如何翻譯使用者手冊而不破壞警告、圖表或版面配置

要安全地翻譯使用者手冊，請將其視為受控的產品成品，而不是一堆句子的集合。凍結產品版本、保留手冊的警告系統、鎖定產品與介面術語、盤點圖表內的文字，並在重建翻譯檔案後驗證每一個標示與交互參照。

正確的優先順序如下：

1. 來源版本與範圍；
2. 安全與程序意義；
3. 產品名稱、控制項與不翻譯項目；
4. 圖表標籤與交互參照；
5. 完整性與結構；
6. 目標語言的清晰度；以及
7. 視覺版面配置。

下載使用者手冊翻譯控制表以記錄警告、術語、圖表、參照、負責人、佐證以及重新測試狀態。

凍結產品與手冊版本

一本錯誤手冊的精緻翻譯依然是錯誤的。在翻譯之前，請記錄：

• 產品名稱、型號、硬體或軟體版本以及市場；
• 來源手冊標題、文件編號、修訂版以及發布日期；
• 目標語言與地區；
• 包含與排除的附錄、標籤、快速入門卡以及保固條款文字；
• 來源檔案格式與連結的圖片檔案；以及
• 能夠回答產品問題的人員。

如果來源仍在變更，請建立截止點與變更日誌。新的來源編輯應透過明確的修訂版進入目標，而不是透過發送無人與完整檔案進行核對的替代句子來進行。

此版本記錄是可下載控制表中的第一行，因為後續的所有檢查都取決於它。

在翻譯散文之前先保留警告系統

警告是一個系統：信號詞、危險源、後果、避免措施、符號、位置以及參照。請勿獨立翻譯每個元素並假設它們之間的關聯性能夠存留。

ISO 20607:2019 規範了機械生命週期中機械使用手冊中與安全相關的部分、結構與呈現方式。 IEC/IEEE 82079-1:2019 則提供了關於使用資訊的更廣泛原則與要求。這些標準無法使機器翻譯直接合規；它們說明了為什麼手冊的準備與驗證是生產紀律，而非單純的句子替換。

對於每個警告，請擷取：

• 穩定警告識別碼；
• 來源與目標信號詞；
• 危險聲明；
• 後果聲明；
• 避免指示；
• 符號或圖像參照；
• 其出現的頁面、章節與程序；以及
• 指定的審閱者。

保留來源的嚴重性層級。切勿隨意將某個信號詞替換為更熟悉的同義詞。在翻譯後的版面中，請驗證警告未與其所管轄的步驟、圖表或條件分離。

建立三個受控清單

一份詞彙表是不夠的。請將三種類型的控制分開。

核准的術語

記錄來源術語、核准的目標術語、定義、上下文、大小寫、複數或詞形變化規則，以及拒絕的變體。除非來源有意區分兩個概念，否則一個產品概念應使用一個術語。

微軟目前關於謹慎使用技術術語的指南建議在需要時使用一致的術語和定義。相同的原則在翻譯中更加重要：在兩個合理的目標術語之間切換，可能會讓讀者誤以為手冊指的是兩個不同的零件。

不翻譯項目

識別必須保持不變的字串，例如：

• 型號和零件編號；
• 命令列值、副檔名和程式碼；
• 專案所管轄的商標或產品名稱；
• 法規識別碼；
• 尚未在地化的文字介面標籤；以及
• 實體出現在產品上的連接器、連接埠或控制標記。

「請勿翻譯」並不代表「忽略」。請逐字核對字串並保持其周圍文法的清晰。

介面與實體控制標籤

為按鈕、選單項目、畫面標籤、旋鈕、指示燈以及印在產品上的標籤建立獨立的對應表。記錄目標介面是否存在。

如果產品使用者介面仍然顯示 Settings，將手冊說明翻譯為「開啟偏好設定」會導致尋找困難，即使這兩個詞組在語意上都可被接受。請決定手冊是否應該引用來源標籤、在地化標籤，或是兩者皆有。

對於長篇文件，術語一致性工作流程 為已核准和未核准的用詞提供了可重複使用的結構。

清點不在主要文字流程中的文字

手冊會將可翻譯內容隱藏在以下位置：

• 圖表和螢幕截圖；
• 標註標籤；
• 文字方塊和側邊欄；
• 表格儲存格；
• 頁首和頁尾；
• 產生的目錄；
• 圖說；
• 連結圖形；
• CAD 匯出檔案；以及
• 掃描頁面。

為每個圖形建立資產 ID。記錄其文字是可編輯、嵌入在圖片中，還是由編號引線表示。如果來源圖片無法編輯，請決定是要重新建立、新增翻譯圖例，還是予以保留並附上核准的說明。

切勿聲明文件翻譯工具會重新繪製每個圖表。BookTranslator 可以在支援的情況下保留圖片和文件結構，但圖片內文與複雜的製作美術圖可能需要另外進行編輯與審查。

根據必須保持可編輯的內容來選擇來源格式

當您擁有原始可編輯來源時，請使用該來源。PDF 作為視覺基底很有用，但通常無法很好地替代作者編寫檔案。如果只有以文字為主的 PDF，請遵循格式保留 PDF 翻譯工作流程。若來源為 DOCX，請透過Word 文件翻譯工作流程.

先翻譯具代表性的壓力測試章節

選擇包含數種失效情境的章節：

• 至少一個警告；
• 編號程序；
• 帶有標示的圖表；
• 表格；
• 交叉參照；
• 介面標籤；以及
• 排版緊湊的頁面。

在處理整本手冊之前，先翻譯並重建該章節。並利用它來回答：

• 辭彙表是否適用於實際句子？
• 警告是否在視覺與語意上保持完整？
• 目標語言是否能在不產生難以閱讀文字的情況下容納？
• 標籤是否符合產品與使用者介面？
• 圖表能否使用可取得的原始檔案進行更新？
• 輸出格式是否支援所需的審閱？

若壓力測試章節失敗，請在將錯誤規模擴大到 200 頁之前更改工作流程。

先審查結構，再審查風格

完成完整翻譯後，將完整的目標內容與來源進行核對。

1. 比較章節、程序、警告、表格與圖表的數量。
2. 檢查每個主要章節的第一個與最後一個內容。
3. 解決所有「請參閱章節」、「請參閱圖表」與「請參閱表格」的參照。
4. 驗證編號步驟、項目符號、先決條件與執行結果。
5. 搜尋來源語言殘留並與 DNT 清單進行比對。
6. 搜尋每一個核准與拒絕的術語變體。
7. 檢查數字、單位、公差、扭力值、溫度、日期、網址與識別碼。
8. 確認頁首、頁尾、修訂代碼與法律聲明使用了正確的版本資料。

更改過的提示方塊可能會造成隱性缺陷。如果原文寫著「按下項目 4」而翻譯後的圖表將其重新編號為 5，則句子和圖表看起來都可能很合理，但指令卻會變得無法使用。

針對目標語言的用法進行編輯，而非追求與來源語言的對稱

一旦受控資訊穩定，請在目標語言中編輯程序以求清晰。在實務可行情況下，每個步驟保持一項動作。當條件有助於防止誤用時，請將條件置於動作之前。當重複有助於識別相同的零件或控制項時，請保留刻意的重複。

微軟的 全球寫作指南 建議在可翻譯的技術內容中使用簡短清晰的句子、一致的結構，並避免使用慣用語或文化特有的參考資料。切勿透過添加會削弱術語一致性的變化來「改善」目標手冊。

這正是 人工審校後編輯 的發揮之處：在驗證完整性與受控內容之後進行，而不是用來取代這些檢查。

將重建的手冊視為產品進行驗證

執行三次獨立的審核。

語言與技術審查

• 語意與原文相符。
• 產品術語與控制標籤已獲核准。
• 警告保留了危害、後果與防範動作。
• 單位、數值與識別碼正確無誤。
• 目標語言程序對目標使用者而言清晰易懂。

結構審查

• 每一個程序、警告、表格、圖形、附錄與備註皆完整呈現。
• 交互參照能正確對應至正確的目标項目。
• 目錄項目與書籤能正確開啟對應的章節。
• 圖表說明的對應內容與周邊的操作說明一致。

視覺與交付審查

• 沒有任何警告、表格、圖說或說明遭到截斷。
• 分頁符號不會將先決條件與操作步驟隔開。
• 字型支援目標語系文字，且符合交付規範。
• PDF 或 DOCX 檔案可在收件者將使用的應用程式中正常開啟。
• 檔案名稱、修訂版本、語系與發布套件均與交付紀錄相符。

針對 PDF 輸出，請採用 PDF 翻譯品質保證（QA）檢查表，而不是在最終校對期間自行發明另一套視覺標準。

BookTranslator 的適用情境

BookTranslator 可以翻譯完整的文字型 PDF 或 DOCX 檔案、針對重複出現的術語使用自動詞彙表，並在支援的情況下提供雙語輸出。請透過 PDF 翻譯工具 或 DOCX 翻譯工具 上傳具代表性的來源檔案、檢查回傳的結構，並在擴展工作流程之前驗證壓力測試區段。

對於掃描的手冊，OCR 模式旨在恢復並翻譯可讀內容，而非重現每一個原始座標、字型或圖表標籤。安全關鍵、受管制的或公開的手冊仍然需要適當的技術、語言與合規審查。

最終使用者手冊發布關卡

僅在符合下列條件時發布：

• 產品與手冊修訂版本已凍結並記錄；
• 警告、術語、不可翻譯（DNT）項目、控制項與介面標籤均有專責負責人；
• 每個圖表與嵌入文字資產都有明確的處理方式；
• 完整檔案數量與交叉參照相符；
• 技術與目標語言審閱者已關閉主要問題；
• 最終的 PDF 或 DOCX 通過視覺與功能校對；以及
• 發布套件明確指出確切的來源、目標、語系與修訂版本。

核心原則很簡單：當使用者能夠使用正確的產品版本執行正確的操作時，使用者手冊翻譯即告成功。流暢的文筆是必要的，但它並非首要的驗收標準。