如何使用 Microsoft Copilot 进行翻译：文件、限制与不足

如果你有 Microsoft 365，而手头文档的语言不对，最直接的做法就是让 Copilot 来翻译。对于一段话、一封邮件，或者一页你需要看懂的内容，这招管用。但要是整个 Word 文件，这就不该是起点。Microsoft 官方文档给出的把完整文档翻译成新文件的方法，是 Word 内置的翻译工具，位于 审阅 > 翻译 > 翻译文档。那是一个独立功能，不是 Copilot。

所以把任务拆成两步。用 Word 的翻译工具，或者专门的文档翻译工具，生成译文文档。把 Copilot 用在它官方文档中确实擅长的地方：阅读、解释、改写选中内容，以及对照你的术语表检查译文。

“Copilot”也不是单一产品。你能做什么，取决于你用的是 Copilot Chat、Word 中的 Copilot，还是 PowerPoint 中的 Copilot，也取决于你登录的是工作账户还是个人账户。以下内容全部来自 Microsoft 自己的支持页面，核查日期为 2026-10-15。Microsoft 经常改动这些页面，所以在依赖某个菜单名称之前，请先打开链接的页面确认。

哪个 Microsoft 入口能翻译什么

来源：将文本翻译成另一种语言、在 Word 中使用 Copilot 编辑内容、Microsoft Copilot 聊天常见问题解答、Microsoft Copilot 支持的文件格式以及在 PowerPoint 中使用 Copilot 编辑。

这些页面中的三个细节会改变你的决定：

• 整篇文档命令会生成副本。 Microsoft 表示，使用“翻译文档”时，“翻译后的文档副本将在单独窗口中打开”。你的原始文件保持原样，这正是审阅时所需要的。同一页面仅列出 Excel 和 PowerPoint 的单词、短语或选区翻译。它还指出，由世纪互联运营的 Microsoft 365 不提供文档翻译功能。
• Copilot 页面描述的是编辑，而非文档翻译。 Word 中的 Copilot 页面涵盖选择文本、描述更改，以及选择“替换”、“在下方插入”或“重新生成”。Copilot 聊天常见问题解答描述了上传文件以便 Copilot 在回答中“对其推理”。两个页面均未描述返回你文件的翻译版本。要求 Copilot 翻译选区是合理的。期望它用另一种语言重建一份 40 页的报告，则不是 Microsoft 所记录的功能。
• PowerPoint 翻译页面已迁移。 Microsoft 曾有一个名为“使用 Copilot 翻译你的演示文稿”的支持页面。2026 年 10 月 15 日，其 URL 重定向到通用的“在 PowerPoint 中使用 Copilot 编辑”页面。该页面列出了幻灯片编辑、摘要、图像生成和品牌工具包，但没有翻译命令。它警告“大型或复杂的演示文稿可能超出系统限制”。如果某教程告诉你在幻灯片上点击 Copilot 翻译按钮，在据此规划之前，请检查你的版本是否仍有该按钮。

大多数 Copilot 翻译指南错在哪里

大多数指南将“Copilot 可以翻译”和“Copilot 可以翻译我的文档”视为同一说法。它们是不同的任务，区别在于交付物。

翻译选区时，交付物是几句话。Copilot 的回答就是结果，你可以当场判断。

翻译文档时，交付物是一个文件。标题必须保持为标题，表格必须保留其单元格，脚注必须保持关联，中间不能有任何遗漏。聊天回答可以包含优质的翻译文本，却仍然无法完成这项任务：它以对话中的文本形式到达，你需要手动围绕它重建文档。

这就是为什么对于整个 Word 文件，最有用的 Microsoft 工具恰恰是没有 Copilot 图标的那个。“翻译文档”旨在交回一份文档。Copilot 旨在交回一个回答。

关键限制是长度，而非文件大小

Microsoft 的文件上传页面适用于个人账户、工作或学校账户以及免费 Copilot 聊天，其中列出一次对话最多 20 个文件，每个文件最大 50 MB。对于文本密集的 Word 文件或 PDF，大小很少成为问题。麻烦从上传之后开始。

Microsoft 关于文档长度如何影响 Copilot 响应的页面对此异常直接。根据任务不同，Copilot 可能“只关注文档开头，然后忽略之后的所有内容”。它倾向于优先处理文件的开头和结尾，因此结果“可能对长文件中间的内容关注较少”。Microsoft 自己的建议是将长文档拆分为较小的文档，并分别交给 Copilot。

对于翻译而言，文件中间正是被跳过段落藏身之处。成功上传的文件并不等于 Copilot 会完整翻译的文件。如果你确实使用 Copilot 翻译，请一次给它一个章节，并检查每个章节的最后一句话是否被翻译回来。

根据最终需求选择路径

在 Word 中打开 PDF 会将其布局转换为可编辑文档，复杂页面在转换过程中可能发生偏移。如果布局很重要，请先阅读我们的指南翻译 PDF 而不丢失格式。对于包含表格、样式、修订记录或交叉引用的 Word 文件，Word 格式指南涵盖了任何机器翻译后需要检查的内容。

更好地利用 Copilot：审校翻译

在翻译工作中，Copilot 最强大的用途不是生成初稿，而是检查初稿。Copilot 可以对照阅读原文和译文，这对人来说很枯燥，但对聊天助手来说却是天然的任务。此工作流程遵循已记录的功能：用“翻译文档”生成初稿，用 Copilot Chat 文件上传进行审校。这是一种方法，而非基准测试结果。

第 1 步：用“翻译文档”生成初稿

使用 审阅 > 翻译 > 翻译文档 翻译原始 Word 文件，并将打开的副本以新名称保存，例如 report-de-DRAFT.docx。保持原始文件不变。

第 2 步：在审校前写下你的术语

列出不得变动的术语：产品名称、人名、地名、职位名称、定义的法律或技术术语以及称谓。为每个术语给出批准的翻译。我们的术语一致性指南解释了哪些内容应列入此列表，以及为什么文档越长它越重要。

第 3 步：让 Copilot 审计，而不是重译

将原文和初稿附加到 Copilot Chat，并一次给它一项明确的任务。范围狭窄的请求会产生你可以检查的答案：

You are reviewing a machine translation. Do not rewrite it.

FILES
Source: report-en.docx
Translation: report-de-DRAFT.docx

GLOSSARY
[source term] = [approved translation]
[source term] = [approved translation]

TASK
1. List every place where a glossary term is translated differently
   from the approved form. Quote the sentence and give its heading.
2. List any source paragraph that has no matching paragraph in the
   translation.
3. List numbers, dates, and names that differ between the two files.

Answer as a table: location | issue | source text | translated text.

然后在 Word 中自行修正初稿。Copilot 的任务是指出问题；由你决定如何修改。

第 4 步：抽查 Copilot 的发现

AI 审校者可能会漏掉问题，或报告不存在的问题。在信任表格之前，请自行检查几个“无问题”的部分。然后使用 Word 的查找功能在初稿中搜索每个术语，这对于精确匹配是可靠的。让合格的读者检查任何法律、医疗或用于出版的内容。

隐私：工作账户与个人账户不同

Microsoft 的文件上传页面称，你与 Copilot 共享的文件存储时间不超过 18 个月，且不用于模型训练。Copilot Chat 常见问题解答补充说，对于使用工作或学校（Entra）账户登录的用户，上传的文件存储在用户的 OneDrive for Business 中，用户可将其删除，并且在企业数据保护下不会用于训练模型。它还指出，提示和响应会被记录，并可用于审计和电子数据展示，具体控制取决于计划。

个人 Microsoft 账户使用不同的 Copilot，条款也不同，因此不要假设工作账户的承诺适用于家庭或个人计划。你所在组织的政策也可能限制你可以上传哪些文件。在上传合同、手稿或任何机密内容之前，请检查你组织的政策，并使用我们的文档翻译隐私清单。

何时 Copilot 不是合适的工具

Copilot 和 Word 的翻译器能处理大量日常工作。但在三种常见情况下它们力不从心：

• 书籍和长篇手稿。 小说或非虚构类书籍需要从第一章到最后一章保持相同的人名和术语。在聊天中逐段翻译会让一致性成为你的工作。“翻译文档”会给你一个文件，但 Microsoft 的页面没有描述任何术语表或术语步骤。
• PDF，尤其是扫描件。 两种途径都无法就地翻译 PDF。通过 Word 转换会改变布局，而纯图像扫描件在通过 OCR 之前没有可转换的文本。
• EPUB 文件。 Microsoft 的 Copilot 文件格式页面未将 EPUB 列为工作账户支持的文档类型。

对于这些任务，BookTranslator 翻译整个文件，而不是聊天文本。它支持 DOCX、PDF 和 EPUB，对扫描或图像密集的 PDF 使用 OCR 模式，通过自动术语表保持各章节中名称和术语的一致性，并在付款前显示价格。如果你有长篇 Word 手稿或 PDF，将其上传到 DOCX 翻译器或 PDF 翻译器，并在决定前查看报价。

如果你是在通用 AI 助手之间选择翻译工具，而不是在 Microsoft 365 内工作，我们的翻译 LLM 比较和 ChatGPT 翻译指南涵盖了其他工具的相同分块和审校问题。关于 DeepL 的文档限制，请参阅 DeepL 文档翻译指南。