如何在保留格式的情況下翻譯 Word 文件
透過實用的翻譯與品質保證 (QA) 工作流程，保留 Word 樣式、表格、清單、頁首、頁尾、圖片以及可編輯的 DOCX 結構。
快速解答：翻譯 DOCX 檔案，而非複製文字
要在不遺失格式的情況下翻譯 Word 文件，請將 DOCX 上傳至具備文件感知能力的 DOCX 翻譯器，保持來源檔案不變，並在 Word 中檢閱翻譯後的複本。將文字複製到聊天方塊或翻譯器中，會在翻譯開始前就先捨棄樣式、分節符號、表格結構、頁首、頁尾、欄位、註解與圖片關聯。
正確的目標不是「看起來差不多」的截圖。輸出結果應該仍然是結構依然正常的可用可編輯 DOCX。
為什麼 DOCX 通常比 PDF 更能完整保留格式
DOCX 是包含結構化 XML、媒體、樣式和關聯檔案的 ZIP 套件。PDF 通常是固定的頁面畫布。因此，DOCX 提供了翻譯器可以保留的語意物件：
- 段落與文字執行 (runs)；
- 具名標題與內文樣式；
- 清單與編號定義；
- 表格儲存格與合併區域；
- 區段、頁首與頁尾；
- 註腳與尾註；
- 超連結與媒體關聯；
- 註解與修訂；
- 欄位與內容控制項。
該結構是一項優勢，而非保證。建構不良的 Word 檔案仍然很脆弱。使用空格、定位點、手動換行符號、浮動文字方塊和直接格式化建構的文件，比使用樣式和真實表格建構的文件更難以乾淨俐落的翻譯。
來源文件的預先檢查 (Preflight)
上傳檔案前：
- 儲存一個獨立的來源複本。
- 僅在審閱負責人批准的情況下接受或拒絕修訂。
- 決定註解應保留、翻譯或移除。
- 在可行情況下，以段落和表格格式取代手動間距。
- 使用標題樣式而非粗體內文段落。
- 確認表格為真實表格。
- 更新目錄與欄位。
- 確認字型支援目標語言。
- 移除不應翻譯的隱藏或過時內容。
- 在 Word 中開啟檔案一次，並修復任何現有的損毀警告。
- 預先檢查並非表面上的清理。它消除了關於何者為結構、何者為偶然視覺定位的模稜兩可之處。
逐步保留格式的工作流程
- 選擇目標地區設定，而不僅僅是語言。法國的法文和加拿大的法文可能需要不同的術語與慣例。
- 為名稱、產品術語、定義以及必須保持不變的單字建立小型詞彙表。
- 將完整的 DOCX 上傳至 DOCX 翻譯器。
- 當文件風險較高時，先翻譯具代表性的檔案或章節。
- 以新的檔名下載翻譯後的 DOCX。
- 在桌面版 Word 中以「整頁模式」開啟它。
- 更新欄位與目錄。
- 將結構、數字和術語與來源進行比對。
- 執行適合該文件影響程度的人工審閱。
若要使用 Microsoft 的內置途徑，請遵循官方的 翻譯整份 Word 文件 步驟，然後套用下方相同的結構化 QA。
使用 DOCX 壓力測試
下載合成的 DOCX 翻譯壓力測試。它包含純文字工作流程無法保留的多種結構。
透過兩個獨立的評分來測試來源與輸出：
結構可編輯性
- 您是否能在不移動無關物件的情況下編輯文字？
- 標題是否仍由樣式表示？
- 表格儲存格是否仍為儲存格？
- 清單是否繼續正確編號？
- 頁首和頁尾是否屬於正確的區段？
視覺傳真度
- 階層是否清晰可辨？
- 是否有任何文字被裁切或重疊？
- 圖片是否與其標題保持在一起？
- 分頁是否合理？
- 目標文字是否由適當的字型呈現？
與來源相似的扁平化 PDF 在視覺上可能得分很高，但仍然會在 DOCX 作業中失敗，因為它不再可編輯。
表格、清單、圖片與文字方塊
表格
比較列數、欄數、合併儲存格、數字、單位和標題重複。必要時允許列高展開；切勿為了保留來源高度而隱藏目標文字。
清單
檢查跨區段分界和巢狀層級的編號。重建段落時，Word 編號可能會意外重新開始。
圖片
驗證圖片關聯、位置、文繞圖、標題和替代文字 (alt text)。圖片內的文字需要具備圖片感知能力的翻譯；翻譯附近的 prose (散文文字) 不會改變像素。
文字方塊與圖案
這些是常見的溢位點。當普通段落沒問題時，較長的翻譯可能會在固定圖案內部遭到裁切。
頁首、頁尾、頁碼與區段
Word 可以為以下項目儲存不同的頁首與頁尾：
- 第一頁；
- 奇數頁與偶數頁；
- 每個文件區段；
- 直向與橫向區段。
檢查每個區段中的至少一頁。在新增或移除頁面後檢查頁碼欄位。第一頁上看起來正確的頁首，在附錄中可能仍然遺失。
翻譯膨脹與分頁
分頁通常會改變。這不代表自動發生格式錯誤。
在以下情況下接受頁數變更：
- 所有內容均維持存在；
- 標題與後續內容保持在一起；
- 表格合理地跨頁斷開；
- 註腳與其標記保持關聯；
- 交互參照與目錄欄位已更新。
當文字被裁切、字型大小變得無法閱讀、標題被滯留或表格列被拆分成毫無意義的內容時，將其視為失敗。
翻譯後格式檢查清單
- 檔案開啟時沒有修復警告。
- 輸出結果為可編輯的 DOCX。
- 標題階層與來源相符。
- 清單保留順序與巢狀結構。
- 表格保留記錄、數值與合併儲存格。
- 圖片、標題與替代文字保持連線。
- 頁首與頁尾在每個區段中皆可運作。
- 頁碼、目錄、標題與交互參照皆已更新。
- 註解與修訂符合所選的審閱政策。
- 字型支援每個目標語言字元。
- 沒有意外殘留隱藏或未翻譯的來源文字。
常見失敗與修正
| 失敗 | 可能原因 | 修正方式 |
|---|---|---|
| 標題看起來正確但目錄漏掉 | 直接格式化取代了標題樣式 | 重新套用語意標題樣式 |
| 表格列變成段落 | 純文字或較弱的轉換工作流程 | 返回完整的 DOCX 翻譯 |
| 頁碼錯誤 | 未更新欄位 | 更新 Word 中的所有欄位 |
| 註解消失 | 審閱內容被扁平化或排除 | 從來源還原並遵循修訂政策 |
| 目標字元顯示方框 | 字型缺乏字形 (glyphs) | 套用並嵌入適當的字型 |
| 檔案變成唯讀 PDF | 工作流程未返回 DOCX | 使用檔案輸入、DOCX 輸出的翻譯器 |
對於修訂頻繁的檔案，請在委託工具之前執行 DOCX 審閱壓力測試。拒絕會默默接受修訂、遺失註解、變更審閱者中繼資料或分離註解錨點的輸出結果。
