgesneden of verwijderde inhoud, links, acties, JavaScript en overlappende objecten. De Acrobat-redactieworkflow onderscheidt het markeren van inhoud van het toepassen van de redactie en biedt sanitering voor verborgen informatie.

Voor een werkexemplaar van een PDF:

1. inventariseer zichtbare en verborgen gevoelige informatie;
2. gebruik een daadwerkelijke redactietool om tekst, afbeeldingen of pagina's te markeren;
3. pas de redacties toe;
4. saniteer verborgen informatie indien nodig;
5. sla op als een nieuw bestand;
6. heropen het en zoek, selecteer, kopieer en inspecteer eigenschappen; en
7. laat een tweede persoon een bestand met een hoog risico verifiëren.

OCR creëert een extra tekstlaag om te inspecteren. Een gescande pagina lijkt mogelijk geredigeerd terwijl de OCR-tekst nog steeds de originele identificatiecode bevat. Pas voor bestanden met alleen afbeeldingen de privacypoort toe vóór de vertaalworkflow voor gescande pdf's.

6. Controleer de service als een gegevensstroom

Lees het huidige privacybeleid en de voorwaarden op het moment van uploaden. Vertrouw niet op een zoekresultaatfragment, een oude screenshot of een algemeen 'veilig'-badge.

Noteer de antwoorden op deze vragen:

• Welke inhoud wordt geüpload en welke accountgegevens zijn gekoppeld?
• Wordt de inhoud alleen gebruikt voor de gevraagde service, of ook voor modeltraining of productverbetering?
• Welke verwerkers of modelproviders kunnen deze ontvangen?
• Waar wordt het verwerkt en opgeslagen?
• Worden gegevens versleuteld tijdens verzending en in rust?
• Hoe lang worden bronbestanden, uitvoer, logboeken en geschiedenis bewaard?
• Kan de gebruiker een record en de bijbehorende bestanden verwijderen?
• Worden back-ups of uitzonderingen voor wettelijke bewaring beschreven?
• Wie heeft er toegang tot het bestand voor ondersteuning of misbruikbeoordeling?
• Hoe worden beleidswijzigingen gecommuniceerd?
• Welk contact- of incidentproces wordt aangeboden?

Noteer de URL van het beleid en de datum van beoordeling. Als het antwoord ontbreekt, markeer het dan als onbekend in plaats van marketingtaal te vertalen naar een garantie.

7. Pas dezelfde beoordeling toe op BookTranslator

Op het moment dat dit artikel werd opgesteld, vermeldde het huidige BookTranslator Privacybeleid dat geüploade boeken en vertaalde output niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen, dat vertaalrecords en bijbehorende bestanden voor een beperkte periode worden bewaard zodat gebruikers kunnen terugkeren naar de Geschiedenis om voltooid werk te downloaden, en dat het verwijderen van een record uit de Geschiedenis ook de bijbehorende bestanden van de servers van BookTranslator verwijdert. Het beleid stelt ook dat de exacte bewaartermijn kan afhangen van de accountstatus of het abonnement en adviseert om belangrijke resultaten direct te downloaden.

Deze verklaringen zijn specifieker en nuttiger dan 'nooit opgeslagen'. Controleer het actuele beleid opnieuw voor het uploaden, omdat productgedrag en voorwaarden kunnen veranderen.

Specifiek voor BookTranslator:

1. bevestig dat het bestand is toegestaan volgens uw eigen regels;
2. upload alleen de minimale, opgeschoonde werkkopie;
3. gebruik het juiste account en apparaat;
4. controleer de prijs en taakdetails voor betaling;
5. download en beoordeel de vertaling direct;
6. verwijder het record uit de Geschiedenis wanneer het niet langer nodig is; en
7. bewaar bewijs van verwijdering als uw proces dit vereist.

Beschouw een voor de gebruiker zichtbare verwijderactie niet als bewijs voor systemen of uitzonderingen die niet in het huidige beleid worden beschreven. Als uw project een contractuele bewaartermijn, verwerkersovereenkomst, specifieke regio of gereguleerde controle vereist, vraag dan expliciete bevestiging voor het uploaden.

8. Bescherm de vertaalde output

De output verdient normaal gesproken dezelfde classificatie als de bron en kan nieuwe risico's op openbaarmaking met zich meebrengen:

• een geanonimiseerde naam kan opnieuw verschijnen door een gemiste opmerking of OCR-laag;
• een tijdelijke aanduiding kan inconsistent worden uitgebreid;
• tekst in de doeltaal kan informatie blootstellen aan een breder publiek;
• metadata kan worden gekopieerd uit de bron;
• een link naar de output kan worden doorgestuurd buiten de goedgekeurde groep; en
• een tweetalig bestand bevat zowel bron- als doelinhoud.

Controleer het resultaat voordat je het deelt. Herhaal de inspectie van verborgen gegevens en metagegevens die bij het formaat past. Bevestig dat redacties en plaatsvervangers behouden zijn gebleven en sla het vervolgens alleen op op de goedgekeurde locatie met de vereiste toegangsbeheersing.

Upload de vertaalde uitvoer niet naar een andere tool voor 'opschoning' zonder de volledige servicebeoordeling te herhalen. Elke nieuwe bestemming is een nieuwe gegevensstroom.

9. Bewaar bewijs en een verwijderingsplan

Een lichtgewicht auditrecord moet het volgende bevatten:

• broneigenaar en autoriteit;
• classificatie en toegestaan doel;
• bestandsnaam of hash van de werkkopie;
• gegevens verwijderd of vervangen;
• inspectieresultaat van verborgen inhoud;
• service, beleids-URL's en beoordelingsdatum;
• gebruikt account en bestemmingslocatie;
• uitvoerlocatie en eigenaar van de toegang;
• actie en datum voor het verwijderen van record/bestand; en
• onopgeloste uitzonderingen.

Plaats de gevoelige inhoud zelf niet in het auditlogboek. Het logboek moet het besluitvormingsproces bewijzen zonder een tweede kopie van het document te worden.

Stop-of-uploadpoort van één minuut

Stop vóór het uploaden als een van de volgende punten waar is:

• toestemming of eigendom is onduidelijk;
• het bestand overtreedt een overeenkomst of organisatorische regel;
• onnodige gevoelige inhoud blijft achter;
• opmerkingen, revisies, metagegevens, lagen, bijlagen of OCR-tekst zijn niet geïnspecteerd;
• er is een black-box gebruikt in plaats van echte redactie;
• het huidige servicebeleid voldoet niet aan een vereiste controle;
• de output geen goedgekeurd opslag- en verwijderingsplan heeft; of
• niemand eigenaar is van de incidentescalatie.

Als elk punt wordt goedgekeurd, upload dan de minimale werkende kopie—niet het masterbestand—en behandel het vertaald resultaat als gevoelig totdat de eigen beoordelings- en verwijderingsstappen zijn voltooid.