如何使用 Microsoft Copilot 進行翻譯：檔案、限制與不足之處

如果你有 Microsoft 365，而手邊的文件語言不對，最直覺的做法就是請 Copilot 翻譯。這對一個段落、一封電子郵件，或一頁你需要理解的內容來說行得通。但對整份 Word 檔案而言，這卻是錯誤的起點。Microsoft 官方記載將整份文件翻譯成新檔案的方法，是 Word 內建的翻譯工具，位於 校閱 > 翻譯 > 翻譯文件。該指令是獨立的功能，並非 Copilot。

所以，把工作拆成兩部分。用 Word 的翻譯工具，或專門的檔案翻譯工具，來產出譯好的文件。把 Copilot 用在官方記載它擅長的事情上：閱讀、解說、改寫選取範圍，以及對照你的術語檢查譯文。

「Copilot」也不是單一產品。你能做什麼，取決於你用的是 Copilot Chat、Word 中的 Copilot，還是 PowerPoint 中的 Copilot，也取決於你是用公司或個人帳戶登入。以下內容全部來自 Microsoft 自家的支援頁面，查核日期為 2026-10-15。Microsoft 經常更改這些頁面，所以在依賴某個選單名稱之前，請先開啟連結的頁面確認。

哪個 Microsoft 進入點能翻譯什麼

資料來源：將文字翻譯成不同語言、在 Word 中使用 Copilot 編輯內容、Microsoft Copilot Chat 常見問題、Microsoft Copilot 支援的檔案格式，以及 在 PowerPoint 中使用 Copilot 編輯。

這些頁面中有三個細節會改變您的決定：

• 整份文件的命令會建立副本。 Microsoft 表示，使用 [翻譯文件] 時，「翻譯後的文件副本會在新的視窗中開啟」。您的原始檔案維持原狀，這正是您進行審閱時想要的結果。同一頁面僅列出 Excel 和 PowerPoint 的單字、片語或選取範圍翻譯。它也指出，由 21Vianet 營運的 Microsoft 365 不提供文件翻譯功能。
• Copilot 頁面描述的是編輯，而非文件翻譯。 Word 中的 Copilot 頁面涵蓋選取文字、描述變更，以及選擇 [取代]、[插入下方] 或 [重新產生]。Copilot Chat 常見問題則說明如何上傳檔案，讓 Copilot 能在回答中「對其進行推論」。這兩個頁面都沒有描述如何回傳您檔案的翻譯版本。要求 Copilot 翻譯選取範圍是合理的。期待它用另一種語言重建一份 40 頁的報告，則不是 Microsoft 有文件記載的功能。
• PowerPoint 翻譯頁面已變更。 Microsoft 曾有一個名為「使用 Copilot 翻譯您的簡報」的支援頁面。在 2026-10-15，其 URL 重新導向至一般的「在 PowerPoint 中使用 Copilot 編輯」頁面。該頁面列出投影片編輯、摘要、影像生成和品牌套件，但沒有翻譯命令。它警告「大型或複雜的簡報可能會超出系統限制」。如果某篇教學要您點選投影片上的 Copilot 翻譯按鈕，請先確認您的版本仍有該按鈕，再據此規劃。

大多數 Copilot 翻譯指南弄錯的地方

大多數指南將「Copilot 可以翻譯」和「Copilot 可以翻譯我的文件」視為同一種說法。它們是不同的工作，而差異在於交付成果。

當您翻譯選取範圍時，交付成果是幾句話。Copilot 的回答就是結果，您可以當場判斷好壞。

當您翻譯文件時，交付成果是一個檔案。標題必須保持為標題，表格必須保留其儲存格，註腳必須保持連結，且中間不能遺漏任何內容。聊天回答可能包含良好的翻譯文字，卻仍無法達成該任務：它以對話中的文字形式送達，您得手動圍繞它重建文件。

這就是為什麼對整份 Word 檔案而言，最實用的 Microsoft 工具是那個沒有 Copilot 圖示的工具。[翻譯文件] 的設計目的是交回一份文件。Copilot 的設計目的則是交回一個答案。

真正重要的限制是長度，而非檔案大小

Microsoft 的檔案上傳頁面適用於個人帳戶、公司或學校帳戶，以及免費的 Copilot Chat，其中列出單一對話最多 20 個檔案，每個檔案最多 50 MB。對於文字密集的 Word 檔案或 PDF，大小很少是問題。麻煩從上傳之後才開始。

Microsoft 關於文件長度如何影響 Copilot 回應的頁面異常直接。視工作而定，Copilot 可能「只專注於文件的開頭，然後忽略之後的任何內容」。它傾向於優先處理檔案的開頭和結尾，因此結果「可能較少關注長檔案中間的內容」。Microsoft 自己的建議是將長文件分割成較小的文件，並分別交給 Copilot。

就翻譯而言，檔案的中間正是遭略過的段落藏身之處。能成功上傳的檔案，並不代表 Copilot 會完整翻譯它。如果您真的要用 Copilot 翻譯，請一次給它一個段落，並檢查每個段落的最後一句是否都有回傳。

依最終需求選擇合適途徑

在 Word 中開啟 PDF 會將其版面配置轉換為可編輯文件，而複雜頁面在轉換過程中可能移位。如果版面配置很重要，請先閱讀我們關於翻譯 PDF 而不失其格式的指南。對於含有表格、樣式、追蹤修訂或交互參照的 Word 檔案，Word 格式指南涵蓋了任何機器翻譯後應檢查的事項。

更妥善運用 Copilot：審閱翻譯

在翻譯工作中，Copilot 最強大的用途不是產出初稿，而是檢查初稿。Copilot 可以同時閱讀原文和譯文，這對人類來說很乏味，對聊天助理來說卻是再自然不過的任務。此工作流程依循官方記載的功能：用「翻譯文件」產出草稿，再用 Copilot Chat 的檔案上傳功能進行審閱。這是一套方法，不是基準測試結果。

步驟 1：用「翻譯文件」製作草稿

用 校閱 > 翻譯 > 翻譯文件 翻譯原始 Word 檔案，並將開啟的副本以新名稱儲存，例如 report-de-DRAFT.docx。原始檔案保持不動。

步驟 2：審閱前先寫下你的術語

列出絕不能變動的詞彙：產品名稱、人名、地名、職稱、定義明確的法律或技術術語，以及稱謂。為每一個詞彙指定核定的譯法。我們的術語一致性指南說明了哪些詞彙該列入這份清單，以及為什麼文件越長，這件事越重要。

步驟 3：請 Copilot 稽核，而不是重新翻譯

將原文和草稿附加到 Copilot Chat，一次只給它一項明確的任務。範圍狹窄的要求能產出你可以查核的答案：

You are reviewing a machine translation. Do not rewrite it.

FILES
Source: report-en.docx
Translation: report-de-DRAFT.docx

GLOSSARY
[source term] = [approved translation]
[source term] = [approved translation]

TASK
1. List every place where a glossary term is translated differently
   from the approved form. Quote the sentence and give its heading.
2. List any source paragraph that has no matching paragraph in the
   translation.
3. List numbers, dates, and names that differ between the two files.

Answer as a table: location | issue | source text | translated text.

接著自己在 Word 中修正草稿。Copilot 的任務是指出問題；由你決定怎麼改。

步驟 4：抽查 Copilot 的發現

AI 審閱者可能漏掉問題，也可能回報不存在的問題。在你信任這份表格之前，先自己檢查幾個標示為「無問題」的段落。然後用 Word 的「尋找」功能搜尋草稿中的每個詞彙，這對精確比對很可靠。任何涉及法律、醫療或預計出版的内容，都要請合格讀者檢查。

隱私：公司帳戶與個人帳戶有所不同

Microsoft 的檔案上傳頁面指出，你與 Copilot 分享的檔案儲存時間不超過 18 個月，且不會用於模型訓練。Copilot Chat 常見問題補充說明，對於使用公司或學校（Entra）帳戶登入的使用者，上傳的檔案會儲存在使用者的 OneDrive for Business 中，使用者可以刪除，且在企業資料保護下不會用於訓練模型。該頁面也指出，提示與回應會被記錄，可供稽核與電子蒐證使用，相關控制項取決於方案。

個人 Microsoft 帳戶使用的是條款不同的另一版 Copilot，因此不要假設公司帳戶的承諾適用於家用或個人方案。你所屬組織的政策也可能限制你能上傳哪些檔案。在上傳合約、手稿或任何機密内容之前，請先查閱組織政策，並使用我們的文件翻譯隱私檢查清單。

什麼時候 Copilot 是錯誤的工具

Copilot 和 Word 的翻譯工具能涵蓋許多日常工作。但在三種常見情況下，它們力有未逮：

• 書籍與長篇手稿。 小說或非虛構書籍從第一章到最後一章都需要相同的人名和術語。在聊天中一段一段地翻譯，會讓維持一致性變成你的工作。「翻譯文件」會給你一個檔案，但 Microsoft 的頁面並未說明任何詞彙表或術語處理步驟。
• PDF，尤其是掃描檔。 這兩種方式都無法直接翻譯 PDF。透過 Word 轉換會改變版面配置，而純圖片掃描檔在經過 OCR 之前沒有文字可供轉換。
• EPUB 檔案。 Microsoft 的 Copilot 檔案格式頁面並未將 EPUB 列為公司帳戶支援的文件類型。

對於這類工作，BookTranslator 翻譯的是整個檔案，而不是聊天文字。它支援 DOCX、PDF 和 EPUB，對掃描或圖片為主的 PDF 使用 OCR 模式，透過自動詞彙表讓各章節的人名和術語保持一致，並在付款前顯示價格。如果你有長篇 Word 手稿或 PDF，將它上傳到 DOCX 翻譯工具或 PDF 翻譯工具，並在決定前查看報價。

如果你是在比較一般 AI 助理的翻譯功能，而不是在 Microsoft 365 內作業，我們的翻譯用 LLM 比較和 ChatGPT 翻譯指南涵蓋了其他工具相同的分段與審閱問題。關於 DeepL 的文件限制，請參閱 DeepL 文件翻譯指南。