Hoe je een Word-document vertaalt met behoud van de opmaak

Snelle antwoord: Vertaal het DOCX-bestand, geen gekopieerde tekst

Om een Word-document te vertalen zonder opmaak te verliezen, upload je de DOCX naar een documentbewuste DOCX Translator, laat je het bronbestand ongewijzigd en beoordeel je de vertaalde kopie in Word. Tekst kopiëren naar een chatbox of vertaler verwijdert stijlen, sectie-einden, tabelstructuur, kopteksten, voetteksten, velden, opmerkingen en afbeeldingsrelaties nog voordat de vertaling überhaupt begint.

Het juiste doel is geen schermafbeelding die "er ongeveer goed uitziet". De uitvoer moet een bewerkbare DOCX blijven waarvan de structuur nog steeds werkt.

Waarom DOCX meestal beter overleeft dan PDF

Een DOCX is een ZIP-pakket met gestructureerde XML, media, stijlen en relatiebestanden. Een PDF is meestal een vast paginadoek. DOCX stelt daarom semantische objecten bloot die een vertaler kan behouden:

• alinea's en runs;
• benoemde kop- en alinea-stijlen;
• lijsten en nummeringsdefinities;
• tabelcellen en samengevoegde regio's;
• secties, kopteksten en voetteksten;
• voetnoten en eindnoten;
• hyperlinks en mediarelaties;
• opmerkingen en revisies;
• velden en inhoudsbesturingselementen.

Die structuur is een voordeel, geen garantie. Slechts geconstrueerde Word-bestanden kunnen nog steeds kwetsbaar zijn. Een document dat is gebouwd met spaties, tabstops, handmatige regeleinden, zwevende tekstvakken en directe opmaak is veel moeilijker strak te vertalen dan een document dat is gebouwd met stijlen en echte tabellen.

Controleer het brondocument vooraf (Preflight)

Voordat je het bestand uploadt:

1. Sla een afzonderlijke bronkopie op.
2. Accepteer of wijs revisies alleen af als de eigenaar van de beoordeling hiermee akkoord gaat.
3. Bepaal of opmerkingen moeten blijven staan, vertaald moeten worden of verwijderd moeten worden.
4. Vervang handmatige spatiëring door alinea- en tabelopmaak waar dit praktisch is.
5. Gebruik kopstijlen in plaats van vetgedrukte alinea's.
6. Controleer of tabellen echte tabellen zijn.
7. Werk de inhoudsopgave en velden bij.
8. Bevestig dat lettertypen de doeltaal ondersteunen.
9. Verwijder verborgen of verouderde inhoud die niet vertaald mag worden.
10. Open het bestand eenmaal in Word en repareer eventuele bestaande beschadigingswaarschuwingen.

Preflight is geen cosmetische opschoning. Het verwijdert ambiguïteit over wat structuur is en wat toevallige visuele positionering is.

Stapsgewijze opmaakbehoudende workflow

1. Kies de doelregio, niet alleen de taal. Frans voor Frankrijk en Frans voor Canada kunnen verschillende termen en conventies vereisen.
2. Bouw een korte woordenlijst voor namen, producttermen, definities en woorden die ongewijzigd moeten blijven.
3. Upload de intacte DOCX naar DOCX Translator.
4. Vertaal eerst een representatief bestand of sectie wanneer het document een hoog risico heeft.
5. Download de vertaalde DOCX onder een nieuwe bestandsnaam.
6. Open het in desktop Word met Afdrukweergave (Print Layout).
7. Werk velden en de inhoudsopgave bij.
8. Vergelijk structuur, nummers en terminologie met de bron.
9. Voer een menselijke beoordeling uit die past bij de gevolgen van het document.

Volg voor de ingebouwde route van Microsoft de officiële stappen voor Een heel Word-document vertalen en pas daarna dezelfde structurele QA hieronder toe.

Gebruik de DOCX-stresstest

Download de synthetische DOCX-vertaalstresstest. Deze bevat meerdere structuren die een platte-tekstworkflow niet kan behouden.

Test de bron en uitvoer met twee afzonderlijke scores:

Structurele bewerkbaarheid

• Kun je tekst bewerken zonder ongerelateerde objecten te verplaatsen?
• Worden koppen nog steeds weergegeven door stijlen?
• Zijn tabelcellen nog steeds cellen?
• Gaan lijsten door met correct nummeren?
• Behoren kop- en voetteksten tot de juiste secties?

Visuele getrouwheid

• Is de hiërarchie herkenbaar?
• Wordt tekst ergens afgekapt of overlapt deze?
• Blijven afbeeldingen bij hun bijschriften?
• Zijn pagina-einden redelijk?
• Wordt het doelschrift weergegeven door een geschikt lettertype?

Een afgeplatte PDF die lijkt op de bron kan visueel goed scoren en toch falen voor de DOCX-taak omdat deze niet langer bewerkbaar is.

Tabellen, lijsten, afbeeldingen en tekstvakken

Tabellen

Vergelijk rijtelling, kolomaantal, samengevoegde cellen, getallen, eenheden en koprepetitie. Sta toe dat de rijhoogte uitbreidt wanneer dat nodig is; verberg de doeltekst niet om de bronhoogte te behouden.

Lijsten

Controleer nummering over sectie-einden en geneste niveaus heen. Woordnummering kan onverwacht opnieuw beginnen wanneer alinea's worden herbouwd.

Afbeeldingen

Verifieer afbeeldingsrelaties, positie, tekstomloop, bijschriften en alt-tekst. Tekst in een afbeelding vereist een beeldbewuste vertaling; het vertalen van nabijgelegen proza verandert geen pixels.

Tekstvakken en vormen

Dit zijn veelvoorkomende overstroompunten. Langere vertaling kan afkappen binnen een vaste vorm, zelfs wanneer gewone alinea's in orde zijn.

Kopteksten, voetteksten, paginanummers en secties

Word kan verschillende kop- en voetteksten opslaan voor:

• de eerste pagina;
• oneven en even pagina's;
• elke documentsectie;
• staande en liggende secties.

Controleer ten minste één pagina uit elke sectie. Controleer paginanumservelden na het toevoegen of verwijderen van pagina's. Een koptekst die er op pagina één correct uitziet, kan nog steeds ontbreken in een bijlage.

Vertalingsexpansie en paginering

De paginering zal vaak veranderen. Dat is niet automatisch een opmaakfout.

Accepteer een wijziging in het paginataantal wanneer:

• alle inhoud aanwezig blijft;
• koppen bij de volgende inhoud blijven;
• tabellen op een logische manier over pagina's breken;
• voetnoten geassocieerd blijven met hun markeringen;
• kruisverwijzingen en ToC-velden worden bijgewerkt.

Beschouw het als een fout wanneer tekst wordt afgekapt, de lettergrootte onleesbaar wordt, een kop strandt of een rij in een tabel in onzin wordt gesplitst.

Controlelijst voor opmaak na vertaling

• Het bestand opent zonder een reparatiewaarschuwing.
• De uitvoer is een bewerkbare DOCX.
• De kophiërarchie komt overeen met de bron.
• Lijsten behouden volgorde en nesting.
• Tabellen behouden records, waarden en samengevoegde cellen.
• Afbeeldingen, bijschriften en alt-tekst blijven verbonden.
• Kop- en voetteksten werken in elke sectie.
• Paginajunks, ToC, bijschriften en kruisverwijzingen zijn bijgewerkt.
• Opmerkingen en revisies komen overeen met het gekozen beoordelingsbeleid.
• Lettertypen ondersteunen elk teken van de doeltaal.
• Er blijft geen verborgen of onvertAalde brontekst onverwacht achter.

Veelvoorkomende storingen en oplossingen

Voer voor revisiegevoelige bestanden de DOCX-beoordelingsstresstest uit voordat je je vastlegt op een tool. Wijs uitvoer af die stilletjes revisies accepteert, opmerkingen verliest, metadata van reviewers wijzigt of opmerkingankers loskoppelt.