如何翻译用户手册而不破坏警告、图表或布局

为了安全地翻译用户手册，应将其视为受控的产品构件，而不是一组零散的句子。冻结产品版本，保留手册的警告系统，锁定产品和界面术语，盘点图表内部的文字，并在重建翻译后的文件后验证每一个标注和交叉引用。

正确的优先级顺序是：

1. 源版本和范围；
2. 安全和操作规程含义；
3. 产品名称、控件和不翻译项；
4. 图表标签和交叉引用；
5. 完整性和结构；
6. 目标语言的清晰度；以及
7. 视觉布局。

下载用户手册翻译控制表以记录警告、术语、图表、引用、负责人、证据以及重新测试的状态。

冻结产品和手册版本

对手册的错误版本进行再精炼的翻译依然是错误的。在翻译之前，请记录：

• 产品名称、型号、硬件或软件版本以及目标市场；
• 源手册标题、文档编号、修订版和发布日期；
• 目标语言和区域设置；
• 包含和排除的附录、标签、快速入门卡以及保修文本；
• 源文件格式和链接的图像文件；以及
• 能够回答产品问题的人员。

如果源文件仍在变动，请确定一个截止日期和一个变更日志。新的源文件修改应通过明确的修订版本进入目标语言，而不是通过发送与完整文件无法核对的替代句子来完成。

此版本记录是可下载控制表中的第一行，因为后续的所有检查都依赖于它。

在翻译正文之前保护警告系统

警告是一个系统：信号词、危险、后果、规避动作、符号、位置和引用。不要孤立地翻译每个元素并假设其关系能得以保留。

ISO 20607:2019 规定了机器生命周期中机械使用手册的安全相关部件、结构和呈现方式。 IEC/IEEE 82079-1:2019 为使用信息提供了更广泛的原则和要求。这些标准并不能使机器翻译合规；它们表明手动准备和验证是一项生产规范，而不是简单的句子替换。

对于每个警告，请捕获：

• 稳定的警告ID；
• 源语言和目标语言信号词；
• 危险陈述；
• 后果陈述；
• 规避说明；
• 符号或图像引用；
• 它出现的页面、章节和步骤；以及
• 所需的审核员。

保留源严重性层级。不要随意用更熟悉的同义词替换信号词。在翻译后的布局中，验证警告没有与其管辖的步骤、图表或条件分离。

构建三个受控列表

一个术语表是不够的。将三种类型的控制分开。

批准的术语

记录源术语、批准的目标术语、定义、上下文、大小写、复数或变格规则以及拒绝的变体。除非源文有意区分两个概念，否则一个产品概念应使用一个术语。

微软关于谨慎使用技术术语的最新指导意见建议在需要时使用一致的术语和定义。这一原则在翻译中更为重要：在两个貌似合理的的目标术语之间切换，可能会让读者误以为手册指的是两个不同的部件。

不可翻译项

识别必须保持不变的字符串，例如：

• 型号和零件编号；
• 命令行值、文件扩展名和代码；
• 项目管辖下的商标或产品名称；
• 监管标识符；
• 尚未本地化的字面界面标签；以及
• 物理印在产品上的连接器、端口或控件标记。

“不翻译”并不意味着“忽略”。请逐个字符核对字符串，并保持其周围语法的清晰。

界面与物理控件标签

为按钮、菜单项、屏幕标签、旋钮、指示器以及印刷在产品上的标签创建单独的映射。记录目标界面是否存在。

如果产品 UI 仍然显示 Settings，那么将手册中的指令翻译为“打开首选项”会导致可寻址性失败，即使这两个短语在语言学上都是可接受的。请决定手册是应引用源标签、本地化标签，还是两者兼具。

对于长篇文档，术语一致性工作流 为已批准和拒绝的术语表单提供了可重用的结构。

盘点不在正文流中的文本

手册将可翻译内容隐藏在以下位置：

• 图表和屏幕截图；
• 标注标签；
• 文本框和侧边栏；
• 表格单元格；
• 页眉和页脚；
• 生成的目录；
• 图表说明；
• 链接图形；
• CAD 导出文件；以及
• 扫描页面。

为每个图表创建资产 ID。记录其文本是可编辑、嵌入在图像中，还是由带编号的标注表示。如果源图像无法编辑，请决定是将其重新创建、添加翻译后的图例，还是保留并附上经批准的解释。

不要声称文档翻译器会重绘每一个图表。BookTranslator 可以在支持的情况下保留图像和文档结构，但图像内部的文本和复杂的生产插图可能需要单独编辑和审阅。

根据必须保持可编辑的内容来选择源格式

在拥有原始可编辑源文件时，请使用该源文件。PDF 作为视觉基准很有用，但通常很难替代创作文件。如果只有基于文本的 PDF，请遵循保持格式的 PDF 翻译工作流。如果源文件是 DOCX，请通过以下方式保留样式和可编辑结构：Word 文档翻译工作流.

先翻译一个具有代表性的压力测试章节

选择一个包含多个潜在故障点的章节：

• 至少一个警告；
• 一个带编号的步骤；
• 一张带有标注的图表；
• 一个表格；
• 一个交叉引用；
• 一个界面标签；以及
• 一个排版紧凑的页面。

在处理整个手册之前，先翻译并重建该章节。通过它来确认：

• 术语表是否契合实际句子？
• 警告在视觉和语义上是否仍然完整？
• 目标语言是否能在不影响阅读的情况下排布？
• 标签是否与产品和 UI 一致？
• 是否可以使用现有的源文件更新图表？
• 输出格式是否支持所需的审核？

如果压力测试章节出现问题，请在将错误扩大到 200 页之前调整工作流。

先审核结构，再审核样式

完成全文翻译后，将完整的目标语言文档与源文件进行核对。

1. 对比章节、步骤、警告、表格和插图的数量。
2. 检查每个主要章节的首尾内容。
3. 核对每一个“参见章节”、“参见插图”和“参见表格”的引用。
4. 核对编号步骤、要点、前提条件和结果。
5. 搜索源语言残留并将其与 DNT 列表进行比较。
6. 搜索所有已批准和已拒绝的术语变体。
7. 检查数字、单位、公差、扭矩值、温度、日期、URL 和标识符。
8. 确认页眉、页脚、修订代码和法律声明使用了正确的版本数据。

更改过的标注可能会产生隐性缺陷。如果原文说“按下第 4 项”，而翻译后的图表将其重新编号为 5，则句子和图表看起来都可能合情合理，但说明却无法使用了。

根据目标语言的习惯进行编辑，而非盲目追求与源语言对称

一旦受控信息保持稳定，即在目标语言中编辑步骤以确保清晰度。在可行的情况下，每个步骤只保留一个动作。当这样做可以防止误用时，应将条件置于动作之前。如果有意重复是为了识别同一部件或控件，则应保留该重复。

微软的全球写作指南建议在可翻译的技术内容中使用简短清晰的句子、一致的结构，并避免使用习语或文化特定引用。切勿通过增加多样性来“改进”目标手册，因为这会削弱术语的一致性。

这就是人工后期编辑发挥作用的地方：在验证了完整性和受控内容之后进行，而不是取代这些检查。

将重建后的手册作为产品进行验证

进行三项单独的审批。

语言和技术审查

• 含义与源文相符。
• 产品术语和控件标签已获批准。
• 警告保留了危险、后果和避免措施。
• 单位、数值和标识符正确无误。
• 目标语言的步骤对目标用户而言清晰易懂。

结构审查

• 每个步骤、警告、表格、图表、附录和注释均齐全。
• 交叉引用可正确解析到目标项目。
• 目录条目和书签可打开正确的章节。
• 图表标注与周围的说明保持一致。

视觉与交付审查

• 没有任何警告、表格、标题或说明被截断。
• 分页符不会将前提条件与操作步骤隔开。
• 字体支持目标文种且获准用于交付。
• PDF 或 DOCX 文件可在收件人将使用的应用程序中正常打开。
• 文件名、版本、区域设置和发布包与交付记录相符。

对于 PDF 输出，请调整 PDF 翻译质量保证检查清单，而不是在最终校对期间凭空捏造一套独立的视觉标准。

BookTranslator 的适用场景

BookTranslator 可以翻译完整的基于文本的 PDF 或 DOCX 文件，使用自动词汇表处理重复出现的术语，并在支持的情况下提供双语输出。请通过以下途径上传具代表性的源文件：PDF 翻译器 或 DOCX 翻译器，检查返回的结构，并在扩大工作流规模之前验证压力测试部分。

对于扫描手册，OCR 模式旨在恢复和翻译可读内容，而不是复制每一个原始坐标、字体或图表标签。涉及安全关键、受监管或公共的手册，仍然需要进行适当的技术、语言和合规审查。

最终用户手册发布关卡

仅在以下情况下发布：

• 产品和手册版本已冻结并记录；
• 警告、术语、DNT 项目、控件和界面标签均有专人负责；
• 每个图形和内嵌文本资产都有明确的处理方案；
• 完整文件计数和交叉引用相符；
• 技术和目标语言审校人员已解决主要问题；
• 最终的 PDF 或 DOCX 通过了视觉和功能校对；以及
• 发布包明确标识了准确的源语言、目标语言、区域设置和修订版本。

核心规则很简单：当用户能够使用正确的的产品版本执行正确的操作时，用户手册翻译就成功了。流畅的文笔是必要的，但它并非首要的验收标准。