Cách dịch hướng dẫn sử dụng mà không làm hỏng cảnh báo, sơ đồ hoặc bố cục

Để dịch hướng dẫn sử dụng một cách an toàn, hãy coi nó như một tài liệu sản phẩm được kiểm soát thay vì một tập hợp các câu đơn lẻ. Cố định phiên bản sản phẩm, giữ nguyên hệ thống cảnh báo của hướng dẫn, khóa thuật ngữ sản phẩm và giao diện, kiểm kê văn bản bên trong sơ đồ, và xác minh mọi chú thích cũng như tham chiếu chéo sau khi tệp được dịch được tạo lại.

Thứ tự ưu tiên chính xác là:

1. phiên bản và phạm vi nguồn;
2. ý nghĩa an toàn và quy trình;
3. tên sản phẩm, nút điều khiển và các mục không dịch;
4. nhãn sơ đồ và tham chiếu chéo;
5. sự đầy đủ và cấu trúc;
6. sự rõ ràng trong ngôn ngữ đích; và
7. bố cục trực quan.

Tải xuống bảng kiểm soát dịch hướng dẫn sử dụng để ghi lại các cảnh báo, thuật ngữ, hình vẽ, tài liệu tham khảo, người phụ trách, bằng chứng và trạng thái kiểm tra lại.

Cố định phiên bản sản phẩm và hướng dẫn

Một bản dịch tinh chỉnh của nhầm cuốn hướng dẫn thì vẫn là sai. Trước khi dịch, hãy ghi lại:

• tên sản phẩm, kiểu máy, phiên bản phần cứng hoặc phần mềm, và thị trường;
• tiêu đề hướng dẫn nguồn, số tài liệu, bản sửa đổi và ngày xuất bản;
• ngôn ngữ và địa phương đích;
• các phụ lục, nhãn, thẻ khởi động nhanh và văn bản bảo hành được bao gồm và loại trừ;
• định dạng tệp nguồn và các tệp hình ảnh được liên kết; và
• người có thể trả lời các câu hỏi về sản phẩm.

Nếu tài liệu nguồn vẫn đang thay đổi, hãy thiết lập thời điểm cắt giảm và nhật ký thay đổi. Các chỉnh sửa nguồn mới nên được đưa vào bản đích thông qua một bản sửa đổi rõ ràng, thay vì gửi email các câu thay thế mà không ai đối chiếu với toàn bộ tệp.

Bản ghi phiên bản này là dòng đầu tiên trong bảng kiểm soát có thể tải xuống vì mọi bước kiểm tra sau đó đều phụ thuộc vào nó.

Bảo vệ hệ thống cảnh báo trước khi dịch văn xuôi

Cảnh báo là một hệ thống: từ tín hiệu, mối nguy hiểm, hậu quả, hành động phòng ngừa, biểu tượng, vị trí và tài liệu tham khảo. Không dịch từng yếu tố một cách độc lập và giả định rằng mối quan hệ sẽ vẫn được duy trì.

ISO 20607:2019 đề cập đến các phần liên quan đến an toàn, cấu trúc và cách trình bày của sổ tay hướng dẫn vận hành máy móc trong suốt vòng đời của máy. IEC/IEEE 82079-1:2019 cung cấp các nguyên tắc và yêu cầu rộng hơn đối với thông tin sử dụng. Các tiêu chuẩn này không làm cho bản dịch máy trở nên tuân thủ; chúng cho thấy lý do tại sao việc chuẩn bị và xác thực thủ công là các nguyên tắc sản xuất chứ không phải là sự thay thế câu.

Đối với mỗi cảnh báo, cần ghi lại:

• mã cảnh báo ổn định;
• từ tín hiệu nguồn và đích;
• tuyên bố về mối nguy hiểm;
• tuyên bố về hậu quả;
• hướng dẫn phòng ngừa;
• tham chiếu biểu tượng hoặc hình ảnh;
• trang, phần và quy trình nơi nó xuất hiện; và
• người đánh giá được yêu cầu.

Bảo lưu hệ thống phân cấp mức độ nghiêm trọng của nguồn. Không tùy tiện thay thế một từ tín hiệu bằng một từ đồng nghĩa quen thuộc hơn. Trong bố cục đã dịch, hãy xác minh rằng cảnh báo không bị tách rời khỏi bước, hình vẽ hoặc điều kiện mà nó quản lý.

Xây dựng ba danh sách được kiểm soát

Một thuật ngữ giải thích là chưa đủ. Tách biệt ba loại kiểm soát.

Thuật ngữ đã được phê duyệt

Ghi lại thuật ngữ nguồn, thuật ngữ đích đã được phê duyệt, định nghĩa, ngữ cảnh, chữ hoa, quy tắc số nhiều hoặc biến thể, và các biến thể bị từ chối. Sử dụng một thuật ngữ cho một khái niệm sản phẩm trừ khi nguồn cố ý phân biệt hai khái niệm.

Hướng dẫn hiện tại của Microsoft về sử dụng cẩn thận các thuật ngữ kỹ thuật khuyến nghị các thuật ngữ và định nghĩa nhất quán khi cần thiết. Nguyên tắc tương tự càng quan trọng hơn trong dịch thuật: việc chuyển đổi giữa hai thuật ngữ đích có vẻ hợp lý có thể làm cho người đọc nghĩ rằng tài liệu hướng dẫn đề cập đến hai bộ phận khác nhau.

Các mục không dịch

Xác định các chuỗi phải giữ nguyên, chẳng hạn như:

• số hiệu model và số linh kiện;
• giá trị dòng lệnh, phần mở rộng tệp và mã nguồn;
• thương hiệu hoặc tên sản phẩm thuộc quản lý của dự án;
• mã định danh quy định;
• nhãn giao diện theo nghĩa đen chưa được bản địa hóa; và
• các ký hiệu đầu nối, cổng hoặc điều khiển xuất hiện trực tiếp trên sản phẩm.

“Không dịch” không có nghĩa là “bỏ qua.” Hãy kiểm tra từng ký tự của chuỗi và giữ cho ngữ pháp xung quanh rõ ràng.

Nhãn giao diện và điều khiển vật lý

Tạo một bảng ánh xạ riêng cho các nút, mục menu, nhãn màn hình, núm vặn, đèn báo và nhãn được in trên sản phẩm. Ghi lại xem giao diện mục tiêu có tồn tại hay không.

Nếu giao diện người dùng sản phẩm vẫn hiển thị Settings, việc dịch hướng dẫn trong sách hướng dẫn thành “Mở Tùy chọn” sẽ gây ra lỗi khó tìm kiếm ngay cả khi cả hai cụm từ đều chấp nhận được về mặt ngôn ngữ học. Hãy quyết định xem sách hướng dẫn nên trích dẫn nhãn gốc, nhãn đã bản địa hóa, hay cả hai.

Đối với các tài liệu dài, quy trình làm việc đảm bảo tính nhất quán về thuật ngữ cung cấp một cấu trúc có thể tái sử dụng cho các hình thức được phê duyệt và bị từ chối.

Kiểm kê văn bản không nằm trong luồng văn bản chính

Sách hướng dẫn thường ẩn nội dung cần dịch trong:

• sơ đồ và ảnh chụp màn hình;
• nhãn chú thích;
• hộp văn bản và thanh bên;
• ô bảng;
• đầu trang và chân trang;
• mục lục được tạo tự động;
• chú thích hình ảnh;
• hình ảnh có liên kết;
• tệp xuất CAD; và
• các trang được quét.

Tạo ID tài sản cho mọi hình ảnh. Ghi lại xem văn bản của hình ảnh đó có thể chỉnh sửa được hay không, được nhúng trong hình ảnh hay được đại diện bằng các chú thích được đánh số. Nếu không thể chỉnh sửa hình ảnh nguồn, hãy quyết định xem nên tạo lại hình ảnh đó, thêm phần chú thích đã dịch hay giữ lại hình ảnh đó kèm theo giải thích đã được phê duyệt.

Đừng khẳng định rằng một công cụ dịch tài liệu sẽ vẽ lại mọi sơ đồ. BookTranslator có thể giữ lại hình ảnh và cấu trúc tài liệu ở những nơi được hỗ trợ, nhưng văn bản bên trong hình ảnh và các tác phẩm nghệ thuật sản xuất phức tạp có thể cần phải chỉnh sửa và xem xét riêng.

Chọn định dạng nguồn theo những gì cần phải giữ lại khả năng chỉnh sửa

Sử dụng nguồn gốc có thể chỉnh sửa khi bạn sở hữu nó. Tệp PDF hữu ích làm cơ sở trực quan nhưng thường là một sự thay thế kém cho tệp soạn thảo. Nếu chỉ có tệp PDF dựa trên văn bản, hãy làm theo quy trình dịch PDF giữ nguyên định dạng. Nếu tệp nguồn là DOCX, hãy giữ nguyên kiểu dáng và cấu trúc có thể chỉnh sửa bằng quy trình dịch tài liệu Word.

Dịch trước một phần kiểm tra độ chịu tải đại diện

Chọn một phần chứa nhiều bề mặt lỗi:

• ít nhất một cảnh báo;
• một quy trình được đánh số;
• một sơ đồ có chú thích;
• một bảng;
• một tham chiếu chéo;
• một nhãn giao diện; và
• một trang có bố cục chặt chẽ.

Dịch và xây dựng lại phần đó trước khi xử lý toàn bộ sổ tay hướng dẫn. Sử dụng nó để trả lời:

• Bảng thuật ngữ có khớp với các câu thực tế không?
• Các cảnh báo có còn hoàn chỉnh về mặt trực quan và ngữ nghĩa không?
• Ngôn ngữ đích có thể vừa vặn mà không làm cho kiểu chữ khó đọc không?
• Các nhãn có khớp với sản phẩm và giao diện người dùng không?
• Các sơ đồ có thể được cập nhật bằng các tệp nguồn có sẵn không?
• Định dạng đầu ra có hỗ trợ quy trình đánh giá được yêu cầu không?

Nếu phần kiểm tra độ chịu tải thất bại, hãy thay đổi quy trình trước khi nhân rộng lỗi lên 200 trang.

Xem xét cấu trúc trước phong cách

Sau khi dịch xong toàn bộ, hãy đối chiếu toàn bộ bản đích với bản nguồn.

1. So sánh số lượng phần, quy trình, cảnh báo, bảng và hình vẽ.
2. Kiểm tra nội dung đầu tiên và cuối cùng trong mọi phần lớn.
3. Giải quyết mọi tham chiếu “xem phần”, “xem hình” và “xem bảng”.
4. Xác minh các bước có đánh số, dấu đầu dòng, điều kiện tiên quyết và kết quả.
5. Tìm kiếm các phần còn sót lại của ngôn ngữ nguồn và so sánh với danh sách không dịch (DNT).
6. Tìm kiếm mọi biến thể thuật ngữ đã được phê duyệt và từ chối.
7. Kiểm tra số, đơn vị, dung sai, giá trị lực siết, nhiệt độ, ngày tháng, URL và định danh.
8. Xác nhận phần đầu trang, chân trang, mã sửa đổi và thông báo pháp lý sử dụng đúng dữ liệu phiên bản.

Một hộp lưu ý bị thay đổi có thể tạo ra lỗi ngầm. Nếu nguồn ghi “Nhấn mục 4” và hình vẽ được dịch đánh số lại thành 5, cả câu và sơ đồ đều có vẻ hợp lý trong khi hướng dẫn trở nên không thể sử dụng.

Chỉnh sửa để phù hợp với ngôn ngữ đích, không chạy theo sự đối xứng với ngôn ngữ nguồn

Khi thông tin được kiểm soát đã ổn định, hãy chỉnh sửa các quy trình cho rõ ràng trong ngôn ngữ đích. Giữ lại một hành động cho mỗi bước nếu có thể thực hiện được. Đặt điều kiện trước hành động khi việc đó giúp ngăn ngừa thao tác sai. Bảo toàn sự lặp lại có chủ đích khi nó xác định cùng một bộ phận hoặc điều khiển.

Tài liệu về hướng dẫn viết toàn cầu của Microsoft khuyến nghị sử dụng các câu ngắn, rõ ràng, cấu trúc nhất quán và tránh các thành ngữ hoặc tài liệu tham khảo đặc thù theo văn hóa trong nội dung kỹ thuật có thể dịch được. Đừng “cải thiện” một cuốn sổ tay đích bằng cách thêm sự đa dạng làm suy yếu tính nhất quán của thuật ngữ.

Đây là lúc hoạt động hậu chỉnh sửa của con người phát huy tác dụng: sau khi tính đầy đủ và nội dung được kiểm soát đã được xác minh, chứ không phải để thay thế cho các bước kiểm tra đó.

Xác thực cuốn sổ tay được xây dựng lại như một sản phẩm hoàn chỉnh

Tiến hành ba bước phê duyệt riêng biệt.

Đánh giá ngôn ngữ và kỹ thuật

• Ý nghĩa khớp với bản gốc.
• Thuật ngữ sản phẩm và nhãn điều khiển được phê duyệt.
• Các cảnh báo giữ nguyên mức độ nguy hiểm, hậu quả và hành động phòng tránh.
• Các đơn vị, giá trị và mã định danh đều chính xác.
• Các quy trình bằng ngôn ngữ đích rõ ràng đối với người dùng dự kiến.

Đánh giá cấu trúc

• Mọi quy trình, cảnh báo, bảng, hình vẽ, phụ lục và ghi chú đều hiện diện đầy đủ.
• Các tham chiếu chéo trỏ đến đúng mục tiêu.
• Các mục lục và dấu trang mở đúng các phần tương ứng.
• Các chú thích hình vẽ khớp với hướng dẫn xung quanh.

Kiểm tra trực quan và giao phẩm

• Không có cảnh báo, bảng biểu, chú thích hay hướng dẫn nào bị cắt xén.
• Các điểm ngắt trang không tách rời điều kiện tiên quyết khỏi các thao tác.
• Phông chữ hỗ trợ bảng mã đích và được phép sử dụng cho bản giao phẩm.
• Tệp PDF hoặc DOCX mở được trong các ứng dụng mà người nhận sẽ sử dụng.
• Tên tệp, phiên bản, ngôn ngữ và gói phát hành khớp với hồ sơ giao hàng.

Đối với định dạng đầu ra PDF, hãy áp dụng bảng kiểm tra QA dịch thuật PDF thay vì tự nghĩ ra một tiêu chuẩn trực quan riêng trong quá trình soát lỗi cuối cùng.

BookTranslator phù hợp với những gì

BookTranslator có thể dịch hoàn chỉnh tệp PDF hoặc DOCX dạng văn bản, sử dụng thuật ngữ tự động cho các thuật ngữ lặp lại và cung cấp đầu ra song ngữ ở những định dạng được hỗ trợ. Hãy tải lên một tài liệu nguồn đại diện thông qua trình dịch PDF hoặc trình dịch DOCX, kiểm tra cấu trúc trả về và xác thực phần kiểm tra chịu tải trước khi mở rộng quy mô quy trình làm việc.

Đối với các cẩm nang được quét, chế độ OCR nhằm mục đích khôi phục và dịch nội dung có thể đọc được, chứ không phải tái tạo từng tọa độ, phông chữ hay nhãn sơ đồ gốc. Các tài liệu hướng dẫn an toàn, có quy định pháp lý hoặc công khai vẫn yêu cầu phải có quy trình đánh giá chuyên môn kỹ thuật, ngôn ngữ và tuân thủ phù hợp.

Cổng phát hành cẩm nang người dùng cuối cùng

Chỉ phát hành khi:

• các phiên bản sản phẩm và cẩm nang đã được đóng băng và ghi nhận;
• các cảnh báo, thuật ngữ, mục DNT, điều khiển và nhãn giao diện đều có người chịu trách nhiệm;
• mọi hình vẽ và tài sản văn bản nhúng đều có phương án xử lý xác định;
• số lượng tệp hoàn chỉnh và các tham chiếu chéo khớp nhau;
• các nhà đánh giá kỹ thuật và ngôn ngữ đích đã giải quyết các vấn đề lớn;
• tệp PDF hoặc DOCX cuối cùng đã vượt qua quá trình kiểm tra trực quan và chức năng; và
• gói phát hành xác định chính xác nguồn, đích, ngôn ngữ địa phương và bản sửa đổi.

Quy tắc cốt lõi rất đơn giản: bản dịch hướng dẫn sử dụng thành công khi người dùng có thể thực hiện đúng hành động với đúng phiên bản sản phẩm. Văn phong mượt mà là cần thiết, nhưng đó không phải là bài kiểm tra nghiệm thu chính.