如何在不破壞警告、圖表或排版的情況下翻譯使用手冊

為了安全地翻譯使用手冊，請將其視為受控的產品組件，而非僅僅是句子的集合。您需要凍結產品版本、保留手冊的警告系統、鎖定產品與介面術語、盤點圖表內的文字，並在翻譯文件重新生成後驗證每一個標註與交叉引用。

正確的優先順序為：

1. 來源版本與範圍；
2. 安全性與程序含義；
3. 產品名稱、控制項及不翻譯項目；
4. 圖表標籤與交叉引用；
5. 完整性與結構；
6. 目標語言的清晰度；以及
7. 視覺排版。

下載 使用手冊翻譯控制表 以記錄警告、術語、插圖、引用、負責人、證據及重新測試狀態。

凍結產品與手冊版本

即使對錯誤的手冊進行了精美的翻譯，它仍然是錯誤的。在翻譯之前，請記錄：

• 產品名稱、型號、硬體或軟體版本以及市場；
• 來源手冊標題、文件編號、修訂版本及出版日期；
• 目標語言與地區；
• 包含與排除的附錄、標籤、快速入門卡及保固文字；
• 來源檔案格式與連結的圖片檔案；以及
• 能回答產品問題的負責人。

如果來源內容仍在變動，請設定截止期限並建立變更日誌。新的來源編輯應透過明確的修訂程序進入目標語言，而不是透過電子郵件發送零散的替換句子，因為這樣沒人能將其與完整檔案進行比對。

此版本記錄是可下載控制表中的第一行，因為後續的所有檢查都取決於它。

在翻譯正文之前，請先保留警告系統

警告是一個系統：包含警示詞、危害、後果、避險措施、符號、位置和引用。不要獨立翻譯每個元素，並假設它們之間的關係會自動保留。

ISO 20607:2019 規範了機器生命週期中，機械說明手冊的安全相關部分、結構和呈現方式。 IEC/IEEE 82079-1:2019 為使用資訊提供了更廣泛的原則和要求。這些標準並不能使機器翻譯直接合規；它們說明了為什麼手動準備和驗證是生產流程中的專業規範，而不僅僅是句子替換。

對於每一項警告，請記錄：

• 穩定的警告 ID；
• 來源與目標警示詞；
• 危害聲明；
• 後果聲明；
• 避險指示；
• 符號或圖片引用；
• 出現的頁碼、章節和程序；以及
• 指定的審核人員。

保留原始的嚴重程度等級。不要隨意用更熟悉的同義詞替換警示詞。在翻譯後的版面中，請確認警告內容沒有與其規範的步驟、圖表或條件分離。

建立三個受控清單

僅有一份詞彙表是不夠的。請區分三種控制類型。

經核准的術語

記錄來源術語、核准的目標術語、定義、語境、大小寫、複數或屈折變化規則，以及被拒絕的變體。除非來源有意區分兩個概念，否則一個產品概念應使用一個術語。

Microsoft 目前關於 謹慎使用技術術語 的指南建議在需要時使用一致的術語和定義。同樣的原則在翻譯中更為重要：在兩個看似合理的目標術語之間切換，可能會讓讀者誤以為手冊指的是兩個不同的零件。

確保經核准的術語在公司知識來源中易於查找且具權威性，請將清單儲存在 內部知識庫 或其他供撰稿人、翻譯人員、審閱人員和支援團隊使用的共享單一事實來源。

不可翻譯項目

識別必須保持不變的字串，例如：

• 型號與零件編號；
• 命令列數值、副檔名及程式碼；
• 專案管理的商標或產品名稱；
• 法規識別碼；
• 尚未在地語系化的字面介面標籤；以及
• 實體出現在產品上的連接器、連接埠或控制標記。

「不可翻譯」並不代表「忽略」。請逐字核對字串，並確保其周圍的語法清晰。

介面與實體控制標籤

為按鈕、選單項目、螢幕標籤、旋鈕、指示燈以及印在產品上的標籤建立獨立的對照表。記錄目標介面是否存在。

如果產品使用者介面仍顯示 Settings，即使「開啟偏好設定」在語言上是可接受的，將手冊指令翻譯為此也會導致使用者找不到對應項目。請決定手冊應引用原始標籤、在地語系化標籤，還是兩者兼具。

對於長篇文件， 術語一致性工作流程 為已核准和已拒絕的形式提供了一個可重複使用的結構。

盤點非主文本流中的文字

手冊中隱藏的可翻譯內容出現在：

• 圖表與螢幕截圖；
• 標註標籤；
• 文字方塊與側邊欄；
• 表格儲存格；
• 頁首與頁尾；
• 自動生成的目錄；
• 插圖說明；
• 連結的圖形；
• CAD 匯出檔案；以及
• 掃描頁面。

為每張插圖建立資產 ID。記錄其文字是否可編輯、嵌入在圖片中，或以編號標註表示。如果原始圖片無法編輯，請決定是要重新製作、添加翻譯後的圖例，還是保留原圖並附上經核准的說明。

不要聲稱文件翻譯工具會重新繪製每一張圖表。BookTranslator 在支援的情況下可以保留圖片和文件結構，但圖片內部的文字和複雜的製作美工圖稿可能需要單獨編輯和審核。

根據必須保持可編輯的內容選擇來源格式

若您擁有原始的可編輯原始檔，請務必使用它。PDF 雖適合作為視覺基準，但通常難以取代原始編輯檔案。如果只有文字型 PDF，請參考 保留格式的 PDF 翻譯工作流程。如果原始檔是 DOCX，請透過 Word 文件翻譯工作流程.

如果翻譯只是更廣泛文件流程中的一個步驟，這份 文件自動化軟體指南 可協助團隊針對手冊的生成、審核、電子簽章及工作流程路由，進行工具評估與比較。

跨試算表、電子郵件及其他商務工具協調手冊更新的團隊，可以使用 viaSocket 來串接周邊工作流程，並將翻譯作為獨立的步驟。

先翻譯具代表性的壓力測試章節

選擇一個包含多種潛在問題點的章節：

• 至少一個警告；
• 一個編號程序；
• 一張帶有標註的圖表；
• 一個表格；
• 一個交叉引用；
• 一個介面標籤；以及
• 一個排版緊湊的頁面。

在處理整本手冊之前，先翻譯並重建該章節。藉此確認：

• 術語表是否符合實際語境？
• 警告內容在視覺與語意上是否依然完整？
• 目標語言是否能在不影響閱讀的情況下排版？
• 標籤是否與產品和使用者介面 (UI) 一致？
• 圖表是否可以使用現有的原始檔案進行更新？
• 輸出格式是否支援所需的審閱流程？

如果壓力測試章節失敗，請在將錯誤擴大到 200 頁之前更改工作流程。

先審閱結構，再審閱風格

完成全文翻譯後，將完整的譯文與原文進行比對校正。

1. 比對章節、步驟、警告、表格和插圖的數量。
2. 檢查每個主要章節的開頭和結尾內容。
3. 處理所有「參見章節」、「參見插圖」和「參見表格」的引用。
4. 驗證編號步驟、項目符號、前提條件和結果。
5. 搜尋殘留的原文內容，並與「不翻譯」(DNT) 清單進行比對。
6. 搜尋所有已核准和已拒絕的術語變體。
7. 檢查數字、單位、公差、扭矩值、溫度、日期、URL 和識別碼。
8. 確認頁首、頁尾、修訂代碼和法律聲明使用的是正確的版本數據。

標註的變動可能會產生隱性缺陷。如果原文寫著「按下項目 4」，而翻譯後的插圖將其重新編號為 5，那麼句子和圖表看起來可能都沒問題，但操作指令卻變得無法使用。

針對目標語言的使用習慣進行編輯，而非追求與原文對稱

當受控資訊穩定後，請針對目標語言的清晰度編輯操作步驟。在可行情況下，每個步驟僅保留一個動作。若能防止誤用，請將條件置於動作之前。當重複描述是為了識別同一個零件或控制項時，請保留這些刻意的重複。

Microsoft 的 全球寫作指南 建議在可翻譯的技術內容中使用簡短、清晰的句子和一致的結構，並避免使用成語或特定文化背景的引用。不要為了增加多樣性而「改進」譯文手冊，因為這會削弱術語的一致性。

這就是 人工後編譯 該發揮作用的地方：在驗證完整性和受控內容之後進行，而不是取代這些檢查。

將重建後的手冊視為產品進行驗證

執行三項獨立的審核。

語言與技術審查

• 意思與原文一致。
• 產品術語和控制標籤已獲核准。
• 警告內容保留了危害、後果及避險行動。
• 單位、數值和識別碼皆正確無誤。
• 目標語言的操作程序對目標使用者而言清晰易懂。

結構審查

• 每一項程序、警告、表格、插圖、附錄和附註皆完整呈現。
• 交叉引用指向正確的目標項目。
• 目錄條目和書籤能開啟正確的章節。
• 插圖標註與周圍的說明相符。

視覺與交付審查

• 沒有任何警告、表格、標題或說明被裁切。
• 分頁符號不會將前提條件與操作動作分開。
• 字體涵蓋目標語言文字，且符合交付許可。
• PDF 或 DOCX 檔案可在接收者使用的應用程式中正常開啟。
• 檔案名稱、修訂版本、語系和發佈套件與交付記錄相符。

對於 PDF 輸出，請採用 PDF 翻譯品質保證 (QA) 檢查表 ，而非在最終校對期間另行制定視覺標準。

BookTranslator 的適用場景

BookTranslator 可以翻譯完整的文字型 PDF 或 DOCX 檔案，針對重複出現的術語使用自動詞彙表，並在支援的情況下提供雙語輸出。請將具代表性的來源檔案透過 PDF 翻譯器 或 DOCX 翻譯器，檢查回傳的結構，並在擴大工作流程規模之前驗證壓力測試章節。

對於掃描版手冊，OCR 模式旨在恢復並翻譯可讀內容，而非重現每一個原始座標、字體或圖表標籤。涉及安全關鍵、受監管或公開發布的手冊，仍需進行適當的技術、語言及合規性審查。

使用者手冊最終發布審核

僅在滿足以下條件時發布：

• 產品與手冊修訂版本已凍結並記錄；
• 警告、術語、不翻譯 (DNT) 項目、控制項及介面標籤皆有負責人；
• 每個插圖與嵌入文字資產皆有明確的處理方式；
• 完整檔案數量與交叉引用皆一致；
• 技術與目標語言審校人員已解決主要問題；
• 最終的 PDF 或 DOCX 已通過視覺與功能校對；且
• 發布套件明確標示了來源、目標、語系及修訂版本。

核心原則很簡單：當使用者能針對正確的產品版本執行正確的操作時，使用者手冊的翻譯才算成功。流暢的文筆固然重要，但並非首要的驗收標準。