Cách dịch hướng dẫn sử dụng mà không làm hỏng các cảnh báo, sơ đồ hoặc bố cục

Để dịch hướng dẫn sử dụng một cách an toàn, hãy coi đó là một thành phần sản phẩm được kiểm soát thay vì chỉ là một tập hợp các câu văn. Hãy chốt phiên bản sản phẩm, bảo toàn hệ thống cảnh báo của tài liệu, khóa các thuật ngữ sản phẩm và giao diện, kiểm kê văn bản bên trong sơ đồ, và xác minh mọi chú thích cũng như tham chiếu chéo sau khi tệp dịch được tạo lại.

Thứ tự ưu tiên đúng là:

1. phiên bản nguồn và phạm vi;
2. ý nghĩa về an toàn và quy trình;
3. tên sản phẩm, các nút điều khiển và các mục không được dịch;
4. nhãn sơ đồ và tham chiếu chéo;
5. tính đầy đủ và cấu trúc;
6. sự rõ ràng của ngôn ngữ đích; và
7. bố cục trực quan.

Tải xuống bảng kiểm soát dịch thuật hướng dẫn sử dụng để ghi lại các cảnh báo, thuật ngữ, hình minh họa, tham chiếu, người phụ trách, bằng chứng và trạng thái kiểm tra lại.

Chốt phiên bản sản phẩm và tài liệu hướng dẫn

Một bản dịch trau chuốt của một cuốn hướng dẫn sai thì vẫn là sai. Trước khi dịch, hãy ghi lại:

• tên sản phẩm, kiểu máy, phiên bản phần cứng hoặc phần mềm, và thị trường;
• tiêu đề hướng dẫn nguồn, số tài liệu, bản sửa đổi và ngày xuất bản;
• ngôn ngữ đích và mã vùng;
• các phụ lục, nhãn, thẻ hướng dẫn nhanh và văn bản bảo hành được bao gồm hoặc loại trừ;
• định dạng tệp nguồn và các tệp hình ảnh được liên kết; và
• người có thể trả lời các câu hỏi về sản phẩm.

Nếu tài liệu nguồn vẫn đang thay đổi, hãy thiết lập một thời điểm chốt và nhật ký thay đổi. Các chỉnh sửa nguồn mới nên được đưa vào bản dịch thông qua một bản sửa đổi rõ ràng, chứ không phải bằng cách gửi email các câu thay thế mà không ai đối soát với toàn bộ tệp.

Bản ghi phiên bản này là hàng đầu tiên trong bảng kiểm soát có thể tải xuống vì mọi bước kiểm tra sau đó đều phụ thuộc vào nó.

Bảo toàn hệ thống cảnh báo trước khi dịch nội dung văn bản

Cảnh báo là một hệ thống: từ tín hiệu, mối nguy hiểm, hậu quả, hành động phòng tránh, biểu tượng, vị trí và tham chiếu. Đừng dịch từng yếu tố một cách độc lập rồi giả định rằng mối quan hệ giữa chúng sẽ được giữ nguyên.

ISO 20607:2019 đề cập đến các phần liên quan đến an toàn, cấu trúc và cách trình bày của sổ tay hướng dẫn máy móc trong suốt vòng đời của máy. IEC/IEEE 82079-1:2019 cung cấp các nguyên tắc và yêu cầu rộng hơn đối với thông tin sử dụng. Các tiêu chuẩn này không làm cho bản dịch máy trở nên tuân thủ; chúng cho thấy lý do tại sao việc chuẩn bị và xác thực thủ công là các quy trình sản xuất chuyên nghiệp, chứ không đơn thuần là thay thế câu chữ.

Đối với mỗi cảnh báo, hãy ghi nhận:

• ID cảnh báo cố định;
• từ tín hiệu nguồn và đích;
• nội dung cảnh báo nguy hiểm;
• nội dung cảnh báo hậu quả;
• hướng dẫn phòng tránh;
• tham chiếu biểu tượng hoặc hình ảnh;
• trang, mục và quy trình nơi cảnh báo xuất hiện; và
• người kiểm duyệt bắt buộc.

Bảo toàn hệ thống phân cấp mức độ nghiêm trọng của bản gốc. Đừng tùy tiện thay thế một từ tín hiệu bằng một từ đồng nghĩa quen thuộc hơn. Trong bố cục đã dịch, hãy xác minh rằng cảnh báo không bị tách rời khỏi bước, hình minh họa hoặc điều kiện mà nó chi phối.

Xây dựng ba danh sách được kiểm soát

Một bảng thuật ngữ là không đủ. Hãy phân tách thành ba loại kiểm soát.

Thuật ngữ đã phê duyệt

Ghi lại thuật ngữ nguồn, thuật ngữ đích đã phê duyệt, định nghĩa, ngữ cảnh, quy tắc viết hoa, quy tắc số nhiều hoặc biến hình, và các biến thể bị loại bỏ. Sử dụng một thuật ngữ duy nhất cho một khái niệm sản phẩm trừ khi bản gốc cố ý phân biệt hai khái niệm.

Hướng dẫn hiện tại của Microsoft về việc sử dụng cẩn thận các thuật ngữ kỹ thuật khuyến nghị sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa nhất quán khi cần thiết. Nguyên tắc tương tự thậm chí còn quan trọng hơn trong dịch thuật: việc chuyển đổi giữa hai thuật ngữ đích có vẻ hợp lý có thể khiến người đọc nghĩ rằng sổ tay đang đề cập đến hai bộ phận khác nhau.

Giữ cho các thuật ngữ đã phê duyệt có thể tìm thấy được và có thẩm quyền trên khắp các nguồn kiến thức của công ty bằng cách lưu trữ danh sách trong một cơ sở kiến thức nội bộ hoặc một nguồn thông tin xác thực chung khác cho người viết, biên dịch viên, người hiệu đính và đội ngũ hỗ trợ.

Các mục không được dịch

Xác định các chuỗi ký tự phải được giữ nguyên, chẳng hạn như:

• số hiệu mẫu mã và số hiệu phụ tùng;
• các giá trị dòng lệnh, phần mở rộng tệp và mã nguồn;
• nhãn hiệu hoặc tên sản phẩm do dự án quản lý;
• các mã định danh theo quy định;
• các nhãn giao diện nguyên văn chưa được bản địa hóa; và
• các ký hiệu đầu nối, cổng hoặc bộ điều khiển xuất hiện vật lý trên sản phẩm.

“Không dịch” không có nghĩa là “bỏ qua”. Hãy kiểm tra chuỗi ký tự theo từng ký tự và đảm bảo ngữ pháp xung quanh rõ ràng.

Nhãn giao diện và bộ điều khiển vật lý

Tạo một bảng đối chiếu riêng cho các nút, mục menu, nhãn màn hình, núm xoay, đèn chỉ báo và các nhãn được in trên sản phẩm. Ghi lại xem giao diện đích đã tồn tại hay chưa.

Nếu giao diện người dùng của sản phẩm vẫn hiển thị Settings, việc dịch hướng dẫn trong sách hướng dẫn là “Mở Tùy chọn” sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm ngay cả khi cả hai cụm từ đều chấp nhận được về mặt ngôn ngữ. Hãy quyết định xem sách hướng dẫn nên trích dẫn nhãn nguồn, nhãn đã bản địa hóa hay cả hai.

Đối với các tài liệu dài, quy trình làm việc thống nhất thuật ngữ cung cấp một cấu trúc có thể tái sử dụng cho các hình thức đã được phê duyệt và bị từ chối.

Kiểm kê văn bản không nằm trong luồng văn bản chính

Sách hướng dẫn thường ẩn chứa nội dung cần dịch trong:

• sơ đồ và ảnh chụp màn hình;
• các nhãn chú thích;
• các hộp văn bản và thanh bên;
• các ô trong bảng;
• đầu trang và chân trang;
• mục lục được tạo tự động;
• chú thích hình ảnh;
• đồ họa được liên kết;
• các bản xuất từ CAD; và
• các trang đã quét.

Tạo một ID tài sản cho mỗi hình minh họa. Ghi lại xem văn bản của nó có thể chỉnh sửa được, được nhúng trong hình ảnh hay được thể hiện bằng các chú thích được đánh số. Nếu hình ảnh nguồn không thể chỉnh sửa, hãy quyết định xem nên tạo lại hình đó, thêm chú giải đã dịch hay giữ nguyên với một lời giải thích đã được phê duyệt.

Đừng khẳng định rằng một công cụ dịch tài liệu sẽ vẽ lại mọi sơ đồ. BookTranslator có thể giữ nguyên hình ảnh và cấu trúc tài liệu ở những nơi được hỗ trợ, nhưng văn bản bên trong hình ảnh và các tác phẩm đồ họa sản xuất phức tạp có thể cần được chỉnh sửa và xem xét riêng biệt.

Chọn định dạng nguồn dựa trên những gì cần phải giữ nguyên khả năng chỉnh sửa

Hãy sử dụng tệp nguồn gốc có thể chỉnh sửa được nếu bạn sở hữu nó. Một tệp PDF rất hữu ích để làm cơ sở đối chiếu trực quan nhưng thường là một sự thay thế kém hiệu quả cho tệp gốc. Nếu chỉ có tệp PDF dạng văn bản, hãy làm theo quy trình dịch thuật PDF bảo toàn định dạng. Nếu nguồn là DOCX, hãy bảo toàn các kiểu định dạng và cấu trúc có thể chỉnh sửa bằng quy trình dịch thuật tài liệu Word.

Nếu dịch thuật là một bước trong một quy trình tài liệu rộng lớn hơn, hướng dẫn về phần mềm tự động hóa tài liệu này có thể giúp các nhóm so sánh các công cụ để tạo tài liệu, phê duyệt, chữ ký điện tử và điều phối quy trình làm việc xoay quanh hướng dẫn sử dụng.

Các nhóm điều phối việc cập nhật hướng dẫn sử dụng thông qua bảng tính, email và các công cụ kinh doanh khác có thể sử dụng viaSocket để kết nối quy trình làm việc xung quanh, trong khi dịch thuật vẫn là một bước riêng biệt.

Dịch thử một phần nội dung phức tạp điển hình trước

Chọn một phần chứa nhiều yếu tố dễ gây lỗi:

• ít nhất một cảnh báo;
• một quy trình được đánh số;
• một sơ đồ có chú thích;
• một bảng;
• một tham chiếu chéo;
• một nhãn giao diện; và
• một trang có bố cục chật hẹp.

Dịch và xây dựng lại phần đó trước khi xử lý toàn bộ hướng dẫn sử dụng. Sử dụng nó để trả lời:

• Các thuật ngữ trong bảng từ vựng có phù hợp với các câu thực tế không?
• Các cảnh báo có còn đầy đủ về mặt hình ảnh và ngữ nghĩa không?
• Ngôn ngữ đích có vừa vặn mà không làm chữ bị khó đọc không?
• Các nhãn có khớp với sản phẩm và giao diện người dùng (UI) không?
• Các sơ đồ có thể được cập nhật bằng các tệp nguồn hiện có không?
• Định dạng đầu ra có hỗ trợ quy trình soát xét theo yêu cầu không?

Nếu phần kiểm tra áp lực thất bại, hãy thay đổi quy trình làm việc trước khi để lỗi đó lan rộng ra toàn bộ 200 trang.

Kiểm tra cấu trúc trước khi kiểm tra phong cách

Sau khi dịch xong toàn bộ, hãy đối chiếu bản dịch hoàn chỉnh với bản gốc.

1. So sánh số lượng các mục, quy trình, cảnh báo, bảng biểu và hình minh họa.
2. Kiểm tra nội dung đầu tiên và cuối cùng trong mỗi phần chính.
3. Xử lý mọi tham chiếu dạng “xem phần”, “xem hình” và “xem bảng”.
4. Xác minh các bước đánh số, dấu đầu dòng, điều kiện tiên quyết và kết quả.
5. Tìm kiếm các phần còn sót lại của ngôn ngữ nguồn và so sánh với danh sách DNT.
6. Tìm kiếm mọi biến thể thuật ngữ đã được phê duyệt hoặc bị từ chối.
7. Kiểm tra các con số, đơn vị, dung sai, giá trị mô-men xoắn, nhiệt độ, ngày tháng, URL và các mã định danh.
8. Xác nhận tiêu đề đầu trang, chân trang, mã phiên bản và các thông báo pháp lý sử dụng đúng dữ liệu của ấn bản đó.

Một chú thích bị thay đổi có thể tạo ra lỗi tiềm ẩn. Nếu bản gốc ghi “Nhấn vào mục 4” nhưng hình minh họa đã dịch lại đánh số là 5, thì cả câu văn và sơ đồ trông có vẻ hợp lý nhưng hướng dẫn đó lại không thể sử dụng được.

Biên tập theo cách dùng của ngôn ngữ đích, không phải theo sự đối xứng với ngôn ngữ nguồn

Khi các thông tin kiểm soát đã ổn định, hãy biên tập các quy trình để đảm bảo sự rõ ràng trong ngôn ngữ đích. Giữ một hành động cho mỗi bước nếu khả thi. Đặt các điều kiện trước hành động nếu điều đó giúp ngăn chặn việc sử dụng sai. Giữ nguyên các lần lặp lại có chủ đích khi chúng xác định cùng một bộ phận hoặc bộ điều khiển.

Hướng dẫn viết lách toàn cầu của Microsoft khuyến nghị sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng, cấu trúc nhất quán và tránh các thành ngữ hoặc tham chiếu đặc thù văn hóa trong nội dung kỹ thuật cần dịch. Đừng “cải thiện” một bản hướng dẫn bằng cách thêm vào sự đa dạng từ ngữ làm suy yếu tính nhất quán của thuật ngữ.

Đây là lúc cần đến hậu kiểm bởi con người : sau khi tính đầy đủ và nội dung kiểm soát đã được xác minh, chứ không phải để thay thế cho các bước kiểm tra đó.

Kiểm định bản hướng dẫn đã được xây dựng lại như một sản phẩm hoàn chỉnh

Thực hiện ba bước phê duyệt riêng biệt.

Đánh giá ngôn ngữ và kỹ thuật

• Ý nghĩa khớp với bản gốc.
• Thuật ngữ sản phẩm và nhãn điều khiển đã được phê duyệt.
• Các cảnh báo giữ nguyên thông tin về mối nguy hiểm, hậu quả và hành động phòng tránh.
• Các đơn vị, giá trị và mã định danh là chính xác.
• Các quy trình bằng ngôn ngữ đích rõ ràng đối với người dùng mục tiêu.

Đánh giá cấu trúc

• Mọi quy trình, cảnh báo, bảng biểu, hình ảnh, phụ lục và ghi chú đều hiện diện đầy đủ.
• Các tham chiếu chéo dẫn đến đúng mục tiêu.
• Các mục trong mục lục và dấu trang mở đúng các phần tương ứng.
• Các chú thích hình ảnh khớp với các hướng dẫn xung quanh.

Đánh giá hình thức và bàn giao

• Không có cảnh báo, bảng biểu, chú thích hoặc hướng dẫn nào bị cắt mất.
• Việc ngắt trang không làm tách rời các điều kiện tiên quyết khỏi các hành động.
• Phông chữ hỗ trợ bảng mã ngôn ngữ đích và được phép sử dụng để bàn giao.
• Tệp PDF hoặc DOCX mở được trong các ứng dụng mà người nhận sẽ sử dụng.
• Tên tệp, phiên bản, ngôn ngữ và gói phát hành khớp với hồ sơ bàn giao.

Đối với đầu ra PDF, hãy áp dụng danh sách kiểm tra QA dịch thuật PDF thay vì tự tạo ra một tiêu chuẩn hình thức riêng biệt trong quá trình hiệu đính cuối cùng.

Vai trò của BookTranslator

BookTranslator có thể dịch toàn bộ tệp PDF hoặc DOCX dạng văn bản, sử dụng thuật ngữ tự động cho các từ lặp lại và cung cấp đầu ra song ngữ nếu được hỗ trợ. Hãy tải lên một tệp nguồn mẫu thông qua trình dịch PDF hoặc trình dịch DOCX, kiểm tra cấu trúc nhận được và xác thực phần trọng yếu trước khi mở rộng quy trình làm việc.

Đối với các hướng dẫn sử dụng dạng quét, chế độ OCR được thiết kế để khôi phục và dịch nội dung có thể đọc được, chứ không phải để tái tạo chính xác mọi tọa độ, phông chữ hoặc nhãn sơ đồ gốc. Các hướng dẫn sử dụng quan trọng về an toàn, có tính pháp lý hoặc công khai vẫn cần được xem xét kỹ lưỡng về kỹ thuật, ngôn ngữ và sự tuân thủ.

Cổng kiểm soát phát hành hướng dẫn sử dụng cuối cùng

Chỉ phát hành khi:

• các bản sửa đổi sản phẩm và hướng dẫn sử dụng đã được chốt và ghi lại;
• các cảnh báo, thuật ngữ, mục DNT, các nút điều khiển và nhãn giao diện đã có người phụ trách;
• mọi hình vẽ và tài sản văn bản nhúng đều có phương án xử lý rõ ràng;
• số lượng tệp hoàn chỉnh và các tham chiếu chéo khớp với nhau;
• những người đánh giá kỹ thuật và ngôn ngữ đích đã giải quyết xong các vấn đề chính;
• tệp PDF hoặc DOCX cuối cùng đã vượt qua bước kiểm tra trực quan và chức năng; và
• gói phát hành xác định chính xác nguồn, đích, ngôn ngữ và bản sửa đổi.

Nguyên tắc cốt lõi rất đơn giản: một bản dịch hướng dẫn sử dụng thành công khi người dùng có thể thực hiện đúng thao tác với đúng phiên bản sản phẩm. Văn phong mượt mà là cần thiết, nhưng đó không phải là tiêu chí nghiệm thu chính.