Microsoft Copilot gebruiken voor vertaling: bestanden, limieten en hiaten

Als je Microsoft 365 hebt en een document in de verkeerde taal, is de voor de hand liggende stap om Copilot te vragen het te vertalen. Dat werkt voor een alinea, een e-mail of een pagina die je moet begrijpen. Het is het verkeerde uitgangspunt voor een heel Word-bestand. De door Microsoft gedocumenteerde manier om een volledig document naar een nieuw bestand te vertalen, is de ingebouwde Translator van Word, onder Review > Translate > Translate Document. Die opdracht is een aparte functie, niet Copilot.

Splits de taak dus in tweeën. Gebruik de Translator van Word, of een speciale bestandsvertaler, om het vertaalde document te maken. Gebruik Copilot voor wat het volgens de documentatie goed doet: lezen, uitleggen, een selectie herschrijven en een vertaling controleren aan de hand van je terminologie.

"Copilot" is ook niet één product. Wat je kunt doen, hangt af van of je in Copilot Chat, Copilot in Word of Copilot in PowerPoint zit, en of je inlogt met een werk- of persoonlijk account. Alles hieronder komt uit Microsofts eigen ondersteuningspagina's, gecontroleerd op 2026-10-15. Microsoft wijzigt deze pagina's vaak, dus open de gelinkte pagina voordat je op een menunaam vertrouwt.

Welk Microsoft-ingangspunt vertaalt wat

Bronnen: Tekst naar een andere taal vertalen, Inhoud bewerken met Copilot in Word, Veelgestelde vragen over Microsoft Copilot Chat, Bestandsindelingen die door Microsoft Copilot worden ondersteund en Bewerken met Copilot in PowerPoint.

Drie details op die pagina's veranderen de beslissing:

• De opdracht voor het hele document maakt een kopie. Microsoft zegt dat bij Document vertalen "een kopie van het vertaalde document in een apart venster wordt geopend". Je origineel blijft zoals het was, wat precies is wat je wilt voor controle. Dezelfde pagina vermeldt alleen vertaling van woorden, zinnen of selecties voor Excel en PowerPoint. Er staat ook dat documentvertaling niet beschikbaar is op Microsoft 365 dat door 21Vianet wordt beheerd.
• De Copilot-pagina's beschrijven bewerken, niet documentvertaling. De pagina Copilot in Word gaat over tekst selecteren, een wijziging beschrijven en kiezen voor Vervangen, Invoegen onder of Opnieuw genereren. De veelgestelde vragen over Copilot Chat beschrijven het uploaden van een bestand zodat Copilot er in zijn antwoord "over kan redeneren". Geen van beide pagina's beschrijft het teruggeven van een vertaalde versie van je bestand. Copilot vragen om een selectie te vertalen is redelijk. Verwachten dat het een rapport van 40 pagina's in een andere taal opnieuw opbouwt, is iets wat Microsoft niet documenteert.
• De PowerPoint-vertaalpagina is verplaatst. Microsoft had ooit een ondersteuningspagina met de naam "Je presentatie vertalen met Copilot". Op 15-10-2026 leidde de URL door naar de algemene pagina "Bewerken met Copilot in PowerPoint". Die pagina vermeldt dia's bewerken, samenvattingen, afbeeldingen genereren en merkkits, maar geen vertaalopdracht. Er staat een waarschuwing dat "grote of complexe presentaties de systeemlimieten kunnen overschrijden". Als een tutorial zegt dat je op een Copilot-vertaalknop op een dia moet klikken, controleer dan of jouw versie die nog heeft voordat je erop plant.

Wat de meeste Copilot-vertaalgidsen verkeerd doen

De meeste gidsen behandelen "Copilot kan vertalen" en "Copilot kan mijn document vertalen" als dezelfde bewering. Het zijn verschillende taken, en het verschil zit in het eindresultaat.

Wanneer je een selectie vertaalt, is het eindresultaat een paar zinnen. Het antwoord van Copilot is het resultaat, en je kunt het ter plekke beoordelen.

Wanneer je een document vertaalt, is het eindresultaat een bestand. Koppen moeten koppen blijven, tabellen moeten hun cellen behouden, voetnoten moeten verbonden blijven en er mag niets in het midden ontbreken. Een chatantwoord kan goede vertaalde tekst bevatten en toch die taak niet vervullen: het komt aan als tekst in een gesprek, en je bouwt het document er handmatig omheen op.

Daarom is de nuttigste Microsoft-tool voor een heel Word-bestand degene zonder het Copilot-pictogram. Document vertalen is ontworpen om een document terug te geven. Copilot is ontworpen om een antwoord terug te geven.

De limiet die ertoe doet is lengte, niet bestandsgrootte

Microsofts pagina over bestandsupload, die geldt voor persoonlijke accounts, werk- of schoolaccounts en gratis Copilot Chat, vermeldt maximaal 20 bestanden in één gesprek en maximaal 50 MB per bestand. Voor een tekstzwaar Word-bestand of PDF is grootte zelden het probleem. De moeilijkheden beginnen na het uploaden.

Microsofts pagina over hoe documentlengte de antwoorden van Copilot beïnvloedt is daar ongewoon direct over. Afhankelijk van de taak kan Copilot "alleen op het begin van het document focussen en al het andere daarna negeren". Het heeft de neiging het begin en einde van een bestand prioriteit te geven, waardoor resultaten "minder aandacht kunnen besteden aan inhoud die zich in het midden van een lang bestand bevond". Microsofts eigen advies is om een lang document op te splitsen in kleinere en die afzonderlijk aan Copilot te geven.

Bij vertaling is het midden van het bestand precies waar overgeslagen alinea's zich verbergen. Een bestand dat succesvol uploadt, is niet een bestand dat Copilot volledig zal vertalen. Als je toch met Copilot vertaalt, geef het dan één sectie per keer en controleer of de laatste zin van elke sectie is teruggekomen.

Kies de route op basis van wat je uiteindelijk nodig hebt

Het openen van een PDF in Word converteert de lay-out naar een bewerkbaar document, en complexe pagina's kunnen bij die conversie verschuiven. Als de lay-out belangrijk is, lees dan onze gids over een PDF vertalen zonder de opmaak te verliezen voordat je begint. Voor een Word-bestand met tabellen, stijlen, bijgehouden wijzigingen of kruisverwijzingen behandelt de Word-opmaakgids wat je na elke machinevertaling moet controleren.

Een beter gebruik van Copilot: de vertaling beoordelen

Het sterkste gebruik van Copilot bij een vertaalopdracht is niet het maken van de eerste versie. Het is het controleren ervan. Copilot kan de bron en de vertaling naast elkaar lezen, wat voor een mens omslachtig is en voor een chatassistent een natuurlijke taak. Deze workflow volgt de gedocumenteerde functies: Translate Document voor de eerste versie, en het uploaden van bestanden in Copilot Chat voor de controle. Het is een methode, geen benchmarkresultaat.

Stap 1: Maak de eerste versie met Translate Document

Vertaal het originele Word-bestand met Review > Translate > Translate Document en sla de kopie die opent op onder een nieuwe naam, zoals report-de-DRAFT.docx. Laat het origineel ongemoeid.

Stap 2: Schrijf uw terminologie op voordat u gaat controleren

Maak een lijst van de termen die niet mogen variëren: productnamen, personen, plaatsen, functietitels, gedefinieerde juridische of technische termen en aanspreekvormen. Geef elke term de goedgekeurde vertaling. Onze gids voor terminologieconsistentie legt uit wat in deze lijst thuishoort en waarom het belangrijker wordt naarmate een document langer wordt.

Stap 3: Vraag Copilot om te controleren, niet om opnieuw te vertalen

Voeg de bron en de eerste versie toe aan Copilot Chat en geef het telkens één nauwkeurige opdracht. Nauwkeurige verzoeken leveren antwoorden op die u kunt controleren:

You are reviewing a machine translation. Do not rewrite it.

FILES
Source: report-en.docx
Translation: report-de-DRAFT.docx

GLOSSARY
[source term] = [approved translation]
[source term] = [approved translation]

TASK
1. List every place where a glossary term is translated differently
   from the approved form. Quote the sentence and give its heading.
2. List any source paragraph that has no matching paragraph in the
   translation.
3. List numbers, dates, and names that differ between the two files.

Answer as a table: location | issue | source text | translated text.

Los de eerste versie daarna zelf op in Word. De taak van Copilot is om op problemen te wijzen; u beslist over de wijziging.

Stap 4: Controleer de bevindingen van Copilot steekproefsgewijs

Een AI-controleur kan een probleem missen of een probleem melden dat niet bestaat. Voordat u de tabel vertrouwt, controleert u zelf een paar van de secties met "geen probleem". Zoek daarna in de eerste versie naar elke woordenlijstterm met Zoeken in Word, wat betrouwbaar is voor exacte overeenkomsten. Laat alles wat juridisch, medisch of bedoeld voor publicatie is, controleren door een bevoegde lezer.

Privacy: werkaccounts en persoonlijke accounts verschillen

Op de pagina van Microsoft over het uploaden van bestanden staat dat bestanden die u met Copilot deelt, niet langer dan 18 maanden worden bewaard en niet worden gebruikt voor het trainen van modellen. De Copilot Chat-FAQ voegt toe dat voor gebruikers die zich aanmelden met een werk- of schoolaccount (Entra) geüploade bestanden worden opgeslagen in de OneDrive for Business van de gebruiker, door de gebruiker kunnen worden verwijderd en niet worden gebruikt om het model te trainen onder enterprise data protection. Er staat ook dat prompts en antwoorden worden gelogd en beschikbaar zijn voor audit en eDiscovery, met bedieningselementen die afhankelijk zijn van het abonnement.

Persoonlijke Microsoft-accounts gebruiken een andere Copilot met andere voorwaarden, dus ga er niet van uit dat de toezeggingen voor werkaccounts gelden voor een familie- of persoonlijk abonnement. Het eigen beleid van uw organisatie kan ook beperken welke bestanden u mag uploaden. Controleer het beleid van uw organisatie voordat u een contract, een manuscript of iets vertrouwelijks uploadt, en gebruik onze privacychecklist voor documentvertaling.

Wanneer Copilot het verkeerde hulpmiddel is

Copilot en Translator in Word dekken veel alledaags werk. Ze schieten tekort in drie veelvoorkomende situaties:

• Boeken en lange manuscripten. Een roman of non-fictieboek heeft dezelfde namen en termen nodig van het eerste tot het laatste hoofdstuk. Als u selectie voor selectie in de chat vertaalt, wordt die consistentie uw taak. Translate Document geeft u een bestand, maar op de pagina van Microsoft wordt geen woordenlijst- of terminologiestap beschreven.
• PDF's, vooral scans. Geen van beide routes vertaalt een PDF ter plaatse. Converteren via Word verandert de lay-out, en een scan met alleen afbeeldingen bevat geen tekst om te converteren totdat deze door OCR is gehaald.
• EPUB-bestanden. Op de pagina van Microsoft over bestandsindelingen voor Copilot staat EPUB niet vermeld bij de documenttypen voor werkaccounts.

Voor dat soort klussen vertaalt BookTranslator het hele bestand in plaats van chattekst. Het werkt met DOCX, PDF en EPUB, gebruikt de OCR-modus voor gescande of afbeeldingsrijke PDF's, houdt namen en termen consistent over hoofdstukken met een automatische woordenlijst en toont de prijs voordat u betaalt. Als u een lang Word-manuscript of een PDF hebt, upload het dan naar de DOCX-vertaler of de PDF-vertaler en controleer de opgegeven prijs voordat u beslist.

Als u kiest tussen algemene AI-assistenten voor vertaling in plaats van binnen Microsoft 365 te werken, behandelen onze vergelijking van LLM's voor vertaling en de ChatGPT-vertaalgids dezelfde vragen over opdelen en controleren voor andere hulpmiddelen. Zie de DeepL-gids voor documentvertaling voor de documentlimieten van DeepL.