如何翻译用户手册而不破坏警告、图表或版式

要安全地翻译用户手册，应将其视为受控的产品文档，而非句子的集合。冻结产品版本，保留手册的警告体系，锁定产品和界面术语，清点图表中的文字，并在翻译后的文件重新构建后核对每一处标注和交叉引用。

正确的优先级是：

1. 源版本和范围；
2. 安全和操作含义；
3. 产品名称、控件和不可翻译项；
4. 图表标签和交叉引用；
5. 完整性和结构；
6. 目标语言的清晰度；以及
7. 视觉版式。

下载用户手册翻译控制表，用于记录警告、术语、图表、引用、负责人、证据和复测状态。

冻结产品和手册版本

翻译错了手册，再精美也是错的。翻译前，请记录：

• 产品名称、型号、硬件或软件版本以及市场；
• 源手册标题、文档编号、修订版本和出版日期；
• 目标语言和地区；
• 包含和排除的附录、标签、快速入门卡片和保修文本；
• 源文件格式和链接的图像文件；以及
• 能够回答产品问题的人员。

如果源文件仍在变动，请设定截止点和变更日志。新的源文件编辑应通过明确的修订进入目标文件，而不是通过电子邮件发送替换句子，却无人将其与完整文件进行核对。

此版本记录是可下载控制表中的第一行，因为后续每项检查都依赖于它。

在翻译正文之前保留警告体系

警告是一个体系：信号词、危险、后果、规避措施、符号、位置和引用。不要独立翻译每个元素，并假设它们之间的关系会保持不变。

ISO 20607:2019 涵盖了机械使用说明手册在机器生命周期中的安全相关部分、结构和呈现方式。IEC/IEEE 82079-1:2019 则提供了更广泛的使用信息原则和要求。这些标准并不能使机器翻译合规；它们说明了为什么手册的编制和验证是一门生产规范，而非简单的句子替换。

对于每一条警告，需记录：

• 稳定的警告 ID；
• 源语言和目标语言的信号词；
• 危险说明；
• 后果说明；
• 规避说明；
• 符号或图像引用；
• 其出现的页码、章节和步骤；以及
• 所需的审核人。

保留源语言的严重性层级。不要随意用更熟悉的同义词替换某个信号词。在翻译后的版面中，核实警告未与其所管辖的步骤、图表或条件分离。

建立三个受控列表

一个术语表是不够的。应将三种类型的控制分开。

已批准的术语

记录源术语、已批准的目标术语、定义、语境、大小写、复数或屈折规则以及被拒绝的变体。除非源文本有意区分两个概念，否则一个产品概念只使用一个术语。

微软当前关于谨慎使用技术术语的指南建议，在需要时使用一致的术语和定义。这一原则在翻译中更为重要：在两个看似合理的目标术语之间切换，可能会让读者以为手册指的是两个不同的部件。

将列表存储在内部知识库或其他面向作者、译者、审核人和支持团队的共享权威来源中，以确保已批准的术语在公司知识源中可查找且具有权威性。

不翻译项

识别必须保持不变的字符串，例如：

• 型号和零件编号；
• 命令行值、文件扩展名和代码；
• 受项目约束的商标或产品名称；
• 法规标识符；
• 尚未本地化的字面界面标签；以及
• 以物理形式出现在产品上的连接器、端口或控制标识。

“不翻译”并不意味着“忽略”。请逐字符核对字符串，并确保其周围的语法清晰明确。

界面与物理控件标签

为按钮、菜单项、屏幕标签、旋钮、指示灯以及产品上印刷的标签分别建立映射表。记录目标界面是否存在。

如果产品界面仍然显示 Settings，而手册说明被翻译为“打开偏好设置”，即便两种表述在语言上都可接受，也会导致用户找不到对应功能。请决定手册应当引用源标签、本地化标签，还是两者兼用。

对于长篇文档，术语一致性工作流提供了一套可复用的结构，用于管理已批准和已否决的表述形式。

清点不在正文流中的文本

手册会将可翻译内容隐藏在以下位置：

• 图表和截图中；
• 标注标签中；
• 文本框和边栏中；
• 表格单元格中；
• 页眉和页脚中；
• 自动生成的目录中；
• 图注中；
• 链接的图形中；
• CAD 导出文件中；以及
• 扫描页面中。

为每个图创建资产 ID。记录其文本是可编辑的、嵌入在图像中的，还是通过编号标注来表示的。如果源图像无法编辑，请决定是重新制作、添加翻译后的图例，还是保留原图并附上经批准的说明。

不要声称文档翻译工具会重绘每一张图表。BookTranslator 可以在支持的情况下保留图像和文档结构，但图像内部的文本和复杂的制作图稿可能需要单独编辑和审核。

根据必须保持可编辑的内容选择源格式

如果你拥有原始可编辑源文件，请优先使用它。PDF 作为视觉基线很有用，但往往无法替代创作文件。如果只有基于文本的 PDF，请遵循保留格式的 PDF 翻译工作流。如果源文件是 DOCX，请使用Word 文档翻译工作流来保留样式和可编辑结构。

如果翻译只是更广泛文档流程中的一个环节，这份文档自动化软件指南可以帮助团队比较用于手册周边文档生成、审批、电子签名和工作流路由的工具。

跨电子表格、电子邮件和其他业务工具协调手册更新的团队，可以使用 viaSocket 连接周边工作流，翻译仍作为独立步骤进行。

先翻译一个有代表性的压力测试章节

选择一个包含多种易出问题环节的章节：

• 至少一条警告；
• 一个编号步骤；
• 一张带标注的图表；
• 一个表格；
• 一个交叉引用；
• 一个界面标签；以及
• 一个版面紧凑的页面。

在处理整本手册之前，先翻译并重建该部分。用它来回答：

• 术语表是否契合真实句子？
• 警告在视觉和语义上是否仍然完整？
• 目标语言能否在不出现难以阅读的字号的情况下容纳内容？
• 标签是否与产品和 UI 一致？
• 能否用可用的源文件更新图表？
• 输出格式是否支持所需的审校？

如果压力测试部分失败，先改变工作流程，而不是把失败扩大到 200 页。

先审结构，再审风格

完成全文翻译后，将完整的目标文本与源文本进行对照。

1. 比较章节、步骤、警告、表格和图表的数量。
2. 检查每个主要章节的首尾内容。
3. 解决所有“参见某节”“参见某图”和“参见某表”的引用。
4. 核实编号步骤、项目符号、前提条件和结果。
5. 搜索源语言残留，并与 DNT 列表进行比对。
6. 搜索所有已批准和已拒绝的术语变体。
7. 检查数字、单位、公差、扭矩值、温度、日期、URL 和标识符。
8. 确认页眉、页脚、修订代码和法律声明使用正确的版本数据。

标注的改动可能造成隐性缺陷。如果源文说“按下第 4 项”，而译文图表将其重新编号为 5，那么句子和图表可能看起来都合理，但该指令已无法使用。

为目标语言的使用而编辑，而非追求源语言的对称

一旦受控信息稳定下来，就为目标语言的清晰度编辑操作步骤。在可行的情况下，每一步只保留一个操作。当能防止误用时，将条件置于操作之前。当重复用于标识同一部件或控件时，保留有意的重复。

Microsoft 的全球写作指南建议在可翻译的技术内容中使用简短清晰的句子、一致的结构，并避免习语或特定文化引用。不要通过增加多样性来“改进”目标手册，从而削弱术语一致性。

这正是人工译后编辑的用武之地：在完整性和受控内容得到验证之后进行，而不是替代这些检查。

将重建后的手册作为产品进行验证

执行三项独立审批。

语言与技术审校

• 含义与源文一致。
• 产品术语与控制标签已获批准。
• 警告保留危害、后果与规避措施。
• 单位、数值与标识符正确无误。
• 目标语言的操作步骤对目标用户清晰易懂。

结构审校

• 每个步骤、警告、表格、图、附录与注释均已包含。
• 交叉引用指向正确的目标条目。
• 目录条目与书签打开正确的章节。
• 图注标注与周围说明一致。

视觉与交付审校

• 没有警告、表格、图注或说明被裁切。
• 分页不会将前提条件与操作步骤分开。
• 字体覆盖目标文字且允许用于交付。
• PDF 或 DOCX 能在接收方使用的应用程序中打开。
• 文件名、版本、语言区域与发布包与交付记录一致。

对于 PDF 输出，请采用 PDF 翻译质量检查清单，而不要在最终校对时另立一套视觉标准。

BookTranslator 的适用场景

BookTranslator 可以翻译完整的基于文本的 PDF 或 DOCX，对重复出现的术语使用自动术语表，并在支持的情况下提供双语输出。通过 PDF 翻译器 或 DOCX 翻译器 上传具有代表性的源文件，检查返回的结构，并在扩大工作流程之前验证压力测试部分。

对于扫描版手册，OCR 模式旨在恢复并翻译可读内容，而非复现每个原始坐标、字体或图表标签。安全关键、受监管或公开的手册仍需进行相应的技术、语言与合规审校。

用户手册最终发布关卡

仅在以下条件满足时发布：

• 产品和手册的修订已冻结并记录在案；
• 警告、术语、DNT 条目、控件和界面标签均已明确责任人；
• 每张图和每个嵌入文本资产都有明确的处理方式；
• 完整文件计数与交叉引用一致；
• 技术审校和目标语言审校已关闭主要问题；
• 最终 PDF 或 DOCX 已通过视觉和功能校对；且
• 发布包明确标识了确切的源文件、目标文件、语言区域和修订版本。

核心规则很简单：当用户能够针对正确的产品版本执行正确的操作时，用户手册的翻译才算成功。流畅的行文是必要的，但它不是主要的验收标准。