如何翻譯 Excel 試算表而不破壞公式或下拉選單

若要翻譯整本 Excel 活頁簿，請將 .xlsx 檔案上傳到文件翻譯工具，而不是逐格翻譯。Excel 內建的「校閱 > 翻譯」指令只會處理您選取的文字（Microsoft 支援），這對單一標籤來說沒問題，但對價格清單來說就很慢。檔案翻譯工具會讀取每個文字儲存格、進行翻譯，再寫回相同位址，因此公式、數字和日期都會留在原位。

它沒告訴您的是，哪些文字它從未讀取。輸入在公式內的文字、含有單一粗體字的儲存格、連結、註解、圖表標題：在逐格翻譯中，這些全都可能以原始語言傳回。而且有兩件事可能出錯：允許值未被翻譯的下拉選單，以及被翻譯的產品代碼。

我們建立了一個雙工作表的測試活頁簿，在每個上述位置都放入文字，寫了一個免費檢查工具來列出文字所在位置，並透過 BookTranslator 所用試算表處理的本機重現來執行該活頁簿。本指南說明傳回了什麼、上傳前該變更什麼，以及如何檢查翻譯後的檔案。

快速解答：活頁簿中哪些內容會被翻譯

不接受較舊的 .xls 檔案。請先在 Excel 中開啟並另存為 .xlsx。接受啟用巨集的 .xlsm 檔案，但上傳前請先閱讀巨集相關章節：翻譯後的檔案不含巨集，若下載的檔案仍以 .xlsm 結尾，請在開啟前重新命名為 .xlsx。

步驟 1：對您的工作簿執行檢查工具

下載 check_xlsx_text.py 並對您的檔案執行：

python3 check_xlsx_text.py "Price list.xlsx"

它只需要 Python 3，且讀取檔案時不會變更內容。以下是我們的範例工作簿的摘要：

Counts by location:
  cell         code, ID or address        2
  cell         link text                  1
  cell         mixed formatting           1
  cell         plain text                 15
  comments     comment or note text       1
  dropdown     list of allowed values     1
  formula text text inside a formula      6
  sheet        sheet name                 2
  workbook     defined name               1

Plain text cells (translated by a cell-by-cell translator): 15
Items that need a decision before you upload: 12

在計數下方，它會列出每個項目及其工作表和儲存格，例如 Products!E2 formula text 'In stock'。請將該清單作為步驟 2 的待辦清單。若您的工作簿包含圖表、文字方塊、樞紐分析表或巨集專案，它們也會顯示在計數中。

README 說明了範例工作簿、列出檔案雜湊，並連結至建置該工作簿的指令碼，讓您可以重複測試。

我們的測試工作簿發生了什麼事

我們將範例工作簿交由 BookTranslator 試算表處理常式所使用的程式碼處理，於 2026-11-01 在本機以相同程式庫（ExcelJS 4.4.0）重現。我們並未使用真正的翻譯，而是使用在每個儲存格文字前加上「[DE]」的預留位置。這樣可將語言模型排除在測試之外，因此結果只顯示檔案處理傳送、保留和捨棄的內容。

處理常式會逐格讀取每個工作表。只有當儲存格包含純文字值時，才會將該儲存格送去翻譯，並跳過僅由數字、標點符號和符號組成的文字。儲存格方格中的其他所有內容都會原樣複製。BookTranslator 接著會傳回兩個檔案：翻譯後的工作簿和雙語工作簿。

翻譯後的工作簿

這是您要使用的檔案。全部 6 個公式、7 個數字和日期、貨幣和日期格式、合併儲存格、註解、下拉式規則和具名範圍都原樣傳回。9 個標題儲存格和其他純文字儲存格已就地翻譯。有三個結果需要留意：

公式內的文字會保留來源語言。 Status 欄使用了 =IF(D2>5,"In stock","Low stock")。公式不是文字儲存格，因此處理常式永遠不會讀取它，而「In stock」在每一列都保持英文。這同樣適用於以 & 或 CONCAT 串接的文字，以及 HYPERLINK 內的文字。

翻譯後的下拉式值不再符合其清單。 儲存格 H2 有一個下拉式清單，允許「Stationery, Office, Art」。該儲存格的值已翻譯，但清單儲存在驗證規則中，而非儲存格中，因此未被翻譯。我們的檢查工具比較模式回報如下：

Problems: 3
  Products!A3: code changed: 'A-77' -> '[DE] A-77'
  Products!A4: code changed: 'B-09' -> '[DE] B-09'
  Products!H2: '[DE] Stationery' is not in its dropdown list ['Art', 'Office', 'Stationery']

Excel 會保留違反驗證規則的值，但下一個開啟下拉式清單的人只會看到舊選項，而「資料 > 圈選無效資料」會標記該儲存格。

含字母的代碼會被送去翻譯。 「00123」因為只含數字而被跳過。「A-77」和「B-09」因為含有字母而被送出。代碼是否原樣傳回取決於模型；檔案處理過程中沒有任何機制保護它。若 SKU 傳回為「A-77-Artikel」，會破壞所有使用它的查閱。

雙語工作簿

雙語檔案會在每個至少有一個已翻譯儲存格的欄位右側插入翻譯欄，標題如「Name (Translated)」。它會將儲存格值移至新欄，但不會移動儲存格格式或更新公式。在我們的測試中：

• 價格格式 $#,##0.00 留在 C 欄，該欄現在存放產品名稱，而價格移至 E 欄時則沒有該格式；
• 日期格式仍留在 G 欄，但該欄現在存放的是數量，因此數量 10 會顯示為日期；
• =C2*D2 移到了 K 欄，但仍指向 C2 和 D2，而這兩個儲存格現在存放的是產品名稱及其譯文，因此無法再傳回 45；
• 在「摘要」工作表上，=SUM(Products!F2:F4) 現在加總的是一個空的譯文欄。

因此，雙語活頁簿是用來並排閱讀原文與譯文的，不是用來計算的。請勿編輯它，也不要從中複製公式。

圖表與巨集

在活頁簿的另一個副本中，我們新增了一個圖表和一個巨集專案，並以 Excel 儲存它們的方式存放。兩者都不在譯文檔案或雙語檔案中。ExcelJS 會讀取和寫入工作表、樣式、共用文字、圖片、表格和註解，但沒有處理圖表組件或 VBA 專案的程式碼，因此儲存時會將它們省略。同樣的程式碼也沒有處理樞紐分析表的功能，因此預期樞紐分析表也會被捨棄，儘管我們並未實際測試。此外，處理常式會將輸出儲存為 .xlsx 檔案，而該格式無法容納巨集。

測試還有一個限制：我們是用 ExcelJS 本身來建立範例活頁簿，這是對保留格式、合併儲存格和驗證規則最有利的情況。由 Excel 儲存的活頁簿可能包含 ExcelJS 未建模的功能，因此請對您自己的檔案執行下方的比較步驟，而不要假設會得到同樣乾淨的結果。

步驟 2：上傳前先準備活頁簿

請在副本上操作。檢查工具會告訴您需要變更哪些儲存格。

1. 將公式中的文字移入儲存格。 將文字放在一個小型的「Labels」工作表中，並讓公式指向它們：=IF(D2>5,Labels!$A$1,Labels!$A$2)。標籤儲存格是純文字，因此會被翻譯，而每個公式都會取得譯文。這一個變更通常就能修正大部分的「公式文字」計數，因為相同的片語往往會沿著整欄重複出現。
2. 將下拉式清單移入儲存格。 在「資料」>「資料驗證」中，將來源從輸入的清單（Stationery,Office,Art）變更為 Labels 工作表上的範圍（=Labels!$B$1:$B$3）。清單值接著會連同使用它們的儲存格一起被翻譯。之後請檢查幾個儲存格：只有當模型在兩處以相同方式翻譯「Stationery」時，下拉式清單才會接受翻譯後的值。
3. 清除混合格式。 一個儲存格中若有一個粗體或彩色的字，會以格式化文字片段儲存並被完全跳過。請選取該儲存格並選擇「常用」>「清除」>「清除格式」，或重新輸入，然後在翻譯後重新套用粗體。如果您有許多這類儲存格，請先將它們記錄下來。
4. 決定如何處理附註和註解。 它們不會被翻譯。請刪除您不想傳送給翻譯服務的審閱附註，其餘的則手動翻譯。
5. 將巨集活頁簿儲存為 .xlsx。 保留您的 .xlsm 作為主檔案。翻譯 .xlsx 副本，然後將翻譯後的文字欄複製回主檔案（選擇性貼上 > 值，僅限文字欄，以免覆寫公式），或匯出 VBA 模組並匯入翻譯後的檔案。
6. 圖表留待稍後處理。 圖表中的文字很少：標題、軸標題，以及通常來自標題儲存格的圖例。通常更快的方法是從相同的範圍在翻譯後的活頁簿中重建圖表，或將翻譯後的文字欄貼回原始活頁簿，讓其圖表和樞紐分析表自行更新。

步驟 3：翻譯整個檔案

在文件翻譯頁面上傳 .xlsx，選擇目標語言，並在付款前確認顯示的價格。整份檔案上傳會在一次任務中翻譯每張工作表上的每個文字儲存格，這使得第 3 列和第 3,000 列的產品名稱更容易保持一致。我們的建立翻譯詞彙表指南說明了如何固定不可變更的術語。

任務完成後，「歷史記錄」頁面會提供兩種下載。請使用翻譯後的活頁簿。只有在與通曉兩種語言的人一起審閱措辭時，才開啟雙語活頁簿。

如果您使用 Google 試算表，還有另外兩種途徑。Google 翻譯的「文件」分頁接受最大 10 MB 的 .xlsx 檔案（Google 翻譯說明）；我們的Google 文件翻譯指南比較了其選項。此外，試算表有一個 GOOGLETRANSLATE(text, source_language, target_language) 函式（Google 文件編輯器說明），您可以將其填入來源旁邊的新欄位。這對於一欄短標籤來說很方便，但結果是公式，因此請在分享試算表之前將它們貼為值。DeepL 也會翻譯文件；請參閱其文件限制在實務上的意義。無論您使用什麼工具，請先對來源執行檢查工具：公式、連結和圖表中的文字無論由哪個工具讀取，都位於相同的位置。

步驟 4：檢查翻譯後的活頁簿

1. 執行比較模式。 將來源檔案和翻譯後的檔案並排放置：

   python3 check_xlsx_text.py --compare "Price list.xlsx" "Price list (translated).xlsx"
   

   它會檢查每個公式、數字和日期是否未變更，包含字母的代碼是否完全保持原樣，以及每個下拉式清單值是否在其清單中。請僅對翻譯後的活頁簿使用此功能。由於雙語檔案會移動欄位，幾乎每個儲存格都會被回報。

2. 重新計算。 如果您修正標籤後公式仍顯示舊文字，請按 F9（或「公式」>「立即計算」）。

3. 翻譯剩餘部分。 使用步驟 1 中檢查工具的清單：連結文字、附註、圖表標題，以及您清除格式的任何儲存格。

4. 留意被截斷的文字。 譯文通常比原文長，而短字串的增幅最大。W3C 引用 IBM 的準則指出，從英文翻譯成歐洲語言時，10 個字元以內的文字平均會膨脹到 200–300%（W3C）。欄位標題通常很短，因此請加寬欄位，或在文字被截斷處開啟「自動換行」。

5. 檢查數字與日期的顯示方式。 值本身並未被更動，但「4.50」對德語讀者而言可能需要顯示為「4,50」。這是儲存格格式或地區設定，而非翻譯。

6. 不要「修正」函數名稱。 如果同事的法文版 Excel 顯示 SOMME 而非 SUM，那是 Excel 顯示其自身的本地化函數名稱；公式本身並無不同。

7. 設定由右至左的工作表。 針對阿拉伯文、希伯來文、波斯文或烏爾都文，請開啟「版面配置 > 工作表由右至左」，並檢查儲存格對齊方式。

8. 若文件要交給客戶（例如價目表或產品目錄），請找一位流利的讀者審閱。 機器翻譯是很好的初稿，但不是最終版本。

CSV 與 TSV 檔案

.csv 檔案沒有公式、格式或下拉式選單，因此上述大部分問題都不會出現。有三點不同：

• 標題列不會被翻譯。 處理程式會將第一列視為標題，只翻譯資料列。請手動翻譯標題，或在翻譯前將標題複製到資料列，翻譯後再移回。
• 整欄會被視為一個整體翻譯。 若某欄中任何儲存格含有字母，該欄中所有含字母的儲存格都會被送出，包括代碼在內。比對模式只讀取 .xlsx，因此請手動檢查 CSV 的代碼欄：將兩個檔案中的該欄複製到同一工作表，並用 =EXACT(A2,B2) 比對兩欄。
• CSV 傳回時會以逗號分隔。 無論來源使用何種分隔符號，翻譯後的 CSV 都會使用逗號；.tsv 檔案則保留定位字元。在我們的測試中，以分號分隔的 CSV 傳回時改以逗號分隔，而「4,50」這類小數逗號則保留在引號內。檔案為 UTF-8 且不含位元組順序標記。Microsoft 表示，Excel 通常可開啟帶有該標記的 UTF-8 CSV，否則建議透過「資料 > 取得資料 > 從文字/CSV」匯入（Microsoft Support）。若您雙擊檔案後看到亂碼重音字元，請改用該方式匯入。

若您的資料位於含有公式的活頁簿中，請翻譯 .xlsx。將資料匯出為 CSV 再翻譯，會捨棄所有公式。

常見問題

同樣的想法也適用於簡報：PowerPoint 簡報也會將文字保留在翻譯工具跳過的位置，而該文章的檢查工具與本文的運作方式相同。