如何在保留格式的情況下翻譯 Word 文件
透過實用的翻譯與品管流程，保留 Word 樣式、表格、清單、頁首、頁尾、圖片，以及可編輯的 DOCX 結構。
快速解答：翻譯 DOCX 檔案，而非複製的文字
若要在不遺失格式的情況下翻譯 Word 文件，請將 DOCX 上傳至能辨識文件結構的 DOCX 翻譯工具，保持原始檔案不變，並在 Word 中審閱翻譯後的副本。將文字複製到聊天視窗或翻譯工具，會在翻譯開始之前就捨棄樣式、分節符號、表格結構、頁首、頁尾、欄位、註解和圖片關聯。
正確的目標不是一張「看起來差不多」的截圖。輸出應該是一份結構仍可運作、可編輯的 DOCX。
為什麼 DOCX 通常比 PDF 更容易保留格式
DOCX 是一個 ZIP 封裝，內含結構化 XML、媒體、樣式和關聯檔案。PDF 通常是固定的頁面畫布。因此，DOCX 能呈現出翻譯工具可保留的語意物件：
- 段落與文字執行；
- 具名的標題與內文樣式；
- 清單與編號定義；
- 表格儲存格與合併區域；
- 節、頁首與頁尾；
- 註腳與章節附註；
- 超連結與媒體關聯；
- 註解與修訂；
- 欄位與內容控制項。
這樣的結構是一項優勢，而非保證。結構不良的 Word 檔案仍可能很脆弱。用空格、定位點、手動分行、浮動文字方塊和直接格式設定所建立的文件，比用樣式和真正的表格建立的文件更難乾淨地翻譯。
預先檢查原始文件
上傳檔案之前：
- 另存一份原始副本。
- 只有在審閱負責人同意的情況下，才接受或拒絕修訂。
- 決定註解應該保留、翻譯還是移除。
- 在可行的情況下，以段落和表格格式設定取代手動間距。
- 使用標題樣式，而非將內文段落設為粗體。
- 確認表格是真正的表格。
- 更新目錄與功能變數。
- 確認字型支援目標語言。
- 移除不應翻譯的隱藏或過時內容。
- 在 Word 中開啟檔案一次，並修復任何現有的損毀警告。
前置檢查不是表面清理。它消除了關於哪些是結構、哪些是意外視覺定位的模糊地帶。
逐步格式保留工作流程
- 選擇目標地區設定，而不只是語言。法國法語和加拿大法語可能需要不同的用語和慣例。
- 為名稱、產品術語、定義和必須保持不變的詞彙建立簡短詞彙表。
- 將完整的 DOCX 上傳至 DOCX Translator。
- 當文件風險較高時，先翻譯具代表性的檔案或區段。
- 以新檔名下載翻譯後的 DOCX。
- 使用整頁模式在桌面版 Word 中開啟。
- 更新功能變數與目錄。
- 將結構、數字和術語與來源進行比對。
- 根據文件的後果執行適當的人工審查。
若使用 Microsoft 內建途徑，請依照官方的翻譯整份 Word 文件步驟，然後套用下方相同的結構品質檢查。
使用 DOCX 壓力測試
下載合成的 DOCX 翻譯壓力測試。它包含純文字工作流程無法保留的多種結構。
以兩個獨立分數測試來源與輸出：
結構可編輯性
- 你能編輯文字而不移動不相關的物件嗎？
- 標題是否仍以樣式呈現？
- 表格儲存格是否仍為儲存格？
- 清單編號是否正確延續？
- 頁首和頁尾是否屬於正確的節？
視覺保真度
- 階層是否可辨識？
- 是否有任何文字被裁切或重疊？
- 圖片是否仍與其圖說在一起？
- 分頁是否合理？
- 目標文字是否以適當的字型呈現？
一份外觀類似來源的扁平化 PDF 可能在視覺上得分很高，卻仍無法通過 DOCX 的任務，因為它已無法編輯。
表格、清單、圖片和文字方塊
表格
比較列數、欄數、合併儲存格、數字、單位和標題重複。必要時允許列高擴展；不要為了保留來源列高而隱藏目標文字。
清單
檢查跨節和巢狀層級的編號。當段落被重建時，Word 編號可能會意外重新開始。
圖片
驗證圖片關聯、位置、文繞圖、圖說和替代文字。圖片內的文字需要能辨識圖像的翻譯；翻譯附近的文字並不會改變像素。
文字方塊和圖案
這些是常見的溢出點。較長的譯文可能會在固定圖案內被裁切，即使一般段落都沒問題。
頁首、頁尾、頁碼和節
Word 可以為以下項目儲存不同的頁首和頁尾：
- 首頁；
- 奇數頁和偶數頁；
- 每個文件節；
- 直向與橫向版面配置的章節。
請檢閱每個章節中至少一頁的內容。新增或移除頁面後，請檢查頁碼欄位。第一頁看起來正確的頁首，在附錄中仍可能遺漏。
翻譯後的文字膨脹與分頁
分頁經常會改變。這並不代表一定是格式錯誤。
在下列情況下，可以接受頁數變動：
- 所有內容仍然完整保留；
- 標題與其後續內容維持在同一頁；
- 表格跨頁時的分割方式合理；
- 註腳與其標記保持對應；
- 交互參照與目錄欄位皆已更新。
若文字被裁切、字型大小變得難以閱讀、標題孤立於頁面邊緣，或表格列被分割得支離破碎，則應視為錯誤。
翻譯後格式檢查清單
- 檔案開啟時沒有出現修復警告。
- 輸出為可編輯的 DOCX 檔案。
- 標題層級與來源文件一致。
- 清單保留順序與巢狀結構。
- 表格保留記錄、數值與合併儲存格。
- 圖片、圖說與替代文字保持連結。
- 頁首與頁尾在每個章節中皆能正常運作。
- 頁碼、目錄、圖說與交互參照皆已更新。
- 註解與修訂符合所選的審閱原則。
- 字型支援所有目標語言的字元。
- 沒有意外殘留的隱藏或未翻譯來源文字。
常見錯誤與修正方式
| 失敗情況 | 可能原因 | 修正方式 |
|---|---|---|
| 標題看起來正確，但目錄卻找不到它 | 直接格式設定取代了標題樣式 | 重新套用語意標題樣式 |
| 表格列變成段落 | 純文字或轉換能力不足的工作流程 | 改用能保留完整格式的 DOCX 翻譯 |
| 頁碼錯誤 | 欄位未更新 | 在 Word 中更新所有欄位 |
| 註解消失 | 校閱內容被扁平化或排除 | 從原始檔還原並遵循修訂政策 |
| 目標語言字元顯示為方框 | 字型缺少字符 | 套用並嵌入適當的字型 |
| 檔案變成唯讀 PDF | 工作流程未回傳 DOCX | 使用輸入檔案、輸出 DOCX 的翻譯工具 |
對於修訂頻繁的檔案，在決定採用某個工具前，請先執行 DOCX 校閱壓力測試。若輸出檔會默默接受修訂、遺失註解、變更校閱者中繼資料，或使註解錨點脫離，請拒絕使用該工具。
