如何在保留格式的情况下翻译 Word 文档
通过实用的翻译和质量保证 (QA) 流程，保留 Word 样式、表格、列表、页眉、页脚、图像以及可编辑的 DOCX 结构。
快速回答：翻译 DOCX 文件，而非复制文本
要在不丢失格式的情况下翻译 Word 文档，请将 DOCX 上传到具备文档感知能力的 DOCX 翻译器，保持源文件不变，并在 Word 中查看翻译后的副本。将文本复制到聊天框或翻译器中，在翻译开始前就会丢失样式、分节符、表格结构、页眉、页脚、域、批注和图像关联。
正确的目标不是一张“看起来差不多”的截图。输出结果应保持为可编辑的 DOCX，且其结构依然有效。
为什么 DOCX 通常比 PDF 更容易保留格式
DOCX 是一个包含结构化 XML、媒体、样式和关系文件的 ZIP 压缩包。而 PDF 通常是固定的页面画布。因此，DOCX 暴露了翻译器可以保留的语义对象：
- 段落和运行 (Runs)；
- 命名的标题和正文样式；
- 列表和编号定义；
- 表格单元格和合并区域；
- 节、页眉和页脚；
- 脚注和尾注；
- 超链接和媒体关联；
- 批注和修订；
- 域和内容控件。
这种结构是一种优势，但并非保证。构建不良的 Word 文件依然很脆弱。使用空格、制表符、手动换行符、浮动文本框和直接格式设置构建的文档，比使用样式和真实表格构建的文档更难进行干净的翻译。
预检源文档
在上传文件之前：
- 保存一个独立的源文件副本。
- 仅在审核负责人批准的情况下接受或拒绝修订。
- 确定批注是应保留、翻译还是删除。
- 在可行的情况下，用段落和表格格式替换手动空格。
- 使用标题样式，而不是加粗的正文段落。
- 检查表格是否为真实的表格。
- 更新目录和域。
- 确认字体支持目标语言。
- 删除不应翻译的隐藏或过时内容。
- 在 Word 中打开文件一次，修复任何现有的损坏警告。
预检不是美容式的清理。它消除了关于什么是结构、什么是偶然视觉定位的歧义。
保留格式的逐步工作流程
- 选择目标区域设置，而不仅仅是语言。例如，法国法语和加拿大法语可能需要不同的术语和惯例。
- 为名称、产品术语、定义和必须保持不变的词汇建立一个简短的术语表。
- 将完整的 DOCX 上传到 DOCX 翻译器。
- 当文档风险较高时，先翻译一个具有代表性的文件或章节。
- 以新文件名下载翻译后的 DOCX。
- 在桌面版 Word 中使用“打印布局”打开它。
- 更新域和目录。
- 对照源文件检查结构、数字和术语。
- 根据文档的重要性进行相应的人工审核。
对于 Microsoft 的内置方案，请按照官方的 翻译整个 Word 文档 步骤操作，然后应用下文所述的结构化 QA。
使用 DOCX 压力测试
下载合成的 DOCX 翻译压力测试。它包含多种纯文本工作流无法保留的结构。
从两个维度对源文件和输出结果进行评分：
结构可编辑性
- 您能否在不移动无关对象的情况下编辑文本？
- 标题是否仍由样式表示？
- 表格单元格是否仍是单元格？
- 列表是否继续正确编号？
- 页眉和页脚是否属于正确的节？
视觉还原度
- 层级结构是否可辨认？
- 是否有文本被裁剪或重叠？
- 图像是否与其说明文字保持在一起？
- 分页符是否合理？
- 目标语言脚本是否由合适的字体渲染？
一个看起来像源文件的扁平化 PDF 在视觉上可能得分很高，但由于它不再可编辑，在 DOCX 任务中仍然是失败的。
表格、列表、图像和文本框
表格
比较行数、列数、合并单元格、数字、单位和标题重复。必要时允许行高扩展；不要为了保持源文件高度而隐藏目标文本。
列表
检查跨分节符和嵌套层级的编号。当段落被重建时，Word 编号可能会意外重新开始。
图像
验证图像关联、位置、环绕方式、说明文字和替代文本。图像内的文本需要具备图像感知能力的翻译；翻译附近的散文不会改变像素。
文本框和形状
这些是常见的溢出点。即使普通段落没有问题，较长的译文也可能会在固定形状内被裁剪。
页眉、页脚、页码和节
Word 可以为以下内容存储不同的页眉和页脚：
- 首页；
- 奇偶页；
- 每个文档节；
- 纵向和横向节。
检查每个节中的至少一页。在添加或删除页面后检查页码域。在第一页看起来正确的页眉，在附录中可能仍然缺失。
翻译膨胀与分页
分页通常会发生变化。这并不自动意味着格式失败。
在以下情况下可以接受页数变化：
- 所有内容仍然存在；
- 标题与随后的内容保持在一起；
- 表格跨页断开合理；
- 脚注与其标记保持关联；
- 交叉引用和目录域已更新。
当文本被裁剪、字体大小变得无法阅读、标题孤立或表格行被拆分为无意义的内容时，应将其视为失败。
翻译后格式检查清单
- 文件打开时没有修复警告。
- 输出结果是可编辑的 DOCX。
- 标题层级与源文件匹配。
- 列表保留了顺序和嵌套。
- 表格保留了记录、数值和合并单元格。
- 图像、说明文字和替代文本保持连接。
- 页眉和页脚在每个节中都正常工作。
- 页码、目录、说明文字和交叉引用已更新。
- 批注和修订符合选定的审核策略。
- 字体支持目标语言的每个字符。
- 没有意外残留隐藏或未翻译的源文本。
常见失败及修复方法
| 失败现象 | 可能原因 | 修复方法 |
|---|---|---|
| 标题看起来正确但目录中缺失 | 直接格式设置替换了标题样式 | 重新应用语义标题样式 |
| 表格行变成了段落 | 纯文本或弱转换工作流 | 重新使用完整的 DOCX 翻译 |
| 页码错误 | 域未更新 | 在 Word 中更新所有域 |
| 批注消失 | 审阅内容被扁平化或排除 | 从源文件恢复并遵循修订策略 |
| 目标字符显示为方框 | 字体缺少字形 | 应用并嵌入合适的字体 |
| 文件变成只读 PDF | 工作流未返回 DOCX | 使用“文件进，DOCX 出”的翻译器 |
对于修订较多的文件，在确定使用某种工具前，请先运行 DOCX 审阅压力测试。如果输出结果静默接受了修订、丢失了批注、更改了审阅者元数据或脱离了批注锚点，请拒绝使用该工具。
