Hukuki Referansları Bozmadan Bates Numaralı Bir PDF Nasıl Çevrilir?

Bates numaralı bir PDF'i güvenle çevirmek için her Bates tanımlayıcısına düz metin olarak değil, bir referans anahtarıolarak yaklaşın. Orijinal teslimi dondurun, kaynak sayfa başına bir satır kaydedin, bir çalışma kopyası üzerinden çeviri yapın ve her hedef sayfanın kaynak tanımlayıcıyla nasıl eşleştiğini kanıtlayın.

Çeviri sırasında kendiniz bir hedef numaralandırma kuralı uydurmayın. Çevirinin orijinal tanımlayıcıyı koruyup korumayacağını, bir son ek ekleyip eklemeyeceğini veya ayrı bir aralık kullanıp kullanmayacağını bir sözleşme, teslim protokolü, mahkeme kararı, müvekkil talimatı veya inceleme prosedürü belirleyebilir. Sorumlu hukuk veya arşiv ekibi, çalışmaya başlamadan önce bu kuralı onaylamalıdır.

Şu adımları izleyin:

1. Orijinal kaynak dosyaları ve bunların karma (hash) değerlerini aynen koruyun.
2. Dosya adlarının, dosya sırasının, PDF sayfa dizinlerinin ve görünür Bates tanımlayıcılarının envanterini çıkarın.
3. Çeviriye başlamadan önce eksik, mükerrer, okunamayan veya çakışan tanımlayıcıları netleştirin.
4. Bir kaynak sayfanın birden fazla hedef sayfaya bölünmesi durumu da dahil olmak üzere, hedef tanımlayıcı kuralını onaylayın.
5. Tanımlayıcıyı çevrilebilir bir metin olarak ele almadan dil içeriğini çevirin.
6. Kaynaktan hedefe sayfa eşleme tablosu oluşturun.
7. Her atıfı ve çapraz referansı nihai dosyalar üzerinden test edin.

Bates çevirisi sayfa eşleme şablonunu indirin Bates çevirisi sayfa eşleme şablonunu. Bu şablon evrensel bir adlandırma kuralı değil, örnek niteliğinde bir sayfa bölme modeli içerir.

Bates Numarası Ne İşe Yarar?

Bates numarası, bir dizi belge genelinde kullanılan benzersiz bir sayfa tanımlayıcısıdır. Genellikle üst veya alt bilgide yer alır; sayısal bir diziyi bir ön ek veya son ek ile birleştirebilir.

Adobe'nin güncel Acrobat yönergeleri , kullanıcıların dosya sırasını, başlangıç numarasını, basamak sayısını, ön eki, son eki, çıktı klasörünü ve dosya adı davranışını belirlediği toplu bir işlemi açıklar. Buradaki dosya sırası oldukça önemlidir: bu sırayı değiştirmek, hangi sayfanın hangi tanımlayıcıyı alacağını değiştirebilir.

Şu kavramları birbirinden ayrı tutun:

Bu değerler, hiçbiri bozuk veya hatalı olmaksızın birbiriyle uyuşmayabilir. Bir PDF'de numaralandırılmamış altı kapak ve dizin sayfası bulunabilir; basılı 1. sayfa PDF'in 7. sayfasına denk gelebilir ve aynı sayfada Bates tanımlayıcısı olarak ACME000247 yer alabilir. Bates tanımlayıcısı, harici referans anahtarı olma niteliğini korur.

Bizim PDF sayfa numarası onarım kılavuzumuz , basılı sayfa numaralandırmasını ve PDF sayfa etiketlerini kapsar. Bu kılavuz ise kaynak ile hedef arasındaki ayrı Bates ilişkisini ele alır.

Çeviriden Önce Kaynak İbraz Setini Sabitleyin

İçeriği hâlâ değişebilecek bir klasörle işe başlamayın. Salt okunur bir kaynak seti oluşturun ve şunları kaydedin:

• ibraz veya dava adı;
• kaynak dosya adı ve SHA-256 değeri;
• dosya sırası;
• sayfa sayısı;
• ilk ve son Bates tanımlayıcısı;
• önek, sonek ve basamak genişliği;
• gizlilik, karartma veya durum işaretleri;
• PDF'in şifreli, imzalı, taranmış veya form tabanlı olup olmadığı; ve
• çeviriye yetki veren ve teslim edilecek çıktıyı tanımlayan talimat.

Adobe, korumalı veya şifreli PDF'lerin ve bazı form türlerinin Bates numaralandırma işlemi tarafından desteklenmediğini belirtir. Bu, işlem öncesi kontrol için faydalı bir ayrımdır: düzenleme kısıtlaması, form davranışı, imza veya şifreleme sorunları, belgeyi yeni bir PDF olarak yazdırıp gizlemek yerine, yetkili dosya sahibi tarafından çözülmelidir.

Dosya adları zayıf birer kanıt olduğu için karma (hash) değerleri büyük önem taşır. Adı production-001.pdf olan iki dosya farklı revizyonlar içerebilir. Sağlama toplamına (checksum) bağlı bir sayfa haritası, denetçinin gerçekte hangi baytların çevrildiğini kesin olarak belirlemesini sağlar.

Mevcut Sıralamayı Denetleyin

PDF üzerinde herhangi bir değişiklik yapmadan önce kaynak sayfa başına bir envanter satırı oluşturun. En azından şunları kaydedin:

source filename
source file hash
PDF page index
visible Bates identifier
identifier location
printed page number or page label, when relevant
page status: present, blank, redacted, duplicate, illegible, or exception

Ardından dizilimi hem mekanik hem de görsel olarak test edin.

Boşlukları ve yinelenen kayıtları kontrol edin

Örneğin ACME000101, ACME000102, ACME000104 şeklindeki bir dizilimde bir boşluk vardır. Bu durum mutlaka bir sayfanın eksik olduğunu göstermez: atlanan tanımlayıcı başka bir dosyaya ait olabilir, kasıtlı olarak dosyadan muaf tutulmuş olabilir ya da önceki bir sunum kararını yansıtıyor olabilir. Sayfaları sessizce yeniden numaralandırmak yerine boşluğu kaydedin ve bunu sunum dizinine (production index) göre netleştirin.

Yinelenen bir tanımlayıcı da aynı derecede önemlidir. Yinelenen kaydın bir kaynak hatası mı, bir ikame sayfa mı yoksa meşru bir kural mı olduğunu belirleyin. Bunu asla yalnızca çeviri üzerinde düzeltmeyin; aksi takdirde kaynak ve hedef referans sistemleri birbiriyle tutarsız hale gelir.

Gerçekte neyin görünür olduğunu kontrol edin

İlk sayfayı, son sayfayı, her dosya sınırını ve belgenin ortasından seçilen örnek sayfaları inceleyin. Ayrıca karartmalar, döndürülmüş içerikler, çok karanlık taramalar veya yoğun altbilgiler içeren sayfaları da gözden geçirin. Bir kişinin rahatlıkla görebildiği bir tanımlayıcı OCR veya metin çıkarma sırasında gözden kaçabilir; sıradan bir PDF metni olarak eklenen bir tanımlayıcı ise yanlış okuma sırasında ayıklanabilir.

Görünürlüğü ve okunabilirliği doğrulamak için görsel incelemeyi kullanın. Metin çıkarmayı ise tek otorite olarak değil, ikincil bir doğrulama yöntemi olarak değerlendirin.

Hedef Tanımlayıcı Kuralını Onaylayın

Evrensel bir çeviri soneki veya sayfalama kuralı yoktur. Kontrollü tek bir politika belirleyin ve bunu kimin onayladığını kayıt altına alın.

Yaygın kullanılan kalıplar şunlardır:

Gerçek bir dava protokolü çok daha ayrıntılı olabilir. Örneğin, bir ABD federal davasında yayımlanan çeviri sözleşmesi , çevrilen sayfaların kaynak Bates numarasını korumasını, bir çeviri işareti eklemesini ve tek bir kaynak sayfanın birden fazla çeviri sayfası gerektirdiği durumlarda ondalık tarzı eklemeler kullanılmasını zorunlu kılmıştır. Bu durum, sayfa genişlemesinin açık bir kurala ihtiyaç duyduğunun kanıtıdır; diğer davalar için varsayılan bir yöntem değildir.

Geçerli talimat ayrıca bir Translation etiketi, gizlilik ibarelerinin korunmasını, bir onay sayfası veya belirli bir dosya adı formatını da şart koşabilir. Bu gereksinimleri doğrudan nihai teslimat kontrol listenize kopyalayın. Bunları başka bir davaya veya müvekkile bakarak varsaymayın.

Tanımlayıcıyı Bir Dil Unsuru Olarak Çevirmeyin

Bir önek kısaltma veya sözcük gibi görünebilir, ancak işlevi yapısal olabilir. PLAINTIFF000247, FACTURE000247veya JP-EXH-000247 gibi ifadeler, yalnızca çevreleyen belge çevriliyor diye yerelleştirilmemelidir.

Onaylanan yönerge aksi yönde bir değişiklik öngörmedikçe şu alanları kilitleyin:

• önek ve sonek;
• sayısal değer ve sıfır dolgusu;
• büyük/küçük harf kullanımı ve ayırıcılar;
• tanımlayıcının konumu;
• ilişkili dosya adı veya yükleme dosyası (load-file) anahtarı; ve
• ikame veya çeviri belirteçleri.

Tanımlayıcı dizgelerini mümkün olduğunca standart makine çevirisi segmentlerinin dışında tutun. Aynı veri çıkarma ardışık düzeninden geçmeleri gerekiyorsa bunları korunan terimler listesine ekleyin ve ardından ayıklanan kaynak/hedef tanımlayıcı kümelerini karşılaştırın.

Aynı kural metin içindeki atıflar için de geçerlidir. “Bkz. ACME000247” gibi bir cümle, çevrilebilir bir metin ve dil dışı bir referans anahtarı içerir. Cümleyi çevirin; anahtarı olduğu gibi koruyun veya bilinçli bir şekilde yeniden eşleyin.

Her Hedef Sayfayı Kaynağa Geri Eşleyin

Hedef belge sayfa sayısını koruyabilir, daralabilir veya genişleyebilir. Bir kaynak sayfanın her zaman tek bir hedef sayfaya karşılık geldiğini varsaymayın.

İndirilebilir CSV, her hedef sayfa ilişkisi için bir satır kullanır. Temel sütunlar şunlardır:

Bire çok ilişkiyi asla belirsiz bir nota sıkıştırmayın. Kaynak sayfa ACME000247 iki hedef sayfaya dönüşüyorsa, her ikisi de ACME000247 sayfasına işaret eden ve onaylanan parça tanımlayıcılarını taşıyan iki hedef satır oluşturun.

Aynı şekilde, iki kısa kaynak sayfa bilinçli olarak tek bir hedef sayfada birleştirilmişse, her iki kaynak ilişkisini de kaydedin. Eşleme tablosu gerçeği bire bir bir e-tablo kalıbına zorlamak yerine hedefi açıklamalıdır.

Bir Çalışma Kopyası Üzerinden Çeviri Yapın

Orijinal tebligat dosyasını değiştirmeyin. Çeviri için bir çalışma kopyası oluşturun ve görünür tanımlayıcının iş akışında nasıl korunacağına karar verin.

Herhangi bir çeviri aracı kullanmadan önce, şunları içeren temsili bir dosyayı test edin:

• normal bir metin sayfası;
• döndürülmüş veya yatay bir sayfa;
• OCR gerektiren taranmış bir sayfa;
• karartılmış (redakte edilmiş) bir sayfa;
• gizlilik damgası içeren bir sayfa;
• Bates tanımlayıcısının gövde metnine çok yakın durduğu bir sayfa; ve
• başka bir Bates tanımlayıcısına iç atıfta bulunan bir sayfa.

Çıktının tanımlayıcıyı koruyup korumadığını, silip silmediğini, yineleyip yinelemediğini, üzerini kapatıp kapatmadığını veya yanlışlıkla çevirip çevirmediğini kontrol edin. Ayrıca hedef dildeki metin uzamasının gövde metnini tanımlayıcının üzerine kaydırıp kaydırmadığını inceleyin.

Tanımlayıcı sayfa görüntüsünün bir parçasıysa, OCR bunu gövde metni olarak algılayabilir. Bir üstbilgi/altbilgi nesnesiyse, yeniden oluşturma işlemi bunu atlayabilir. Çeviriden sonra tekrar eklenirse, fark edilmeden kalan bir kopya tek sayfada iki tanımlayıcı oluşmasına yol açabilir. En güvenli yaklaşım, nihai çıktının bizzat incelenmesidir.

Yalnızca görüntüden oluşan tebligatlar için öncelikle OCR kalitesini güvenceye almak adına taranmış PDF çeviri iş akışını kullanın. Genel düzen bozulmaları içinse formatı koruyan PDF iş akışından.

Yalnızca Sayfa Sayılarını Değil, Atıfları da Doğrulayın

Hedef PDF beklenen sayfa sayısına sahip olsa bile Bates numaralandırmasının amacını yine de boşa çıkarabilir. Atıfları üç düzeyde test edin.

1. Tanımlayıcı bütünlüğü

• Her kaynak tanımlayıcı, kaynak envanterinde yer alır.
• Her hedef sayfa, onaylanan politikanın gerektirdiği tanımlayıcıyı taşır.
• Hiçbir hedef tanımlayıcı istem dışı olarak yinelenmez.
• Ön ek, son ek, basamak genişliği, ayırıcılar ve büyük/küçük harf kullanımı politikayla tam eşleşir.
• Tanımlayıcı okunaklıdır ve belge içeriğini kapatmaz.

2. Eşleme bütünlüğü

• Her hedef sayfa en az bir kaynak sayfayla eşleşir.
• Her kaynak sayfanın beklenen bir hedef durumu vardır.
• Bölünen ve birleştirilen sayfalar açık ilişkilere sahiptir.
• Silinen, alıkonulan, boş bırakılan veya çevrilmeyen sayfalar için kayıtlı kararlar bulunur.
• Dosya sınırları ve sayfa sırası, onaylanan hedef kümeyle örtüşür.

3. Atıf bütünlüğü

Nihai çeviride Bates tarzı her referansı arayın. Her atıf için başvurulan kaynak veya hedef konumu açın ve ilgili ifadeyi desteklediğini doğrulayın. Bunu şunlar için yapın:

• çevrilen belgeler içindeki referanslar;
• dizin veya kronoloji;
• inceleme notları ve sorun kayıtları;
• çeviriyle birlikte teslim edilen beyanlar, raporlar veya yazışmalar ve
• inceleme platformundan alınan her türlü dışa aktarma dosyası.

Hedef metin yeni bir aralık kullanıyorsa, inceleyicilerin eşleme tablosuna kullanım anında erişebilmesi gerekir. Yalnızca yeni tanımlayıcıya atıfta bulunan çevrilmiş bir raporu okuyan birine, özel bir klasörde saklanan doğru bir eşleme tablosu fayda sağlamaz.

Hata Enjeksiyonu Denetimleri Gerçekleştirin

İyi bir kalite kontrol süreci, gerçek materyallerde güvenle kullanılmadan önce kasıtlı olarak eklenen kusurları yakalayabilmelidir. Küçük bir yapay grup kopyalayın ve her seferinde tek bir hata ekleyin:

1. bir hedef sayfayı kaldırın;
2. toplu işlem sırasındaki iki dosyanın yerini değiştirin;
3. bir tanımlayıcıyı yineleyin;
4. bir ön eki veya basamağı değiştirin;
5. bir kaynak sayfanın parça tanımlayıcıları olmadan genişlemesine izin verin;
6. bir dahili atfı yanlış sayfayı gösterecek şekilde bırakın ve
7. bir tanımlayıcının bir kısmını çevrilmiş metinle kapatın.

Envanter ve referans kontrollerini çalıştırın. Bir kusur tespit edilemezse daha büyük bir üretimde kullanmadan önce kontrol mekanizmasını geliştirin.

CSV, bu kontrollerin BookTranslator çıktısı üzerinde çalıştırıldığı iddiasından ziyade kasıtlı olarak bir şablon niteliğindedir. Dosyalarınız için bu şablonu gerçek karma değerleri, kararlar, incelemeyi yapanlar ve sonuçlarla doldurun.

BookTranslator Nerede Devreye Girer?

BookTranslator PDF Translator , işlem yapma yetkiniz olduğunda desteklenen bir PDF'in dil içeriğini çevirebilir. Bir Bates yönetim sistemi, dava takip platformu, yasal tasdik hizmeti veya tek doğru kaynak kabul edilen bir üretim veri tabanı değildir.

Yüklemeden önce kaynak üretimi ve sayfa envanterini muhafaza edin. Tüm üretim yerine izin verilmiş, temsil edici tek bir dosya ile başlayın; ardından çıktının görünür tanımlayıcıyı, karartmaları, kaşeleri, sayfa geometrisini ve dahili referansları nasıl ele aldığını belirleyin. İndirdikten sonra, çevrilmiş PDF'e aday bir çıktı muamelesi yapın: karmasını alın, sayfa haritasını doldurun ve kesin nihai baytlar üzerinde tanımlayıcı ve alıntı kontrollerini çalıştırın.

Başarılı bir yüklemenin Bates numaralandırmasının, karartmaların, imzaların, formların, ek açıklamaların, yer imlerinin veya delil niteliğindeki ilişkilerin korunduğunu kanıtladığını iddia etmeyin. Bunların her biri ayrı bir yayınlama yüzeyidir. PDF çevirisi kalite kontrol listesi daha geniş kapsamlı nihai dosya incelemesini ele alırken, PDF yer imi kılavuzu gezinme hedeflerini kapsar.

İş akışı yeminli tercümeler, beyanlar, yükleme dosyaları (load files), gizlilik imtiyazı süreçleri veya mahkemeye özgü biçimlendirmeler gerektiriyorsa, bu gereksinimleri bunlardan sorumlu nitelikli kişilere ve sistemlere atayın.

Yayınlama Kriteri

Aşağıdakiler sağlanana kadar çevrilmiş seti teslim etmeyin:

• kaynak dosya listesi, sırası, sayfa sayıları ve SHA-256 değerleri dondurulmadan;
• her kaynak sayfanın kayıtlı bir Bates tanımlayıcısı veya belgelenmiş bir istisnası olmadan;
• boşluklar ve mükerrer kayıtlar kaynak üretim kaydıyla doğrulanarak çözülmeden;
• hedef tanımlayıcı ve sayfa genişletme politikasının belirlenmiş bir onaylayıcısı olmadan;
• her hedef sayfa kendi kaynak sayfasına veya sayfalarına eşlenmeden;
• hedef dosya adları ve tanımlayıcılar onaylanan kurala uymadan;
• tanımlayıcılar okunaklı, gereken yerlerde benzersiz olmadan ve içeriği gizlemediği doğrulanmadan;
• karartma ve gizlilik işaretleri için ayrı geçti/kaldı kontrolleri yapılmadan;
• dahili ve harici Bates atıflarının hedeflenen içeriğe ulaştığı doğrulanmadan;
• ara bir dışa aktarımın değil, kesin nihai PDF'lerin karma değerleri kaydedilmeden;
• daha geniş kapsamlı içerik ve düzen kalite kontrolünden geçmiş olması; ve
• çözülmemiş istisnaların bir sorumluya atanması ve referans bütünlüğünü etkilediklerinde yayımı engellemesi.

Temel ilke son derece basittir: dili çevirin, referans sistemini koruyun ve aralarındaki ilişkiyi sayfa sayfa kanıtlayın.