警告、図、レイアウトを崩さずに取扱説明書を翻訳する方法

取扱説明書を安全に翻訳するには、文の寄せ集めではなく、管理された製品成果物として扱う必要があります。製品バージョンを固定し、説明書の警告システムを維持し、製品とインターフェースの用語を確定し、図の中のテキストを洗い出し、翻訳後のファイルを再構築した後にすべての注記と相互参照を検証します。

正しい優先順位は次のとおりです。

1. 原文のバージョンと範囲、
2. 安全性と手順の意味、
3. 製品名、操作部、翻訳しない項目、
4. 図のラベルと相互参照、
5. 完全性と構造、
6. 対象言語の明瞭さ、そして
7. 視覚的なレイアウト。

取扱説明書翻訳管理シートをダウンロードして、警告、用語、図、参照、担当者、根拠、再テスト状況を記録しましょう。

製品と説明書のバージョンを固定する

間違った説明書をどれだけ丁寧に翻訳しても、やはり間違いです。翻訳の前に、次の項目を記録します。

• 製品名、型番、ハードウェアまたはソフトウェアのバージョン、市場、
• 原文説明書のタイトル、文書番号、改訂番号、発行日、
• 対象言語とロケール、
• 含める付録と除外する付録、ラベル、クイックスタートカード、保証文、
• 原文のファイル形式とリンクされた画像ファイル、そして
• 製品に関する質問に答えられる担当者。

原文がまだ変更されている場合は、締め切りと変更履歴を定めます。原文の新しい編集は、明示的な改訂を通じて訳文に反映させるべきであり、完全なファイルと照合されないまま置き換え文をメールで送るべきではありません。

このバージョン記録は、ダウンロード可能な管理シートの最初の行です。以降のすべてのチェックがこれに依存するからです。

本文を翻訳する前に警告システムを維持する

警告は一つのシステムです。信号語、危険、結果、回避行動、記号、配置、参照が含まれます。各要素を個別に翻訳して、その関係が保たれると想定してはいけません。

ISO 20607:2019は、機械のライフサイクル全体にわたる機械取扱説明書の安全に関連する部分、構造、および提示方法について規定しています。IEC/IEEE 82079-1:2019は、使用のための情報に関するより広範な原則と要件を提供しています。これらの規格は機械翻訳を準拠させるものではありません。これらは、マニュアルの作成と検証が文の置き換えではなく生産工程の規律である理由を示しています。

すべての警告について、以下を記録します：

• 安定した警告ID；
• 原文と訳文のシグナルワード；
• 危険の記述；
• 結果の記述；
• 回避手順；
• 記号または画像の参照；
• それが表示されるページ、セクション、および手順；そして
• 必要なレビュー担当者。

原文の重大度階層を維持してください。あるシグナルワードを、より馴染みのある同義語に安易に置き換えないでください。翻訳されたレイアウトにおいて、警告がそれが支配する手順、図、または条件から分離されていないことを確認してください。

3つの管理リストを作成する

用語集は1つでは不十分です。3種類の管理を分けてください。

承認済み用語

原文の用語、承認された訳語、定義、文脈、大文字小文字の使い分け、複数形または語形変化のルール、および却下された異形を記録します。原文が意図的に2つの概念を区別している場合を除き、1つの製品概念には1つの用語を使用してください。

Microsoftの技術用語を慎重に使用するに関する現在のガイダンスでは、必要な場合には一貫した用語と定義を使用することを推奨しています。同じ原則は翻訳においてさらに重要です。2つのもっともらしい訳語の間で切り替えると、読者はマニュアルが2つの異なる部品を指していると考えるかもしれません。

承認済み用語を社内の知識ソース全体で見つけやすく権威あるものにするには、ライター、翻訳者、レビュー担当者、およびサポートチーム向けの社内ナレッジベースまたは別の共有された信頼できる情報源にリストを保存してください。

翻訳しない項目

変更せずに残す必要がある文字列を特定します。例えば：

• モデル番号と部品番号；
• コマンドラインの値、ファイル拡張子、およびコード；
• プロジェクトによって管理される商標または製品名；
• 規制識別子；
• ローカライズされていないリテラルのインターフェースラベル；そして
• 製品本体に物理的に表示されるコネクタ、ポート、コントロールの表記。

「翻訳しない」は「無視する」という意味ではありません。文字列を一文字ずつ確認し、その周囲の文法が明確であることを保ちます。

インターフェースと物理コントロールのラベル

ボタン、メニュー項目、画面ラベル、ノブ、インジケーター、製品に印刷されたラベルについて、別個のマッピングを作成します。対象のインターフェースが存在するかどうかを記録します。

製品のUIが依然としてSettingsと表示されている場合、マニュアルの指示を「設定を開く」と翻訳すると、両方の表現が言語的に許容できても、見つけられないという失敗を生みます。マニュアルが原文のラベル、ローカライズされたラベル、またはその両方を引用すべきかを決定します。

長い文書の場合、用語の一貫性ワークフローが、承認された表記と却下された表記のための再利用可能な構造を提供します。

本文の流れの中にないテキストを洗い出す

マニュアルは翻訳可能なコンテンツを次のような場所に隠しています:

• 図やスクリーンショット。
• コールアウトのラベル。
• テキストボックスやサイドバー。
• 表のセル。
• ヘッダーとフッター。
• 自動生成された目次。
• 図のキャプション。
• リンクされたグラフィック。
• CADの書き出し。そして
• スキャンしたページ。

すべての図にアセットIDを作成します。そのテキストが編集可能か、画像に埋め込まれているか、番号付きのコールアウトで表現されているかを記録します。元の画像が編集できない場合、再作成するか、翻訳された凡例を追加するか、承認された説明を付けてそのまま保持するかを決定します。

文書翻訳ツールがすべての図を描き直すと主張してはいけません。BookTranslatorは対応している範囲で画像と文書構造を保持できますが、画像内部のテキストや複雑な制作アートワークは別途の編集とレビューが必要になる場合があります。

何を編集可能なまま残す必要があるかで原文フォーマットを選ぶ

編集可能な元のソースを所有している場合はそれを使用してください。PDFは視覚的なベースラインとして役立ちますが、オーサリングファイルの代用としては不十分なことがよくあります。テキストベースのPDFしか存在しない場合は、フォーマットを保持したPDF翻訳ワークフローに従ってください。ソースがDOCXの場合は、Word文書翻訳ワークフローでスタイルと編集可能な構造を保持してください。

翻訳がより広範な文書プロセスの一部である場合、この文書自動化ソフトウェアガイドは、マニュアル周辺の文書生成、承認、電子署名、ワークフロールーティングのためのツールをチームが比較するのに役立ちます。

スプレッドシート、メール、その他のビジネスツール間でマニュアルの更新を調整するチームは、viaSocketを使用して周辺のワークフローを接続できますが、翻訳は別のステップのままです。

まず代表的な負荷のかかるセクションを翻訳する

いくつかの障害が発生しやすい要素を含むセクションを選びます：

• 少なくとも1つの警告。
• 番号付きの手順。
• 引き出し線付きの図。
• 表。
• 相互参照。
• インターフェースラベル。そして
• レイアウトが厳しいページ。

マニュアル全体を処理する前に、そのセクションを翻訳して再構築してください。これを使って次を確認します：

• 用語集は実際の文に適合しますか？
• 警告は視覚的にも意味的にも完全なままですか？
• 対象言語は読みにくい文字にならずに収まりますか？
• ラベルは製品とUIに一致していますか？
• 図は利用可能なソースファイルで更新できますか？
• 出力形式は必要なレビューをサポートしていますか？

ストレスセクションが失敗したら、失敗を200ページに拡大する前にワークフローを変更してください。

スタイルより構造を先にレビューする

翻訳完了後、完全なターゲットをソースと照合します。

1. セクション、手順、警告、表、図の数を比較します。
2. 各大セクションの最初と最後の内容を確認します。
3. 「セクションを参照」「図を参照」「表を参照」の参照をすべて解決します。
4. 番号付き手順、箇条書き、前提条件、結果を検証します。
5. ソース言語の残留を検索し、DNTリストと比較します。
6. 承認済みおよび却下済みのすべての用語バリアントを検索します。
7. 数値、単位、公差、トルク値、温度、日付、URL、識別子を確認します。
8. ヘッダー、フッター、改訂コード、法的通知が正しい版データを使用していることを確認します。

変更された注記は、気づかれない欠陥を生む可能性があります。ソースに「項目4を押す」とあり、翻訳された図でそれが5に番号変更されている場合、文と図の両方がもっともらしく見えても、指示は使用不能になります。

ソース言語の対称性ではなく、対象言語での使用のために編集する

管理された情報が安定したら、対象言語で明確になるように手順を編集します。実用的な場合は、1ステップにつき1つのアクションを保ちます。誤用を防ぐ場合は、アクションの前に条件を置きます。同じ部品やコントロールを特定する場合、意図的な繰り返しは保持します。

Microsoftのグローバルライティングガイダンスでは、翻訳可能な技術コンテンツにおいて、短く明確な文、一貫した構文、慣用句や文化固有の参照の回避を推奨しています。用語の一貫性を弱める多様性を加えて、対象マニュアルを「改善」しないでください。

ここが人間によるポストエディットの出番です。完全性と管理されたコンテンツが検証された後に行うものであり、それらのチェックの代わりではありません。

再構築されたマニュアルを製品として検証する

3つの独立した承認を実施します。

言語および技術レビュー

• 意味が原文と一致している。
• 製品用語とコントロールのラベルが承認されている。
• 警告が危険、結果、回避行動を保持している。
• 単位、値、識別子が正しい。
• 対象言語の手順が想定ユーザーにとって明確である。

構造レビュー

• すべての手順、警告、表、図、付録、注記が存在する。
• 相互参照が正しい対象項目に解決される。
• 目次項目とブックマークが正しいセクションを開く。
• 図の吹き出しが周囲の指示と一致している。

視覚および納品レビュー

• 警告、表、キャプション、指示が欠落していない。
• 改ページによって前提条件と操作が分離されていない。
• フォントが対象スクリプトをカバーし、納品が許可されている。
• PDFまたはDOCXが受領者の使用するアプリケーションで開く。
• ファイル名、リビジョン、ロケール、リリースパッケージが納品記録と一致している。

PDF出力の場合、最終校正中に独自の視覚基準を考案するのではなく、PDF翻訳QAチェックリストを適用してください。

BookTranslatorの役割

BookTranslatorは、テキストベースの完全なPDFまたはDOCXを翻訳し、繰り返し用語に自動用語集を使用し、サポートされている場合はバイリンガル出力を提供できます。PDF翻訳ツールまたはDOCX翻訳ツールから代表的なソースをアップロードし、返された構造を検査し、ワークフローを拡大する前にストレスセクションを検証してください。

スキャンされたマニュアルの場合、OCRモードは読み取り可能なコンテンツを復元して翻訳することを目的としており、元のすべての座標、フォント、図のラベルを再現するものではありません。安全上重要なマニュアル、規制対象のマニュアル、公開マニュアルには、依然として適切な技術、言語、コンプライアンスのレビューが必要です。

最終ユーザーマニュアルリリースゲート

以下の場合にのみリリースします：

• 製品とマニュアルの改訂が確定し、記録されている。
• 警告、用語、DNT項目、操作部、インターフェースラベルにそれぞれ担当者が割り当てられている。
• すべての図と埋め込みテキスト資産の扱いが定義されている。
• 完全ファイルの数と相互参照が一致している。
• 技術レビュアーと対象言語レビュアーが主要な問題をクローズしている。
• 最終PDFまたはDOCXが視覚的・機能的な校正を通過している。そして
• リリースパッケージが正確なソース、ターゲット、ロケール、リビジョンを特定している。

中心となるルールはシンプルです。ユーザーマニュアルの翻訳は、ユーザーが正しい製品バージョンで正しい操作を実行できたときに成功したと言えます。流暢な文章は必要ですが、それが主要な合格基準ではありません。