文件翻譯隱私檢查清單：上傳檔案前必須確認的重點

上傳文件進行翻譯之前，請先回答四個問題：您是否獲得授權處理該文件？能否移除翻譯工具不需要的資訊？該服務實際上如何處理檔案？您將如何控制翻譯後的輸出結果？如果其中任何一個問題不明確，請在上傳前暫停。

下載 文件翻譯隱私檢查清單。請針對實際的工作複本與目前的服務政策填寫。當檔案、目標語言、帳戶或政策變更時，請勿重複使用舊的審查結果。

1. 確認上傳與翻譯的授權

擁有檔案的複本，並不一定等於擁有上傳、翻譯或散布該檔案的權限。請確認來源與適用的授權規定：

• 您未發布的手稿；
• 已授權進行翻譯的作品；
• 雇主或客戶的文件；
• 受資料使用協議或保密協議約束的研究資料；
• 合約、法律記錄、財務檔案或醫療文件；
• 公有領域（Public Domain）作品；或
• 從其他人收到的文件。

請記錄擁有者、授權狀態、預期用途、允許的服務或地區限制，以及批准該工作流程的人員。如果協議禁止第三方處理或外部雲端服務，僅進行塗黑遮蔽並無法自動解決問題。

請勿透過繞過控制機制的方式上傳加密或受密碼保護的資料。請透過檔案擁有者的正常流程建立合法的作業複本。

2. 在閱讀服務政策前先對檔案進行分類

列出檔案中任何位置包含的最高風險資訊：

• 姓名、聯絡方式、簽名、身分證件或帳戶號碼；
• 健康、就業、教育或財務紀錄；
• 機密商業計畫、產品設計或原始素材；
• 法律意見、訴訟資料或受特許權保護的通訊內容；
• 未發布的研究、審查員意見、參與者資料或受禁令限制的研究結果；
• 憑證、私密金鑰、存取權杖或內部 URL；以及
• 受合約、法律、資助、倫理委員會或組織政策管制的資訊。

分類應優先進行，因為它決定了線上翻譯服務是否為可接受的目的地。有利的隱私權聲明並不凌駕於您的合約或組織的處理規則之上。

如果您無法放心地對檔案進行分類，請詢問擁有者或資料保護聯絡人，而不是將其視為一般文字。

3. 製作最小工作副本

僅翻譯工作所需的內容。請從副本著手，而不是從主檔。

考慮移除：

• 無關的頁面或附錄；
• 未使用的工作表、投影片或附件；
• 語意不需要的個人聯絡詳細資訊；
• 簽名和帳戶識別碼；
• 當彙總文字足夠時，提供參與者層級的資料；
• 評論和內部審查討論；
• 舊的文件版本；以及
• 沒有翻譯用途的嵌入式檔案。

當識別碼必須保持一致時，請使用穩定預留位置，例如 [PARTICIPANT_014] 或 [CLIENT_A]。請將對應關係保持在離線狀態，並與上傳的檔案分開。當審查人員必須驗證相同實體是否保持一致時，請勿使用模糊的替換文字。

資料最小化可減少暴露風險，但也可能會移除精確翻譯所需的上下文。請記錄已移除的內容，並確認剩餘的文字仍然可以解讀。

4. 檢查 DOCX 和 Office 檔案中的隱藏內容

「無標記」並不表示會移除追蹤修訂。Microsoft 在其 追蹤修訂說明文件 中指出，隱藏標記只會改變檢視方式，且未解決的修訂在開啟文件時可能會再次出現。

Microsoft 的 文件檢查器指南列出了在一般檢視下可能殘留的內容，包括：

• 註解、修訂標記、版本與筆跡註解；
• 作者、最後儲存者、電子郵件、路由與範本屬性；
• 頁首、頁尾與浮水印；
• 隱藏文字；
• 自訂 XML 資料；
• 不可見物件；以及
• 文件伺服器或工作流程屬性。

請在副本上執行目前的「文件檢查器」。在選擇「全部移除」之前請先檢閱其結果，因為微軟警告某些移除作業無法復原，且檢查器無法偵測到所有隱藏內容的方式。

清理副本之後：

1. 儲存、關閉並重新開啟它；
2. 再次執行檢查器；
3. 搜尋已知的機密詞彙；
4. 檢查頁首、頁尾、註解與修訂窗格；以及
5. 確認檔案仍包含翻譯所需的上下文。

在隱私閘道通過後，使用 Word 文件翻譯工作流程。

5. 遮蔽 PDF 而非繪製黑色方塊

用矩形覆蓋文字、將其改為白色、裁剪頁面或將螢幕截圖扁平化並非可靠的遮蔽方式。底下的文字或物件可能仍然可被搜尋、選取、萃取或復原。

Adobe 目前的 可遮蔽 PDF 資料清單 包含了可見文字、圖片、表單欄位、中繼資料、附件、書籤、註解、隱藏文字與圖層、內嵌索引、已裁剪或刪除的內容、連結、動作、JavaScript，以及重疊物件。其Acrobat 密文編輯工作流程 區分了標記內容與套用密文，並提供隱藏資訊的清除功能。

針對 PDF 工作複本：

1. 盤點可見與隱藏的敏感資訊；
2. 使用實際的密文工具來標記文字、圖片或頁面；
3. 套用密文；
4. 必要時清除隱藏資訊；
5. 另存為新檔案；
6. 重新開啟並搜尋、選取、複製和檢查屬性；以及
7. 由第二個人員驗證高風險檔案。

OCR 會建立另一個可供檢查的文字層。掃描頁面可能看起來已加上密文，但其 OCR 文字仍包含原始識別碼。對於純圖片檔案，請在掃描 PDF 翻譯工作流程.

6. 將服務視為資料流進行審查

請在上傳時閱讀目前的隱私權政策與服務條款。切勿依賴搜尋摘要、舊截圖或通用的「安全」徽章。

記錄以下問題的答案：

• 上傳了哪些內容，以及附加了哪些帳戶資料？
• 內容僅用於要求的服務，還是會用於模型訓練或產品改善？
• 可能會收到該內容的處理者或模型提供者有哪些？
• 資料是在哪裡處理與儲存的？
• 資料在傳輸中和靜態時是否經過加密？
• 原始檔案、輸出內容、記錄檔與歷史記錄會保留多久？
• 使用者是否可以刪除記錄及其關聯的檔案？
• 是否有說明備份或法律保留例外情況？
• 誰可以為支援或濫用審查而存取該檔案？
• 政策變更會如何傳達？
• 提供了什麼聯絡方式或事件處理流程？

記錄政策網址與審查日期。如果答案不存在，請標記為未知，而不是將行銷語言翻譯成保證。

7. 對 BookTranslator 進行相同的審查

在本文準備時，BookTranslator 當前的 隱私權政策 指出，上傳的書籍和翻譯輸出不會用於訓練 AI 模型、翻譯記錄與相關檔案會保留有限的一段時間以供使用者返回「歷史記錄」下載已完成的工作，且從「歷史記錄」中刪除記錄也會從 BookTranslator 的伺服器中刪除相關檔案。該政策也指出，確切的保留期限可能取決於帳戶狀態或方案，並建議儘快下載重要結果。

這些陳述比「永不儲存」更具體且更有用。上傳前請再次檢查即時政策，因為產品行為和條款可能會變更。

特別針對 BookTranslator：

1. 確認您的內部規則允許該檔案；
2. 僅上傳最小化且清理過的的工作副本；
3. 使用適當的帳戶與裝置；
4. 付款前檢查價格與任務詳細資訊；
5. 儘快下載並審查翻譯結果；
6. 不再需要時移除「歷史記錄」項目；以及
7. 如果您的流程需要，請儲存刪除證明。

切勿將使用者面對的刪除動作視為當前政策未描述的系統或例外情況的證明。如果您的專案需要合約保留期限、資料處理協議、特定地區或受管制的控制措施，請在上傳前取得明確確認。

8. 保護翻譯輸出

輸出通常應享有與來源相同的機密等級，且可能會產生新的揭露風險：

• 已遮蔽的姓名可能會從遺漏的註解或 OCR 圖層中重新出現；
• 佔位符可能會被不一致地展開；
• 目標語言文字可能會將資訊暴露給更廣泛的受眾；
• 後設資料可能會從來源複製；
• 輸出連結可能會被轉發到核准群組之外；以及
• 雙語檔案同時包含來源與目標內容。

分享前請先審查輸出結果。重複進行適合其格式的隱藏資料與詮釋資料檢查。確認編修與預留位置皆妥善保留，然後僅將其儲存於具備所需存取控制核准的位置。

切勿將翻譯後的輸出上傳至其他工具進行「清理」，除非重複整個服務審查程序。每個新目的地都是一筆新的資料流。

9. 保留證據與刪除計畫

輕量級的稽核紀錄應包含：

• 來源擁有者與授權；
• 分類與允許用途；
• 工作副本檔名或雜湊值；
• 已移除或替換的資料；
• 隱藏內容檢查結果；
• 服務、政策網址與審查日期；
• 使用的帳戶與目的地；
• 輸出位置與存取擁有者；
• 紀錄／檔案刪除動作與日期；以及
• 未解決的例外狀況。

請勿將敏感內容本身置於稽核記錄中。記錄應證明決策過程，而不應成為文件的第二個副本。

一分鐘停止或上傳關卡

若符合下列任一情況，請在上傳前停止：

• 權限或所有權不明確；
• 檔案違反協議或組織規則；
• 仍留有不必要的敏感內容；
• 未檢查註解、修訂、詮釋資料、圖層、附件或光學字元辨識（OCR）文字；
• 使用黑箱作業代替真正的編修；
• 目前的服務政策未符合所需的控制措施；
• 輸出沒有經批准的儲存與刪除計畫；或者
• 無人負責事件升級。

如果所有項目都通過，請上傳最小可用副本（而非母本），並將翻譯結果視為機密，直到完成本身的審查與刪除步驟為止。